Enterprise-Social-Software-Lösungen im Marktvergleich

Welcher Web-2.0-Typ bin ich (Teil 2)
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Vergleich der Funktionen

Integration in Arbeitsmittel
Zusammen mit Werkzeugen für Ideenmanagement und einer Verbesserung der unternehmensinternen Kommunikation wirkt sich Social Software auf die

Vergleich der Funktionen

Integration in Arbeitsmittel

Zusammen mit Werkzeugen für Ideenmanagement und einer Verbesserung der unternehmensinternen Kommunikation wirkt sich Social Software auf die Innovationsfähigkeit von Unternehmen aus, trägt zu Qualitätssteigerung bei und steigert die Mitarbeiterproduktivität. Zur Förderung der Produktivität muss die Software nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Werkzeuge der Mitarbeiter eingebettet werden. Darunter fallen E-Mail-Clients, Office-Pakete, Datei-Explorer, Instant Messenger, das bestehende Intranet oder auch Enterprise-Content-Management-Systeme. Built-in-Fähigkeiten und mitgelieferte Konnektoren ermöglichen in allen drei Plattformen einen schnellen Anschluss an die wichtigsten Clientanwendungen Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes und die Microsoft-Office-Anwendungen. Bei Messaging-Tools, Content-Management-Systemen oder Portalen muss hier und da ein wenig nachgeholfen werden. Die Integrationswege sind jedoch meist gut dokumentiert und die Hersteller setzen auf Standards wie z. B. die CMIS-(Content-Management-Interoperability-Services-)Spezifikation. Sie bieten darüber hinaus webbasierte Schnittstellen wie REST Services oder RSS/Atom Feeds, mit denen die nativen APIs für Entwickler abstrahiert werden und eine plattformunabhängige Integration über das HTTP-Protokoll ermöglicht wird. Die Plattformen selbst bieten außerdem je ein eigenes Erweiterungskonzept, mit dem neue oder bestehende Funktionen über schlanke Bausteine in die Plattformen hinein geladen werden können. Microsoft SharePoint nutzt hier Web Parts, bei IBM Connections und Jive Engage kommen Widgets zum Einsatz. Administratoren steuern über Berechtigungen, welche Web Parts oder Widgets von welchen Benutzern dynamisch zu Seiten und Bereichen hinzugefügt bzw. entfernt werden dürfen und welche nicht.

Portalintegration

Da Portale einen zentralen Zugang zu Informationen und Anwendungen bieten und Social Software Kollegen und Informationen vernetzt, ist eine Integration zwischen beiden Lösungen für Unternehmen in der Regel zwingend erforderlich. SharePoint kann als horizontales Portal um die Integration mit den spezialisierten Social-Software-Lösungen von IBM und Jive ergänzt werden. IBM und Jive stellen bestimmte Inhalte und Funktionen aus ihren Social-Software-Plattformen in SharePoint bereit und nutzen selbst wiederum SharePoint-Inhalte zur Anzeige und Verwaltung von Informationen.

Jive-Engage-Integration mit SharePoint: Jive liefert Web Parts über ein eigenes Modul aus. Die Web Parts werden in SharePoint installiert und ermöglichen SharePoint-Nutzern den Zugriff auf verschiedene Jive-Inhalte wie Dokumente, Diskussionen, den Jive Activity Stream und die Jive Tag Cloud. Umgekehrt sind mit dem Jive-Modul für SharePoint-Dokumente Listen und Kalendereinträge in Jive Engage sichtbar und können in einem Vorschaumodus angezeigt werden. Dokumente lassen sich bidirektional zwischen den Systemen übertragen. Dabei können zusätzlich SharePoint-Workflows für die aus Jive stammenden Dokumente gestartet werden. Die Suchfunktion von Jive wird außerdem auf die Suche nach SharePoint-Inhalten ausgeweitet.

IBM-Connections-Integration mit SharePoint: IBM bietet ein kostenfreies Plug-in für Microsoft SharePoint, mit dem verschiedene Funktionen aus Connections wie die Suche nach Tags und Profilen sowie die Connections Business Card für SharePoint-Nutzer verfügbar gemacht werden. Die Business Card liefert einen Einstieg zu den sozialen Einträgen im Profil eines Nutzers und seinem vollständigen Profil. Sie wird während der Installation mit den in SharePoint gespeicherten Benutzernamen verknüpft und kann fortan einfach pro Benutzername angezeigt werden. Für die Tag-basierte Recherche nach Inhalten und Profilen stellt Connections Web Parts zur Verfügung, mit denen sämtliche Connections-Inhalte durchsucht werden können. Für die Suche nach Experten wird zudem die SharePoint-Suche um die Profilsuche von Connections erweitert. Innerhalb von Connections stellt das Plug-in ein neues Widget für Communities zur Verfügung, mit dem SharePoint-Dokumente erstellt, gelistet und gemeinsam genutzt werden können.

Integration in Arbeitsmittel

Arbeitsmittel Microsoft SharePoint IBM Jive
E-Mail-Clients Microsoft Outlook IBM Lotus Notes
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook
Office-Pakete Microsoft Office Microsoft Office Microsoft Office
Windows Explorer Windows XP
Windows Vista
Windows 7
Windows Server 2008
Microsoft Windows XP SP3 (32-bit)
Windows Vista (32-bit)
Windows 7 SP1 (32-bit, 64-bit toleration)
nein
Instant Messenger Microsoft Lync 2010
Microsoft Office Communicator Server 2007
Microsoft Windows
Messenger
MSN Messenger
Windows Live Messenger
IBM Sametime IBM Sametime
Microsoft Office
Communication Server 2007
Openfire
Content-Management-Systeme Microsoft SharePoint IBM FileNet P8
IBM Content Manager
nein
Enterprise-Portale Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint
IBM WebSphere Portal
Microsoft SharePoint
Fazit

Neben organisatorischen Voraussetzungen und einer offenen Unternehmenskultur ist letztlich die Akzeptanz durch die Benutzer ausschlaggebend für den Erfolg einer Social-Software-Initiative. Einfach verständliche Software und handliche Werkzeuge sollen ein angenehmes Nutzungserlebnis ermöglichen. SharePoint-Nutzer finden das aus dem Office-Paket bekannte Ribbon-Menü in SharePoint wieder und erleben einen Wiedererkennungseffekt, der für die Nutzerakzeptanz förderlich ist. Die Menüführung über das Ribbon-Menü ist in sich konsistent, der Zugriff auf Inhalte jedoch nicht immer gleich, da er von der aktuellen Navigationsposition des Nutzers abhängt. Das kann ohne ein gut durchdachtes Seiten-/Template-Konzept zeitweilig die Bedienung erschweren. Nicht-IT-affine Fachabteilungen müssen unter Umständen mit dem Konzept von Seiten und ihnen zugeordneten Bibliotheken, Listen und Web Parts vertraut gemacht werden. IBM und Jive bieten eine konsistente Menüführung, die inhaltsverwaltende Anwendungen und Bereiche dauerhaft zugänglich hält und schnelle Zugriffe ermöglicht. Visuelle Pop-ups werden weitgehend vermieden, was die Anzahl notwendiger Klicks reduziert. Besonders die in den Produkten umgesetzten Web-2.0-Fähigkeiten wie die in Jives Activity Stream integrierten Vorschau- und Antwortfunktionen oder das mit Connections umgesetzte Filter- und Tagging-Konzept für soziale Inhalte und deren Vernetzung gestalten die Nutzung der Systeme intuitiv und selbsterklärend. Begrifflichkeiten wie „Aktivitäten“ bei IBM oder die Unterscheidung von Jive zwischen Bereichen, Projekten und Gruppen oder Tags und Kategorien bedürfen mitunter einer anfänglichen Erklärung.

Microsoft SharePoint erfüllt alle Anforderungen, die Nutzer an ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem stellen, hat aber im Vergleich zu IBM Connections und Jive Engage etliche soziale Funktionen nur ausreichend umgesetzt. SharePoint ist allerdings auch weit mehr als eine Social Software und auch nicht als solche ausgelegt. Durch seine Historie bedingt hat das Produkt einen ausgeprägten Portal-, CMS- und DMS-Charakter, der in Version 2010 verstärkt um soziale Funktionen und Komponenten angereichert worden ist. Die Umsetzung als Social Software scheint noch nicht abgeschlossen, der vorhandene Bezug zur Arbeitswelt wertet SharePoint dennoch zu einer Social Software für den Unternehmenseinsatz auf.

Als Social Software sticht im direkten Vergleich Jive Engage hervor: Mit der neuen Implementierung des Activity Streams in Jive What Matters und den Social Analytics in Jive Genius ist Jive eine besonders gute Umsetzung wichtiger Funktionalitäten einer Social Software gelungen. Zudem bietet Jive ein vollständiges Set integrierter Web-2.0-Komponenten an. Gleichwohl weist Jive aber eine Lücke im Umgang mit wiederkehrenden Prozessen und dynamisch zu organisierenden Aufgaben auf.

Deshalb und nicht zuletzt auch aufgrund besserer Integrationsmöglichkeiten in bestehende Arbeitsabläufe wird IBM Connections den Anforderungen im Enterprise-Umfeld eher gerecht. Connections verfügt zudem über ausgeprägte Recherchefunktionen, sodass trotz eines langfristig im System anwachsenden Datenvolumens der gewonnene Produktivitätszuwachs dank schneller Recherchen aufrecht erhalten werden kann. Schnelle Releasezyklen und die klare Vision, mit Projekt Vulcan die Analysefunktionen und Prozessintegration über verschiedene Systeme auszubauen, lassen bereits heute den nächsten Evolutionsschritt der IBM-Social-Business-Plattform mit ihrem Zugpferd Connections erkennen.

Handlungsempfehlungen hängen stark von der existierenden Infrastruktur, den bereits vorhandenen Backend-Systemen und der Mobile-Strategie ab und lassen sich daher nicht generell formulieren. Grundsätzlich profitieren Unternehmen, die ohnehin stark auf Microsoft-Lösungen setzen und entsprechend ausgebildete Entwickler im Zugriff haben, schnell von SharePoint, das hinsichtlich Social Collaboration ggfs. um Jive oder Connections erweitert werden kann. Wird auf Java-basierte Anwendungen gesetzt, bieten sich IBM Connections oder Jive an. Nicht zuletzt entscheiden auch die Unternehmensgröße und die damit zu erwartende Datenmenge über die geeignetste Lösung, die auch immer ein Mix aus zwei Welten sein kann.

Michael Kaiser ist seit 2003 in der IT-Branche tätig. Nach seinem Informatikstudium an der Hochschule Darmstadt und einer Station als Anwendungsberater bei derPROFI Engineering Systems AG ist er seit 2010 als Consultant für Integration und Process Management bei der Management- und IT-Beratung Acando GmbH tätig. Er ist vielfach zertifizierter Experte für Softwareentwicklung, Schnittstellenerweiterung und Softwarearchitekturen. Die Einführung und Integration von Unternehmensportalen und Content-Management-Systemen – insbesondere auf Basis von Java Enterprise, IBM WebSphere und Open-Source-Technologien – sind Kern seiner langjährigen beruflichen Praxis. Er beherrscht leicht- und schwergewichtige Frameworks sowie serviceorientierte Architekturen seit vielen Jahren. 2011 hat er einen umfassenden Vergleich gängiger Enterprise-Social-Software-Lösungen erstellt und als WhitePaper veröffentlicht.
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