Kolumne: Karrieretipps

Karrieretipps: PowerPoint einfach meistern
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Neben normalen technischen Aufgaben wird heute in fast jedem Meeting vor allem von IT-Führungskräften eine aussagekräftige Statuspräsentation verlangt. Was gilt es zu beachten? Und wie wäre es, wenn man mal ganz neue Wege einschlägt und ohne PowerPoint-Präsentation ins Meeting geht?

Neben normalen technischen Aufgaben wird heute in fast jedem Meeting vor allem von IT-Führungskräften eine aussagekräftige Statuspräsentation verlangt. Und so hangelt man sich von Meeting zu Meeting und baut für den jeweiligen Agendaschwerpunkt jedes Mal aus alten Präsentationen eine neue zusammen. Das raubt einem nicht nur viel Zeit, sondern auch häufig den letzten Nerv. Geht es heute tatsächlich nur noch darum, seine Kollegen und Vorgesetzten mit eindrucksvollen Grafiken zu überzeugen? Was gilt es zu beachten, und wie wäre es, wenn man mal ganz neue Wege einschlägt und ohne PowerPoint-Präsentation ins Meeting geht?

Der Einführung innovativer neuer Anwendungen treten IT-Experten meist noch mit leuchtenden Augen und einer angeborenen Neugier entgegen. Das Ausprobieren neuer Softwaretools, Versionsupgrades bei den Programmiersprachen oder auch das Entwickeln von neuen digitalen Lösungen sorgt bei Entwicklern in der Regel zunächst für eine natürliche Skepsis, aber auch für eine gewisse Euphorie und einen grundsätzlichen Optimismus.

Da sitzt man gefühlt wieder im zwanzigsten Meeting für heute und der Kollege versucht, die Truppe mit einer dreißigseitigen PowerPoint-Präsentation in den Schlaf zu wiegen – nein, von seiner technischen Lösungsvariante zu überzeugen. Es wurden Excel-Tabellen und Grafiken eingebaut, Bulletpoints schießen wie Pistolenkugeln auf dem Screen hervor und zählen jeden noch so kleinen Mehrwert und Umstand auf, der für diese Lösung spricht.

Nach der dritten Folie ist man geistig irgendwie ausgestiegen, und nun bei Folie 19 muss man versuchen, den Anschluss wieder zu finden. Gleich wird darüber diskutiert, ob diese oder eine der zwei anderen Lösungsvarianten, die man in der Präsentation zuvor gehört hat (wie lautete die zweite Variante doch gleich?) letztlich den Zuschlag bekommt. Diese essenzielle Entscheidung legt den Grundstein für die nächsten sechs Monate, sie gibt den Takt für das gesamte Entwicklerteam vor, und somit ist es wichtig, dass alles, wirklich alles in Bild und Ton präsentiert wurde. Der Kollege fasst noch einmal alle Varianten zusammen, dazu hat er einen letzten Slide mit der Seitennummerierung 78 als Management Summary angefertigt. Hätte das nicht eigentlich als Diskussionsgrundlage gereicht? Keiner würde sich trauen, diese Frage laut auszusprechen, denn dann müssten einige sich eingestehen, dass sie die erste Variante gar nicht verstanden haben und hier bitte nochmal alle Risiken und Nebenwirkungen dargestellt haben möchten. Somit nicken die technischen Experten einträchtig und starten erst dann in die Diskussionsrunde. Dazu wird noch einmal zurück- und vorgeblättert: Variante 1, Slide 16, Mehrwert Variante 2, Slide 39 und wieder zurück zu den Risiken der Variante 1 auf Slide 19.

Nach der zweistündigen Sitzung brummt jedem der Kopf, und man kommt zu dem Ergebnis, dass Variante 2 wohl die präferierte Lösung zu sein scheint. Es werden noch die nächsten Schritte besprochen, dann begibt sich jeder zurück an seinen Arbeitsplatz, mit der Hoffnung, endlich mit seiner eigentlichen Arbeit anzufangen. Schließlich ist es mittlerweile 16:30 Uhr.

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Das Telefon klingelt, der Controllingchef ist dran. Er bittet ganz dringend um die Aufwandsabschätzung der ursprünglichen Spezifikation einer Anwendungskomponente, mit den vorgenommenen Änderungen und den damit verbundenen Kosten. Dazu gab es doch auch schon mal eine Präsentation, in der man genau das zusammengestellt hat. Also, schnell in SharePoint alle Dokumente durchgeschaut und tatsächlich: Da liegt eine Präsentation zu diesem Projekt. Kommentarlos kann man nun natürlich nicht einfach die alte PowerPoint-Präsentation ans Controlling schicken. Schließlich stehen darin ja noch viel mehr Infos. Da hilft also nur ein genauer Blick in dieselbige Präsentation, um die beiden Slides herauszukopieren, die das Controlling benötigt.

In Outlook erscheint der nächste Termin: 17:00 Uhr Vorstellung KKI-Architektur, Raum B165. Also, nichts mit arbeiten, sondern auf zur nächsten PowerPoint-Showtime.

PowerPoint richtig einsetzen

Geht es heute wirklich nicht mehr ohne? Wie wäre es, wenn man mal ganz Old School nur mit Block und Stift oder zumindest nur mit Tablet ins Meeting geht und dann sozusagen on the run die Architektur live skizziert, Komponenten erläutert oder Vorteile in Worten darstellt. Undenkbar, zu komplex sind heute die IT-Strukturen, zu umfangreich die Schnittstellen, Vorteile und Risiken, als dass man diese allesamt aus dem Stehgreif ohne lange Vorbereitung herunterbeten könnte. Dann doch lieber auf seinen PowerPoint-Spickzettel zurückgreifen und einfach das vorstellen, was man vorher in ein- bis zweistündiger Arbeit auf 9 bis 99 Folien vorbereitet hat.

Als Hilfsmittel richtig eingesetzt, ist PowerPoint heutzutage in jedem Fall für die folgenden Zwecke ein vielseitig genutzter Partner als:

  • Visueller Spickzettel
  • Statusbericht
  • Entscheidungsgrundlage
  • Protokoll
  • Dokumentationshilfe
  • Strategieerklärer
  • Visionsbeleuchter
  • Konzeptvorsteller
  • Grafikvorlage
  • Und natürlich als Vortragsbegleiter und vieles mehr

Dennoch besteht die Gefahr, dass die Zuhörer mittlerweile so konditioniert sind, dass man bereits beim Geräusch des leise säuselnden Beamers direkt in einen Schlafmodus verfällt.

Somit muss einem vor jedem Meeting klar sein, was man mit seiner PowerPoint-Präsentation überhaupt erreichen will. In den meisten Fällen geht es darum, seine Arbeit oder einen Status so auf den Punkt zu bringen, dass die Teilnehmer des Meetings hinterher alle relevanten Informationen verstanden haben. Um dies zu gewährleisten, gilt es, die im Textkasten „Tipps für eine gute PowerPoint-Präsentation“ vorgestellten Punkte zu beachten.

Tipps für eine gute PowerPoint-Präsentation

  1. Zielgerechte Vorbereitung.
  2. Richten Sie die Inhalte Ihrer Präsentation auf die Teilnehmer aus. Sitzen technische Experten im Meeting oder Kollegen, die nichts mit Technik am Hut haben? Möchten Sie Ihr Team oder den Vorstand überzeugen? Welche Zielsetzung verfolgt die Meetingagenda? Bringen Sie die wichtigsten Aussagen und Inhalte für die jeweilige Zielgruppe klar auf den Punkt.
  3. Weniger ist mehr.
  4. Je nach Verwendungszweck sollten auf jeder Folie idealerweise nicht mehr als sechs Zeilen Text stehen. Die Schriftart und Größe sollte klar und gut leserlich sein. Zudem sollten Sie für ein Meeting nur eine überschaubare Anzahl an Folien vorstellen. Diese können Sie vorab sowie auch nach dem Meeting als eine Art Protokoll an die Teilnehmer versenden.
  5. Die Folie gliedern.
  6. Neben einer aussagekräftigen Überschrift sollten Sie den Inhalt und die Aussagen in gut strukturierte Blöcke gliedern, das erleichtert das Mitlesen und der Inhalt bleibt besser in Erinnerung.
  7. Nicht zu bunt.
  8. Verwenden Sie immer die vom Unternehmen vorgegebene Präsentationsvorlage mit den Corporate-Design-Farben. Stellen Sie Wichtiges gerne fett dar, aber verwenden Sie nicht zu viele Farben.
  9. Keine Sound- und Bildeffekte.
  10. Einschwebende Balken und Zahlen, untermalt von Applaus – das alles hat etwas Theatralisches, aber für diesen Zweck Lächerliches. Verzichten Sie daher auf unangemessene Sound- oder visuelle Effekte. Auch wenn Sie manchmal den Eindruck haben, Sie seien im Zirkus, ist eine solche Vorstellung unangemessen.
  11. Grafiken und Diagramme.
  12. Die Grafiken können oft mehr sagen als tausend Worte. Sie sollten jedoch einfach, aber professionell gestaltet sein. Ganz schlecht sind gescannte und als Bitmap eingefügte Diagramme. Sie wirken schnell pixelig. Wenn Sie Tabellen oder Diagramme verwenden, müssen diese auf den ersten Blick erkennen lassen, worum es geht.
  13. Behalten Sie die Meetingteilnehmer im Auge.
  14. Richten Sie Ihren Blick immer zu den Zuhörern. Achten Sie auf Gestik und Mimik und beziehen Sie die Meetingteilnehmer in Ihre Präsentation mit ein. Achten Sie im Meeting darauf, dass Sie keinen Vortrag halten, sondern sich mit den Kollegen austauschen wollen.
  15. Ihre Präsentation dient dabei nur als Unterbau und sollte nicht im Mittelpunkt stehen.
  16. Überzeugen statt vorlesen.
  17. Nutzen Sie die Präsentation als Hilfsmittel und nicht als Lesebuch. Schreiben Sie keine ganzen Sätze, sondern Stichworte auf. Erläutern Sie Grafiken und Inhalte in Ihren Worten und achten Sie darauf, dass jeder Sie versteht. Lassen Sie in Ihrer Vorstellung einen roten Faden erkennen, der auf das Thema hinsteuert.
  18. Bleiben Sie sachlich.
  19. Achten Sie darauf, sich während Ihrer Präsentation mit allen Aussagen und Folien in Ihrem Terrain zu bewegen. Verwenden Sie eine sachliche und offene Sprache und vermeiden Sie in jedem Fall Schuldzuweisungen oder Fehlerdarstellungen.
  20. Überraschendes Ende.
  21. Bevor Ihre Kollegen davon ausgehen, dass nach Folie 6 noch mindestens zwanzig weitere Folien folgen, überraschen Sie sie damit, dass spätestens bei Folie acht Schluss ist. Beenden Sie Ihre Präsentation mit einer Zusammenfassung, einem Fazit und vor allem mit der Aufforderung oder Entscheidung, die Sie bezwecken.

Fazit

Soviel zur täglichen PowerPoint-Schlacht. Wie aber wäre es, wenn Sie mal ganz neue Wege einschlagen, ohne PowerPoint-Präsentation und technische Hilfsmittel? Wie wäre es, wenn Sie eine technische Lösung anhand einer analogen Darstellung mit Bauklötzen oder Äpfeln verdeutlichen, vielleicht auch mit Seilen, Schnüren, Bechern oder sonstigen alltäglichen Gegenständen. Seien Sie kreativ! Stellen Sie doch für Ihr nächstes Teammeeting mal neue Regeln auf: Kein PowerPoint, kein Beamer, kein Laptop! Bereiten Sie Ihr Thema, das Sie gerne vermitteln wollen, ganz anders auf, als Sie und alle anderen es gewohnt sind.

Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Ideen und Ihr technisches Potenzial ganz neu zu entdecken. Wenn dies für den ersten Anlauf zu schwierig erscheint, laden Sie Ihr Team mal wieder zum Ideenworkshop ein, bei dem jeder aufgefordert ist, seine Lösungen und Ideen so kreativ wie möglich, aber ohne elektronische Hilfsmittel vorzustellen. Papier, Streichhölzer, Legosteine oder Ähnliches sind erlaubt. Die so eroberten neuen Blickwinkel und Horizonte bleiben den Kollegen sicher länger in Erinnerung als jede noch so gut gemachte PowerPoint-Präsentation.

Und wenn Sie die Ergebnisse am Ende dokumentieren wollen, dann dürfen Sie letztlich doch noch zu einem technischen Hilfsmittel greifen und mit dem Smartphone Fotos machen, die Sie dann in SharePoint ablegen können.

In diesem Sinne: Trauen Sie sich, neue Wege zu gehen und gehen Sie dem PowerPoint-Wahnsinn doch mal bewusst aus dem Weg.

Machen Sie mit!
Sie können unter karrieretipps@windowsdeveloper.de gerne Fragen, Probleme und Erfahrungen loswerden, die von Yasmine Limberger dann aufgenommen und beantwortet werden – ohne Nennung Ihres Namens. Nutzen Sie die Gelegenheit!
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