Kolumne: Karrieretipps

Feedback ist ein Geschenk – wenn es richtig verpackt ist
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Mitarbeitergespräche und Feedback geben sind zentrale Voraussetzungen, die eine Führungskraft beherrschen muss. Aber nicht nur Vorgesetzte und Projektleiter sollten ihren Mitarbeitern regelmäßig Feedback geben, auch in der täglichen Zusammenarbeit in Entwicklungsteams ergeben sich Situationen, in denen es wichtig ist, den Kollegen eine Rückmeldung über die Zusammenarbeit oder die Arbeitsergebnisse zu geben.

Umgekehrt passiert es tagtäglich, dass man selbst Feedback bekommt und mit der eventuell geäußerten Kritik nicht einverstanden ist. Manchmal sind es zudem lediglich kleine Äußerungen vom Vorgesetzten oder einem Kollegen, die einen zum Nachdenken zwingen und die als Kritik verstanden werden, auch wenn diese gar nicht als solche gemeint waren. Wie also balanciere ich als Führungskraft angemessen mit Lob und Kritik, und wie gehe ich selbst mit Feedback um?

Ihren letzten Architekturvorschlag, den Sie in monatelanger Arbeit mit den verschiedenen Schnittstellen abgestimmt und diskutiert haben, hat Ihr Chef mit der Anmerkung kommentiert: „Das ist nicht zukunftsweisend und geht in die falsche Richtung! Stimmt euch bitte nochmal genauer mit der Konzernmutter ab!“

Kein Lob, kein Dankeschön für die intensive und zeitaufwendige Arbeit. Einfach nur eine Ablehnung! Also alles wieder von vorn. Die 35 Seiten PowerPoint-Präsentation werden zum hundertsten Mal neu erstellt, Folien wieder angepasst und offene Fragen ergänzt. Beim Termin zwei Wochen später mit dem IT-Chef der Konzernmutter erhält man die Antwort: „Was soll der Bullshit? Das haben wir doch mit eurem Chef letzte Woche schon längst besprochen!“

Wieder nicht die Art von Kommunikation, die man gerne gehört, aber trotzdem in dieser Art erwartet hat. Die eigene Arbeit und Kompetenz wurden wieder mal in Frage gestellt und auf höherer Ebene direkt abgestimmt und beschlossen. Auf Anfrage beim Chef bekommt man lediglich die lapidare Aussage: „Letzte Woche beim Steuerkreis wurden die Änderungen nun so diskutiert und beschlossen. Nächste Woche wollte ich euch das beim Architekturworkshop vorstellen.“ „Wie bitte? Und bis dahin haben wir alle umsonst daran gearbeitet?“, denkt man sich, sagt man aber nicht unbedingt.

Im Mitarbeitergespräch einen Monat später nimmt man den Ball aber nochmal auf: „Ich habe den Eindruck, du traust mir zu wenig zu und schließt mich von wichtigen Entscheidungen und Informationen vom Management oft aus“, konfrontiert man den Chef. Dieser kontert: „Auf jeden Fall traue ich dir mehr zu als das, was du mir hier oftmals ablieferst. Das muss halt schneller gehen. Und bis du dann das Modell lieferst, hat das Management schon von anderer Seite eine Vision und lässt sich davon nicht mehr abbringen. Aber du weißt ja, wie zufrieden ich mit dir als Entwickler bin. Dein Know-how ist hier unabdingbar, nur eben schneller muss es gehen!“

Wie kommt nun diese Art von Kritik und Lob beim Mitarbeiter an? Zum einen ist man noch über die mangelnde Kommunikation und das fehlende Vertrauen in die eigene Arbeit enttäuscht. Zum anderen geht das sicher gut gemeinte Lob vollends unter und erreicht beim Mitarbeiter noch mehr Frust.

Motivation und Demotivation

Vorgesetzte sind nicht dazu da, ihre Mitarbeiter zu motivieren, aber sie dürfen sie durch unüberlegte Äußerungen und Handlungen auch nicht demotivieren. Schon eine einzige unsensible Aussage kann beim Mitarbeiter zu einer inneren Kündigung führen, da er seine Arbeit als nicht genug wertgeschätzt empfindet. Dagegen kann ein zu häufig ausgesprochenes Lob oder ein Lob für Belanglosigkeiten bedingen, dass der Mitarbeiter unsicher ist, ob das Lob auch wirklich immer ernst gemeint ist, vor allem, wenn er sich als zu wenig gefordert fühlt.

Eine Gallup-Studie von 2016 zeigt: Wie lange Mitarbeiter ihrem Unternehmen treu bleiben und wie einsatzfreudig und produktiv sie in der Zeit sind, hängt in erster Linie vom Führungsverhalten des direkten Vorgesetzten ab.

Auch Bemerkungen gegenüber anderen, über die Arbeitsergebnisse des Mitarbeiters werden oftmals ohne Nachzudenken geäußert und lösen beim Mitarbeiter Unsicherheit und Frustration aus. So stand zum Beispiel ein Entwickler fassungslos daneben, als der Chef gegenüber einem Lieferanten verlauten ließ: „Wir treffen uns lieber in Ihrem Innovation Lab, unseres ist noch nicht wirklich vorzeigbar, daran wird noch gearbeitet.“ In Wirklichkeit arbeitete der Entwickler zusammen mit einem fünfköpfigen Team mehrere Monate an der Entwicklung von VR Showcases und richtete in liebevoller Kleinarbeit ein kleines Lab mit VR Testfield, Smartboard, 3-D-Drucker, Großbildschirmen und Kreativecken in einem eigens dafür zur Verfügung gestellten Raum ein. Das Lab wurde vor einigen Tagen mit einer Pressekonferenz und mit Einladung des Vorstands feierlich eingeweiht. Der Chef jedoch schien dies aber vergessen zu haben oder aber war vom Ergebnis wenig überzeugt. Auf jeden Fall hinterließ dieser unbedachte Nebenbeikommentar beim Mitarbeiter eine bleibende „Wunde“.

Es ist also nicht nur das Feedback, das in Mitarbeitergesprächen oder Teamrunden geäußert wird, das über Motivation oder Demotivation eines jeden einzelnen entscheidet. Als Kritik kann jede noch so kleine unüberlegte Aussage verstanden werden, die jedoch die bisherige gute Zusammenarbeit langfristig negativ belasten kann. Und dies nicht nur, wenn der Mitarbeiter besonders sensibel ist.

Die richtige Kritik muss es sein

Jede Art von Kritik, die vom Mitarbeiter als ungerechtfertigt empfunden wird, sorgt für jede Menge Frustration und Demotivation. Dabei ist die Kritikfähigkeit jeder Person unterschiedlich ausgeprägt. In einigen Kulturen ist der Umgang mit Kritik gar nicht erst vorgesehen. Eine weniger überzeugende Leistung wird zunächst mit positiv ausgedrückten Floskeln überspielt, statt die konkreten Situationen beim Namen zu nennen. Haben die schwachen Leistungen dann aber negative Konsequenzen, ist die Einsicht beim Mitarbeiter umso geringer, da er ohne Vorwarnung und ohne jede Chance auf Verbesserung direkt mit dem Ergebnis, z. B. keine Gehaltserhöhung, kein Bonus oder im schlimmeren Fall auch mit einer Versetzung etc. konfrontiert wird. Nun gerät der Vorgesetzte in Erklärungsnot. Besser ist es also, den Mitarbeiter rechtzeitig mit sachlichem und konstruktivem Feedback darauf aufmerksam zu machen, dass seine Leistungen nicht überzeugen und gemeinsam Maßnahmen zu definieren, um seine Arbeitsleistung zu verbessern.

Dennoch, für viele bleibt es schwer, Kritik einfühlsam und angemessen zu üben, Negatives taktvoll auszusprechen oder Verbesserungswünsche respektvoll zu äußern. Einerseits will man seinen Mitarbeiter nicht vor den Kopf stoßen, andererseits ist der Leistungsdruck in den Unternehmen so hoch, dass Fehler immer weniger toleriert werden. Eine niedrige Fehlertoleranz ist jedoch auch eine Innovationsbremse. Denn durch Trial und Error entstehen oft die besten Entwicklungen.

Natürlich ist keiner wirklich froh darüber, wenn er Kritik vom Vorgesetzten erhält. Da kann man noch so cool reagieren, innerlich ist man verärgert, perplex oder frustriert, dass die eigene Arbeit nicht in dem Maß anerkannt wird. Wer gesteht sich schon gerne Fehler oder mangelnde Leistungen ein? Oft bezieht man die Kritik auch auf die eigene Persönlichkeit statt auf die Arbeitsergebnisse, und somit sind langfristige Konflikte vorprogrammiert, da man davon ausgeht, dass der Chef andere Mitarbeiter bevorzugt bzw. er kein Vertrauen in einen setzt.

Ein heikles Thema also, übrigens auch in Bezug auf das Austeilen von Lob. Denn wartet man vergeblich auf eine Anerkennung für den erfolgreichen Projektabschluss, so empfindet man ein Lob des Vorgesetzten für eine banale Aufgabe eher als lächerlich und bevormundend. Somit kann auch ein gutgemeintes Lob schnell nach hinten losgehen. Loben und positives Feedback müssen daher auch inhaltlich angemessen und wohldosiert eingesetzt werden.

Wie macht man es nun richtig?

Welche Systeme und Methoden eignen sich dazu, beim Mitarbeiter ein klares Bild über seine Leistungen zu entwickeln? Dazu elf Tipps.

Kritik immer sachlich und situationsorientiert verwenden. Anstelle von Anschuldigungen und Pauschalurteilen sollte ein konkretes Verhalten oder Arbeitsergebnis kritisiert werden, und zwar zeitnah zum Ereignis. Vermeiden Sie persönliche Attacken und Worte wie „Zum wiederholten Male haben Sie sich beim Kunden unprofessionell verhalten.“ Besser Sie formulieren es so: „Die Erwartungen des Kunden konnten auf dem XX-Projekt nicht erfüllt werden, da der vereinbarte Releasetermin nicht eingehalten wurde. Sie setzten sich in besonderem Maße dafür ein, den Abgabetermin nicht zu weit nach hinten zu schieben und waren bereit, dafür Überstunden zu machen. Sie sollten jedoch in Zukunft darauf achten, etwaige Terminverschiebungen oder sonstige Risiken, die den Projekterfolg gefährden, rechtzeitig mit dem Kunden zu besprechen und zusammen mit dem Entwicklerteam Maßnahmen zu initiieren, um Verzögerungen rechtzeitig entgegenzuwirken.“

Direkte Kritik immer nur unter vier Augen anbringen. Nichts ist demütigender als vor der versammelten Mannschaft bloßgestellt oder kritisiert zu werden. Kritik ist immer eine persönliche Angelegenheit. Warten Sie ab, bis Sie mit dem Mitarbeiter allein sind und gehen Sie dann in die sachliche Offensive. Schildern Sie den Sachverhalt oder die Situation, auf die Sie in Ihrer Kritik Bezug nehmen und fragen Sie auch den Mitarbeiter, wie er die Situation beurteilt. Oftmals gesteht sich der Mitarbeiter selbst ein, dass er in der speziellen Lage nicht richtig gehandelt hat. Besprechen Sie die „Lessons Learned“ und wie man solche Fehler künftig vermeidet.

Erwartungen mit positiven Konsequenzen verbinden. Statt mit negativen Konsequenzen zu drohen: „Wenn das nochmal vorkommt …“ sollten Sie lieber deutlich machen, was Sie von Ihrem Mitarbeiter erwarten und wie Sie seine persönliche Entwicklung fördern möchten. Also: „Ich möchte Sie zukünftig auch für die Projektleitung einsetzen und Ihnen mehr Verantwortung übertragen. Dazu ist es notwendig, dass Sie …“. Das wird den Mitarbeiter eher motivieren, sich ins Zeug zu legen, als wenn er unter negativem Druck arbeitet.

Nicht mit der Tür ins Haus fallen. Im Rahmen der Leistungsbeurteilung sollte man ein Gespräch mit dem Mitarbeiter zunächst mit den positiven Aspekten beginnen, diese aber nicht lobend, sondern ebenfalls sachlich hervorbringen. Dann erst sollte man die kritischen Momente Revue passieren lassen, damit der Mitarbeiter sich auch in die Situation hineinversetzen und die Kritik nachvollziehen kann. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter nicht das Gefühl hat, alles falsch gemacht zu haben, sondern dass er die Kritik im Zusammenhang mit der konkreten Situation versteht.

Kritik sauber abschließen. Wenn der Mitarbeiter die Kritik angenommen hat und Sie gemeinsam über die Maßnahmen gesprochen haben, wie man seine Leistung künftig verbessern oder ähnliche Fehler vermeiden kann, machen Sie deutlich, dass das Thema nun abgeschlossen ist und der Mitarbeiter weiterhin mit Ihrem Vertrauen rechnen kann. Dies befreit den Mitarbeiter, und er kann die Chance zum Neustart nutzen, ohne Angst haben zu müssen, dass ihm die Kritik ewig anhängt. Beim nächsten Beurteilungsgespräch sollten Sie eindeutig positives Feedback geben, wenn sich die Leistung des Mitarbeiters signifikant verbessert hat. Das zeigt, dass man sich auf dem richtigen Weg befindet.

Selbst um Feedback bitten. Auch als Vorgesetzter haben Sie ein Interesse daran, zu wissen, wie Ihre Mitarbeiter Ihr Führungsverhalten beurteilen. In vielen Firmen gibt es für die Bewertung des Managements standardisierte, anonyme 360-Grad-Onlinefragebögen, und es gehört zur Kultur des Unternehmens, dass die Führungsmannschaft regelmäßig auf den Prüfstand gestellt wird. Sollte es ein solches System bei Ihnen nicht geben, sorgen Sie selbst dafür, dass Ihre Mitarbeiter Gelegenheit bekommen, Lob und Kritik anonym und sachlich zu äußern. Erstellen Sie selbst einen Fragebogen mit definierten Führungsaspekten, die der Mitarbeiter bewerten soll. Lassen Sie aber auch Raum für Kommentare und freie Beurteilungen.

Lob nicht sparsam, aber angemessen aussprechen. Wie zuvor gehört, kann Lob beim Mitarbeiter als unangebracht und lächerlich ankommen, wenn es für eine Leistung ausgesprochen wird, die entweder selbstverständlich oder wenig anspruchsvoll war. Hier ist vielmehr ein Dankeschön als ein Lob richtig am Platz. Also bitte nicht: „Ganz wunderbar, wie Sie den Tisch für das Meeting vorbereitet haben und für alle Kaffee bereitgestellt habe. Das verdient aber wirklich ein dickes Lob!“ Besser: „Vielen Dank für die Vorbereitung des Meetings. Ihre Präsentation über den Projektverlauf war sehr aufschlussreich. Besonders gut hat mir gefallen, dass Sie am Ende einen Actionplan erstellt haben, der die weiteren Entwicklungspakete und Deadlines auf einen Blick zusammenfasst. Das ist für alle eine große Hilfe, um die einzelnen Meilensteine im Auge zu behalten. Vielen Dank dafür.“

Auch Lob besser unter vier Augen anbringen. Ein Lob an eine einzelne Person sollte immer unter vier Augen ausgesprochen werden – es sei denn, es handelt sich um eine offizielle Ehrung oder um ein öffentliches Teamlob an alle. Ansonsten fühlen sich andere schnell herabgesetzt oder ungerecht behandelt, wenn nur eine Person im Team vor allen gelobt wird. Es kann auch sein, dass es dieser Person dann eher peinlich ist, dass ihre Leistungen besonders herausgestellt werden, während die anderen unbeteiligt zu Boden blicken.

Typgerecht loben. Menschen sind verschieden und sprechen deshalb auch unterschiedlich auf Lob an. Die eher ruhigen, beharrlichen, zuverlässigen Typen brauchen regelmäßiges Lob, denn das gibt ihnen die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu sein – und gemocht zu werden, was ihnen ebenfalls sehr wichtig ist. Die ehrgeizigen, zielstrebigen, dominanten Typen finden in sichtbarem Lob und vielfältiger Anerkennung den Ansporn, immer noch ein wenig besser zu werden – um schließlich Höchstleistungen zu vollbringen. Die quirligen, kreativen, Gutelaunetypen schöpfen viel Motivation aus sich selbst heraus und brauchen höchstens begleitend-anfeuerndes Lob – oder aber dosiert-steuerndes Lob, um nicht zu überdrehen.

Lob nicht missbrauchen. Wer dem Mitarbeiter zunächst ein Lob ausspricht und im nächsten Satz erwähnt, dass man übrigens in den nächsten Wochen mit Mehrarbeit oder sonstigen unangenehmen Dingen konfrontiert wird, muss sich nicht wundern, wenn das Lob ohne Wirkung verpufft und nicht ernst genommen wird. Es wird dann vielmehr als Mittel zum Zweck missbraucht, um den Mitarbeiter für anstehende (negative) Veränderungen zu gewinnen. Lob muss daher immer aufrichtig sein und losgelöst von zukünftigen Erwartungen an den Mitarbeiter.

Selbst kritikfähig sein und Feedback reflektieren. Wenn einen die Kritik des Kollegen oder Vorgesetzten trifft wie der Blitz, entweder weil man damit nicht gerechnet hat oder weil man die Kritik als ungerechtfertigt empfindet, ist es wichtig, dennoch einen kühlen Kopf zu bewahren. Betrachten Sie die Kritik rational, auch wenn es emotional in Ihnen brodelt. Werden Sie nicht laut oder fangen Sie auch nicht mit einer Gegenkritik oder etwaigen Rechtfertigungen an. Die Wahrheit, dass man mit dieser Kritik nun nicht gerechnet hat, ist immer am authentischsten und auch am effektivsten. Wenn es sein muss, bitten Sie darum, über die Kritik nachzudenken und das Thema kurzfristig nochmal anzusprechen. Fragen Sie nach einiger Zeit auch nach, ob der Kollege oder Chef eine Verbesserung beobachtet, sodass man weiß, ob man auf dem richtigen Weg ist.

Fazit

Feedback – egal, ob man es als Lob oder Kritik empfängt – sollte man immer als „Geschenk“ betrachten. Man hat Gelegenheit, mehr über sich zu erfahren. Und für Vorgesetzte bedeutet Feedback in beide Richtungen ebenfalls die Chance, die Zusammenarbeit im Team weiter zu verbessern, an seinem eigenen Führungsverhalten zu feilen und seine Mitarbeiter anzuspornen. Achten Sie immer darauf, Feedback dem Mitarbeitertyp entsprechend sensibel zu verpacken, jedoch ohne zu lange um den heißen Brei herumzureden.

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