Kolumne von Yasmine Limberger

Karrieretipps: 10 Regeln für besseres Zeitmanagement
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Zwanzig neue E-Mails im Minutentakt, drei offene Konversationen im Skype-Fenster, fünf neue Anrufe in Abwesenheit und man selbst steckt inmitten einer einstündigen Telefonkonferenz. Wann soll man die ganzen Anfragen eigentlich beantworten? Ein Meeting schließt sich im Kalender lückenlos an das nächste. Was kann man delegieren, was muss man selbst in die Hand nehmen? Bei der heutigen Flut von Arbeitsaufträgen fällt es immer schwerer, Prioritäten zu setzen und selbst nicht unter Druck zu geraten.

Wir leben in einer schnelllebigen Arbeitswelt. Gerade in der IT herrscht heute ein Arbeitstempo, bei dem so manchem schwindelig wird. Wenn Systeme ausfallen, durch neue Versionen ersetzt werden oder digitale Lösungen eingeführt werden sollen, sind die Deadlines heute eng gesetzt. Es geht im Wettbewerbsvorteile. Darum, schneller und besser komfortablere Anwendungen anbieten zu können als die Konkurrenz. Das setzt Entwickler unter Druck. Kurzfristige Anfragen von der Fachabteilung, Budgetplanung für den IT-Leiter, Austausch mit Fremdanbietern, Präsentationsvorbereitung für das Meeting mit dem Chef etc. – alles muss parallel erfolgen.

Aber muss auch alles immer sofort erledigt werden? Oftmals wird der zuerst „bedient“, der am lautesten schreit oder in der Hierarchie am weitesten oben steht, gleichzeitig will man aber die Kollegen nicht hängen lassen und auf Ad-hoc-Anfragen direkt reagieren. Erwiesen ist, dass Menschen mit einer hohen Serviceorientierung und dem Anspruch, immer alles sofort und mit bestem Ergebnis zu erledigen, irgendwann scheitern und im schlimmsten Fall in ein Burn-out steuern. Somit hilft in Stressphasen letztlich nur, einen kühlen Kopf zu bewahren, die innere Einstellung zu prüfen und zu erkennen: Es gibt dringende und weniger dringende Aufgaben, wichtige und weniger wichtige. Die wichtigen, dringenden werden zuerst erledigt. Die weniger wichtigen und weniger dringenden Anfragen bleiben im Zweifelsfall ganz unbearbeitet oder werden an anderer Stelle erledigt. Unsere heutige Arbeitswelt hat es sich aber anscheinend zur Aufgabe gemacht, alles als super wichtig und dringend erscheinen zu lassen. Und hierin besteht das Dilemma. Denn man muss täglich entscheiden, was nun wirklich dringend und wichtig ist und was nicht.

Regeln zur Kommunikation

In einigen Unternehmen werden daher Regeln zur Kommunikation zugrunde gelegt, die einem die Entscheidung leichter machen sollen. Diese können z. B. so lauten:

  1. Jede Arbeitsaufforderung erhält eine Deadline, bis wann der Absender eine Antwort bzw. die Erledigung der Aufgabe erwartet.
  2. Dringende Aufgaben werden zunächst mit dem Mitarbeiter persönlich bzw. telefonisch besprochen, bevor eine E-Mail mit Details versendet wird.
  3. Können Arbeitsanfragen nicht innerhalb der vorgegebenen Deadline erledigt werden, informiert der Mitarbeiter den Sender rechtzeitig darüber und schlägt eine neue Deadline vor, bis wann die Anfrage beantwortet wird.
  4. E-Mails, die keine Dringlichkeitsangabe oder eine Deadline zu Bearbeitung enthalten, müssen nicht automatisch beantwortet werden, sondern werden als „Nur zur Information“ verstanden.
  5. E-Mails ohne Dringlichkeitsangabe aber mit einer klaren Arbeitsaufforderung werden innerhalb von 24 Stunden (zumindest mit einem Zwischenstand) bearbeitet.
  6. Grundsätzlich sind E-Mails kurz und sachlich zu verfassen und mit einer klaren Zweckaussage zu versehen, also z. B. „bitte beachten“, „nur zu Info“, „zur Vorankündigung“ etc.
  7. Wenn ein Mitarbeiter seinen Status auf „Busy“ oder „Do not disturb“ gesetzt hat, ist dies zu respektieren und von einer direkten Kontaktaufnahme über Instant Messenger abzusehen. Hier kann stattdessen eine E-Mail verschickt werden, mit der Bitte, sich zum anhängenden Thema bis spätestens XX zwecks Rückfragen zurückzumelden.
  8. Ist der Mitarbeiter in Urlaub, werden E-Mails nicht zugestellt, sondern der Absender erhält eine entsprechende „Abwesenheitsnotiz“ mit dem Hinweis, an wen man sich in der Zwischenzeit wenden kann bzw. ab wann der Mitarbeiter zurück ist. Dies soll E-Mail-Fluten nach dem Urlaub vermeiden, die ohnehin nicht mehr aufzuarbeiten sind.
  9. E-Mails an alle Mitarbeiter bzw. einen großen Verteiler müssen grundsätzlich restriktiv verwendet werden und dürfen nur Informationen enthalten, die wirklich für alle Empfänger relevant sind.
  10. Wird zu Web- oder Telefonkonferenzen eingeladen, erfolgt dies immer mit einem ausreichenden Vorlauf und einer aussagekräftigen Agenda.

Wer sich auch ohne geschriebene Regeln an diese Grundsätze hält, erleichtert sich und anderen das tägliche Arbeitsleben. Vor allem aber sollte man seine innere Einstellung regelmäßig überprüfen, denn Stress entsteht nicht nur durch äußere Faktoren, sondern der Umgang mit Stress hängt von der eigenen Wahrnehmung ab. Wer sich für alles immer sofort zuständig fühlt und jede Anfrage direkt beantwortet, riskiert, dass man sich für die korrekte Beantwortung nicht ausreichend Zeit genommen hat und gegebenenfalls nochmal nacharbeiten muss. Ein weiteres Risiko ist, dass der permanente Handlungsdruck zu langfristigen gesundheitlichen Problemen bis hin zum Burn-out führen kann. In diesem Sinne: Nur keine Panik!

Sie können unter karrieretipps@windowsdeveloper.de gerne Fragen, Probleme und Erfahrungen loswerden, die von Yasmine Limberger dann aufgenommen und beantwortet werden – ohne Nennung Ihres Namens. Nutzen Sie die Gelegenheit!

Aufmacherbild: career development via Shutterstock / Urheberrecht: Bplanet

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