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Social Software am Beispiel des Wikis
Social Software ist in aller Munde, und für die Wissensverwaltung können Wikis eingesetzt werden. Ein Wiki ist ein Hypertextsystem für Webseiten. Die Besonderheit:

Social Software am Beispiel des Wikis

Social Software ist in aller Munde, und für die Wissensverwaltung können Wikis eingesetzt werden. Ein Wiki ist ein Hypertextsystem für Webseiten. Die Besonderheit: Die Inhalte können nicht nur im Browser betrachtet, sondern dort auch unmittelbar geändert werden.

Die bekannteste Anwendung eines Wikis ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia. Sie verwendet das System MediaWiki. Die Grundidee eines Wikis ist das gemeinschaftliche Arbeiten an den Inhalten (Texte, Abbildungen, andere Medien). Technisch betrachtet gehören sie dem Bereich der Content-Management-Systeme. Sie bieten meist weniger Gestaltungselemente im Bezug auf die Gestaltung. Diese sind hier jedoch auch nicht notwendig, denn es findet eine Konzentration auf die Inhalte und deren leichte Änderbarkeit statt.

Ein wesentliches Merkmal ist die integrierte Versionsverwaltung. Damit ist es möglich, vorherige Arbeitsstände eines Beitrags bei Bedarf zu restaurieren. In Analogie zu normalen Webseiten erfolgt eine Verknüpfung der Inhalte untereinander durch Hyperlinks. Technisch betrachtet können Wikis über das Internet oder ausschließlich über ein lokales Netzwerk (Intranet) verfügbar gemacht werden.

In Ausnahmefällen können auch so genannte Desktop-Wikis eingesetzt werden. Mit ihnen kann dann nur auf einem einzelnen Rechner gearbeitet werden. Bei Installationen mit Zugriff über das Netzwerk (Internet, Intranet) können ggf. auch Zugriffsberechtigungen vergeben werden. Bezüglich der Lizenzen sind die meisten Wiki-Produkte als freie Software verfügbar, sie sind modular aufgebaut und verfügen über eine Programmierschnittstelle (API), die es erlaubt, Erweiterungen und Anpassungen mit Blick auf die eigene Anwendung vorzunehmen.

Mit diesen Eigenschaften erscheinen Wikis für das Wissensmanagement wie geschaffen. Sie gehören mit zu den gebräuchlichsten Werkzeugen für die Dokumentation. Insbesondere im IT-Bereich ist der Einsatz von Wikis sinnvoll und hat sich bewährt. Einsatzgebiete im Bereich der Softwareentwicklung (und das ist hier von besonderem Interesse) sind:

  • Tool für das Projektmanagement
  • Knowledge Base (Wissensverwaltung, u. a. im Sinne von How-tos)

Positiv über die Einsatzmöglichkeiten eines Wikis im Bereich der Softwareentwicklung wird in [6] berichtet. Besonders hervorgehoben werden die folgenden Eigenschaften: keine Lizenzgebühren, vertraute Arbeitsumgebung, leichte Änderbarkeit von Beiträgen (sorgt für eine hohe Akzeptanz), und gute thematische Sortierung. Tabelle 1 enthält wichtige Informationen, die im Zusammenhang mit der Einführung eines Wikis im Unternehmen zu beachten sind. Abbildung 3 zeigt die Phasen, die für eine erfolgreiche Einführung durchlaufen werden müssen.

Abb. 3: Schritte bei der Implementierung eines Wikis im Unternehmen
Tabelle 1: Einsatz eines Wikis aus Unternehmenssicht, vgl. auch [7]
Einsatz von Wikis Inhalt
Vorteile eines Wikis für ein Unternehmen
  • Bereitstellen von Fachwissen, Daten und Informationen
  • Jederzeit für jedermann
  • Schnell verfügbar

  • Leichte und selbsterklärende Bedienung
  • Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Inhalten
  • Fördert die Kommunikation
  • Vereinfacht Prozesse (z. B. Vermeidung von vielen E-Mails)
Wie funktioniert ein Wiki im Unternehmen?
  • Alle Anwender können Inhalte erstellen und ändern
  • Basis ist die Eigeninitiative der Mitarbeiter
  • Inhalte lassen sich miteinander verknüpfen (Links)
  • Aktive Teilnahme sorgt für Aktualität, Qualität und Quantität
Einführung
  • Einführungsstrategie muss erarbeitet werden
  • Freiwilligkeit der Teilnahme muss erhalten bleiben
  • Key User sollen mit gutem Beispiel vorangehen und positiv für den Einsatz des Tools werben
  • Erster Start (Roll-out) mit genügend Inhalten starten, um die Akzeptanz zu erhöhen
  • Akzeptanz/Unterstützung des Managements einholen
  • Internes Marketing
Probleme
  • Mitarbeiter werden zu Autoren, das kann zu Ängsten führen, falsche Inhalte zu publizieren
  • Mitarbeiter trauen sich nicht, zu publizieren; das Management muss deutlich machen, dass Änderungen bestehender bzw. das Einstellen neuer Inhalte durch die Mitarbeiter nicht nur möglich, sondern ausdrücklich erwünscht ist
  • Die Auswirkungen im Bezug auf die Änderungen der Arbeitsprozesse sind immer schwierig
  • Misstrauen gegenüber der Software; das Wiki als Werkzeug muss erst von den Mitarbeitern akzeptiert werden

Auf dem Markt existiert eine Reihe von Systemen zum Aufbau eines Wikis. Das richtige Tool auszuwählen, kann aufwändig sein. Abhilfe schafft die Seite wikimatrix.org [8], die eine Datenbank der Wiki-Systeme enthält. Nach verschiedenen Kriterien kann das richtige Tool ausgewählt werden. Entsprechen mehrere Wikis der Auswahl, können deren Eigenschaften tabellarisch gegenübergestellt werden (Abb. 4).

Abb. 4: Die Auswahl des richtigen Wiki-Systems mittels der Webseite wikimatrix.org

Ein sehr interessantes Projekt findet sich unter [9] mit dem Programm DokuWiki on a Stick. Es handelt sich um ein vollständiges Wiki-System, das ohne Installation, also auch direkt von einem USB-Stick, lauffähig ist. Das bedeutet, dass auch ein Server direkt im Paket enthalten ist. Nach dem Download und dem Entpacken kann sofort mit der Arbeit gestartet werden. Hierzu startet man den Apache-Server aus dem Root-Verzeichnis (mapache.exe). Der lokale Server startet und läuft im Hintergrund. Das Wiki wird im Browser mittels http://localhost:8800 gestartet. Mehr ist nicht notwendig. Danach erscheint unmittelbar die Startseite (Abb. 5).

Abb. 5: „DokuWiki on a Stick“ erlaubt das mobile Mitführen eines Wikis auf einen USB-Stick

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