Weniger arbeiten, mehr erledigen

Microsoft Flow als produktiver Begleiter im Alltag
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Mit dem attraktiven Slogan „Weniger arbeiten, mehr erledigen“ bewirbt Microsoft seinen Service Flow direkt auf seiner Website. Konkret geht es darum, den beruflichen und privaten Alltag durch automatisierte Prozesse und Workflows produktiver zu gestalten. Wir wagen den Einstieg in Flow und betrachten, wie Nutzer effektiv von diesem Service Gebrauch machen können – ganz im Sinne des Slogans.

Grundsätzlich lässt sich Microsoft Flow als flexible und leistungsfähige Workflowplattform beschreiben, mit der sich relativ unkompliziert Geschäftsanwendungen, Automatisierungsworkflows und Benachrichtigungen erstellen lassen. Auch die Möglichkeit, Daten zwischen verschiedenen Technologien und Diensten miteinander zu verbinden oder zu analysieren, macht Flow zu einem mächtigen Werkzeug. Neben den klassischen Microsoft-Diensten wie SharePoint, Dynamics 365, OneDrive oder Teams lassen sich auch Dienste von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive, Twitter, Facebook oder Salesforce anbinden. Seit Oktober 2016 ist der Service Flow in insgesamt 42 Sprachen und sechs Regionen, darunter USA, Europa, Asien und Kanada, verfügbar.

In der On-Premises-Welt und vor allem bei SharePoint sind Nintex oder K2 als Workflow-Engines die Topprodukte für die Automatisierung von Prozessen. Unternehmen unterschiedlichster Größenordnungen setzen Nintex und K2 sehr häufig ein, zumal beide Produkte mittlerweile auch für die Cloud-Plattform erhältlich sind.

Microsoft selbst hat Flow als offiziellen Nachfolger von SharePoint Designer für Genehmigungen oder auch Dokumentenprüfungen kommuniziert. Zukünftig soll der Dienst der standardisierte Service für die Automatisierung von Businessprozessen innerhalb von SharePoint sein.

Freigabeprozesse und Benachrichtigungen über Flow automatisieren

Eine klassische Workflowanforderung besteht oft darin, einen bestimmten Freigabeprozess zu automatisieren. Hierbei kann es sich um die Genehmigung von Reisekosten, eine Konzeptabnahme und andere Anwendungsfälle handeln. Beispiele wie die Freigabe einer Schulung durch den Vorgesetzten, die in der Praxis schon einmal in einer E-Mail-Flut enden kann, sollen damit der Vergangenheit angehören. Flow kann helfen, Prozesse zu automatisieren und Zeit und Aufwand für jeden involvierten Mitarbeiter einzusparen. Zu diesen Prozessen zählen beispielsweise auch Urlaubsanträge, die sich mit einer vordefinierten Flow-Vorlage in wenigen Minuten genehmigen lassen (Abb. 1).

Flow ist zudem sehr nutzerfreundlich: Mit einem Klick auf Diese Vorlage verwenden (Abb. 1) kann der Nutzer direkt die Daten eingeben, die Flow verarbeiten soll. In der Beispielvorlage in Abbildung 2 benötigt man eine SharePoint-Liste, in die die Urlaubsanträge als Item eingetragen werden, sowie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers für den Freigabeantrag.

Abb. 2: Die Vorlage zum Ausfüllen

Abb. 2: Die Vorlage zum Ausfüllen

Ebenfalls lassen sich mit einfachen Mitteln Benachrichtigungen vollständig automatisieren, egal ob es sich um neue Dateien in einer SharePoint-Liste, eine neue E-Mail einer bestimmten Person oder den täglichen Wetterbericht per E-Mail handelt.

Dateien und Dokumentenspeicherung automatisieren

Viele User verschicken immer noch sehr viele E-Mails mit Anhängen, seien es Konzepte, Excel-Dateien, Dokumentationen oder PDFs. Änderungen in Dokumenten lassen sich hier nicht immer nachverfolgen, da viele User oft nur den aktuellen Stand verschicken. Das Hin- und Herschicken von Dokumenten bläht zudem den E-Mail-Server oder -Dienst auf.

Sinnvoller ist es, Dokumente gleich in einen gemeinsamen, virtuellen Arbeitsbereich wie OneDrive oder in einen SharePoint-Raum hochzuladen und in diesen Arbeitsbereich die Personen einzuladen, die an dem Dokument mitarbeiten sollen. So wird sichergestellt, dass stets die aktuelle Version online und für alle verfügbar ist, und jeder Beteiligte die Änderungen über die Versionierung nachvollziehen kann.

Das manuelle Speichern von E-Mail-Anhängen kann zudem sehr viel Zeit kosten. Doch auch hier kann Flow Abhilfe schaffen: Mit der Vorlage „Neue E-Mail-Anlagen in OneDrive speichern und eine Push-Benachrichtigung erhalten“ lässt sich in wenigen Schritten das Speichern von Dokumenten aus sämtlichen Anhängen vollständig automatisieren (Abb. 3).

Abb. 3: Das Speichern von Dokumenten aus sämtlichen Anhängen lässt sich automatisieren

Konnektoren und Verbindungen

Wie zuvor beschrieben, gibt es auch für Flow eine Vielzahl von Konnektoren und Verbindungsmöglichkeiten, und das nicht nur zu anderen Microsoft-Produkten, sondern auch zu Anwendungen wie Twitter, Facebook, Gmail, Salesforce oder Dropbox. Insgesamt sind es aktuell über 180 Dienste und Services, die sich in verschiedenen Formen und Workflows miteinander kombinieren lassen. Das Dienstportfolio wird laufend erweitert. Der Einstieg in die Verwendung bestehender Konnektoren zu verschiedenen Diensten ist ebenso einfach wie das Erstellen eines einfachen aktionsbasierten Workflows.

Vor allem Workflows mit sich immer wiederholenden Schritten oder Prozessen lassen sich einwandfrei abbilden. Ein konkreter Anwendungsfall dafür ist beispielsweise das Auswerten von Twitter-Nachrichten mit bestimmten Keywords und Hashtags. So können unternehmenseigene Marketingabteilungen mit Flow automatisch benachrichtigt werden, sobald jemand über ein Firmenprodukt twittert. Und wer wissen möchte, aus welchen Regionen die Tweets versendet wurden, kann auch das mit Flow auswerten.

Viele Unternehmen nutzen und erweitern Microsoft Flow für ihre eigenen, speziellen Anforderungen. Flow bietet die Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Connector oder eine benutzerdefinierte Aktion zu erstellen. Unternehmen können beides zum Beispiel exakt auf ihre aktuellen Bedürfnisse zuschneiden.

Hierfür liefert Microsoft selbst schon ein sehr gutes Beispiel: Anhand des eigenen Text Analytics API und von Custom-Konnektoren wird es ermöglicht, die Stimmung eines Texts zu interpretieren (Abb. 4). Mithilfe der Cognitive Services von Microsoft und Flow lässt sich somit automatisch herausfinden, ob ein Text, wie beispielsweise ein Kommentar auf Facebook oder Instagram, positiv oder negativ gemeint ist.

Lizenzierung und Verfügbarkeit in Office 365/Dynamics 365

Flow ist eigenständiger Servicebestandteil eines Office-365- bzw. Dynamics-365-Pakets. Für Unternehmen, die Versionen wie Dynamics 365 Enterprise Marketing, Customer Service, Operations oder auch Sales oder Office 365 Business Premium, Enterprise E1, E3 oder E5 nutzen, ist der Flow-Service integriert. Privatanwender und andere Interessenten können Microsoft Flow zum Beispiel im Rahmen einer Evaluierung zunächst einmal für neunzig Tage ohne Einschränkungen testen. Als Bestandteil eines der oben beschriebenen Unternehmensabonnements lässt Flow eine maximale Anzahl von 2 000 Workflow-Ausführungen pro Monat und Benutzer zu. Sollten Unternehmen diese Anzahl überschreiten, können sie weitere 50 000 Ausführungen zu einem Preis von 34 Euro pro Monat hinzubuchen.

Die Lizenzierung und Zuweisung einer Flow-Lizenz erfolgt über das klassische Benutzermanagement in Office 365. Hier können Administratoren definieren, welche Benutzer eine Lizenz für Flow bekommen, sodass sie diesen Service aktiv nutzen können. Der Dienst lässt sich für das gesamte Unternehmen per Richtlinie auch wieder deaktivieren.

Mobiles Erstellen eines Workflows

Mit der kostenlosen App Flow, die für Android, iOS und Windows Phone erhältlich ist, ist es möglich, Workflows vom mobilen Endgerät zu erstellen. Egal ob mit dem Smartphone oder Tablet, Nutzer können so auch in der Bahn oder im Flugzeug eigene Workflows realisieren und anschließend veröffentlichen. Voraussetzung dafür ist ein aktiver Microsoft-Flow- bzw. Office-365-Unternehmens-Account und die mobile App. Hat der Anwender die App geöffnet und sich angemeldet, kann es mit der Erstellung eines Flows bereits losgehen. Sämtliche Vorlagen sowie die meisten Anbindungsmöglichkeiten stehen mobil ebenso zur Verfügung wie über den klassischen Webbrowser. Mit Flow vollständig kompatible Webbrowser sind – laut Microsoft – Edge, Chrome und Safari. Da Flow nicht alle Funktionen von Firefox und Internet Explorer unterstützt, sind diese beiden nur mit Einschränkungen verwendbar.

Workflows für Kollegen freigeben und teilen

Flow bietet zwei Möglichkeiten, Workflows mit Kollegen zu teilen, oder ihnen zu erlauben, Workflows freizugeben. Die erste Option ist dabei die Freigabe von bestimmten Personen, die als weitere Besitzer eines Workflows einzutragen sind, sodass diese den Flow ebenfalls bearbeiten und anpassen können. Die zweite Option ist, Personen die Berechtigung zu erteilen, manuell auszuführende Flows zu starten.

Wie die Praxis zeigt, ist es sinnvoll, stets den individuellen Bedarf an Anforderungen zu überprüfen und dementsprechend anzupassen. Jeder Flow hat zudem einen Ein- und Ausschalter. Damit lässt sich verhindern, dass Workflows automatisch ausgeführt und Daten verarbeitet werden.

Das Freigeben von Flows kann für Unternehmen mit vielen Abteilungen und Teams sinnvoll sein. Die Kollegen erhalten so ein Werkzeug, mit dem sie ihren Alltag noch produktiver gestalten können. Egal, ob es sich um einfache Freigabeprozesse oder um komplexe Datensynchronisierungen handelt: Andere Abteilungen und Personen können mit den Synergien, die bestimmte Flows darstellen, einen Mehrwert erzielen.

Datenschutz und Datensicherheit

Bei sensiblen Unternehmensdaten oder personenbezogenen Daten müssen Unternehmen Richtlinien definieren, die dafür sorgen, dass Informationen vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt sind – so auch bei Flow. Zum Schutz solcher Informationen und Daten ist es möglich, eine sogenannte Data-Loss-Prevention-Richtlinie (DLP) in Flow zu erstellen, sodass beispielsweise nur bestimmte Consumer-Konnektoren innerhalb des Flow-Diensts Zugriff auf Geschäftsdaten haben. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, Daten aus SharePoint über den Flow-Dienst an Drittanbietertools wie zum Beispiel Twitter oder Facebook zu versenden.

Diese DLP-Richtlinien können und werden innerhalb von Unternehmen von Umgebungs- oder Mandantenadministratoren des entsprechenden Dynamics 365 oder Office 365 Tenants durchgeführt. Das Verfahren sowie das Erstellen von Richtlinien lässt sich mit weiteren Office-365-Funktionen ebenfalls durchführen, sodass beispielsweise keine sensiblen Dokumente als E-Mail-Anhang verschickt oder mit organisationsfremden Personen (außerhalb der eigenen Domäne) geteilt werden können.

Flow-Workflow-Fehler und -Lösungsbeschreibungen

Die bekanntesten Fehler innerhalb des Flow-Service sind Authentifizierungsfehler, zu erkennen an der Fehlermeldung „Nicht autorisiert“ oder den Fehlercodes 401 oder 403. In der Regel lassen sich solche Fehler beheben, indem man die Verbindung zu dem jeweiligen Service öffnet und das Kennwort erneut bestätigt. Das Aktualisieren von Anmeldeinformationen oder das Übersehen eines Sonderzeichens kann bereits zu einem solchen Fehler führen.

Weiterhin gibt es Aktionsfehler, die dann entstehen, wenn eine Flow-Aktion nicht wie vorgesehen eintritt. Hierbei gibt es oft die Fehlermeldung „Ungültige Anforderung“ oder die Fehlercodes 400 oder 404. Der Fehler wird jeweils bei einer oder mehreren bestimmten Aktionen dargestellt und lässt sich direkt über das Bearbeiten der jeweiligen Aktion beheben.

Aufgrund von Updates oder anderweitigen, nicht Flow-basierten Gründen, können ebenfalls vorübergehende Fehler auftreten, die mit den Fehlercodes 500 oder 502 gekennzeichnet sind. Mit dem erneuten Ausführen des entsprechenden Workflows kann dieser Fehler in den meisten Fällen behoben werden.

Fazit

Als reine Cloud-basierte Workflowplattform bietet Microsoft mit dem Flow-Service eine umfangreiche und vor allem flexible Möglichkeit, sämtliche Businessprozesse, Genehmigungsvorgänge oder Informationssynchronisierungen vollautomatisch umzusetzen. Mit dem Zugriff auf mittlerweile über 180 verschiedene Verbindungen und Konnektoren und somit der Möglichkeit, auch außerhalb der Microsoft-Welt mit Informationen und Daten interagieren zu können, lässt sich eine Vielzahl von Anwendungsfällen umsetzen.

Flow hat mittlerweile eine recht große Community, die zahlreiche Informationen, Neuigkeiten, Blogeinträge sowie umfangreiche Hilfestellungen zu sämtlichen Fragestellungen bietet.

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