Wo Excel streikt und PowerPivot triumphiert (Teil 4)
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5. Erstellen und veröffentlichen der Pivot-Tabellen
Nun kann nach Belieben ein aussagekräftiger Pivot Table gebastelt werden. Wie die vorhandenen Daten ausgewertet und in die verschiedenen Felder sortieren

5. Erstellen und veröffentlichen der Pivot-Tabellen

Nun kann nach Belieben ein aussagekräftiger Pivot Table gebastelt werden. Wie die vorhandenen Daten ausgewertet und in die verschiedenen Felder sortieren werden, bleibt frei wählbar. Der Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt, sinnvoll soll die Analyse dennoch sein. Denkbar ist beispielweise ein Soll-/Ist-Vergleich, der eingangs dieser Ausführungen gezeigt wurde und im Controlling immer Verwendung findet. Die Analyse muss danach in SharePoint gespeichert und gesendet werden. Dies bitte in der vorher angelegten PowerPivot-Galerie.

6. PowerPivot-Aktualisierung

Das Ziel ist jetzt nahe. Nun zum wichtigsten Punkt: der benutzerdefinierten Aktualisierung dieses Berichtes in der PowerPivot-Galerie. Bitte aufmerksam lesen.

Es muss in den PowerPivot-Katalog gewechselt und bei dem entsprechenden Dokument oben auf DATENAKTUALISIERUNG VERWALTEN geklickt werden (siehe Abb. 4).

Abb. 4: Verwaltung der Datenaktualisierung Abb. 4: Verwaltung der Datenaktualisierung (Vergrößern)

Hier lässt sich zukünftig auch die Aktualisierungshistorie finden. Bei der ersten Konfiguration gelangt man direkt in das Konfigurationsfenster. Dort auf AKTIVIEREN klicken und eine Zeit für die tägliche Aktualisierung einstellen. Alle anderen Einstellungen sind vorerst irrelevant. Wenn Änderungen an einer der Tabellen vorgenommen werden, werden die Daten einmal am Tag aktualisiert und die Änderungen sind im Webpart zu sehen. Ist dies geschehent, muss das Excel-Dokument mit den enthaltenen PowerPivot-Daten nicht mehr manuell geöffnet und aktualisiert werden. Dies passiert dann ganz benutzerfreundlich vollautomatisch. Hört sich doch schon sehr praktisch an. Diese Art und Weise, mit SharePoint und PowerPivot zu arbeiten, erleichtert die Handhabung bei der Berichterstellung um ein Vielfaches. Das wurde durch das Beispiel gezeigt, das sicherlich die tägliche Arbeitswelt sinnvoll unterstützen kann. Achtung: Während der automatischen Aktualisierung darf das relevante Excel-Dokument nicht geöffnet sein.

Data Feeds in der Wolke?

Wie wahrscheinlich erkannt wurde, spielte sich das ganze Szenario mit On-Premise-Versionen ab. Doch was ist mit den Nutzern in der Cloud? Die, die beispielsweise Microsoft Office 365 schon abonniert haben? Können diese Cloud-User ebenfalls solche Cockpits bauen, die sich automatisch mit den Daten-Feeds aktualisieren? Schlechte Nachricht: Das funktioniert leider nicht. Diese Funktionalität ist nur mit der On-Premise-Version möglich, jedoch nicht mit Microsoft Office365 und somit SharePoint Online.

Allerdings bietet sich ein Ausweg, auf dem das Praxisbeispiel in ähnlicher Weise nachgebaut werden kann. Es besteht die Möglichkeit, zwei verschiedene Listen aus SharePoint zu nehmen, die dann einem Pivot-Table zugeordnet werden. Danach kann nach Belieben eine gewünschte Analyse erstellt werden. Visuell können so ähnliche Ergebnisse erzielt werden. Doch die Funktion der automatischen Aktualisierung ist leider nicht möglich. Daten-Feeds werden bei SharePoint Online nicht unterstützt. Somit muss bei dieser Vorgehensweise wieder jede einzelne Analyse manuell aktualisiert werden. Echt nervig, aber machbar. Welche Methode vorgezogen wird, liegt am Verhalten des Benutzers. Das Arbeiten mit Daten-Feeds ist allerdings um ein vielfaches bequemer. Sind die Einstellungen getroffen und stehen alle relevanten Listen und Bibliotheken zur Verfügung, erstellen sich die Berichte quasi von selbst. Naja, das Basteln an den Berichten müssen die Benutzer dann schon noch selbst übernehmen.

Das hat die Welt noch nicht gesehen …

Abschließend noch ein kleiner Zusatz. Für Poweruser bahnt sich etwas ganz Großes an: SQL Server 2012 mit PowerView. Mit dem Tool PowerView lassen sich noch eindrucksvollere Reports anzeigen als mit PowerPivot. An Reports, die so toll visualisiert sind, wird sich jeder Controller erfreuen. Endlich nicht nur großes Zahlenchaos, sondern Grafiken, die Ergebnisse auf den Punkt liefern. Darauf wurde schon lange gewartet.

PowerView, früher bekannt als „Project Crescent“, ist ein webbasiertes Berichterstellungstool, das komplett auf Silverlight basiert. Es richtet sich an gewerbliche Endverbraucher, und da es völlig webbasiert ist, wird nur ein Browser benötigt, um die genialsten Berichte zu erstellen. Somit ist das Tool auch gut dazu geeignet, auf mobilen Endgeräten überzeugende Ergebnisse zu liefern. Was logisch erscheint, aber trotzdem erwähnt werden muss, ist, dass PowerView auf Excel PowerPivot aufbaut. Trotz der Ähnlichkeit zu PowerPivot werden auch die Poweruser, die dieses Instrument effektiv benutzen wollen, eine zusätzliche Schulung und Unterstützung bei der Verwendung des Produkts benötigen. PowerView erfordert SharePoint 2010 und SQL Server Reporting Services. Das kann außerhalb der Reichweite von kleineren Unternehmen liegen, die keine SharePoint-Installation starten wollen. Es muss auch gesagt werden, dass PowerView nicht dazu gedacht ist, SQL Server Reporting Services oder den Report Builder zu ersetzen. Diese Werkzeuge sind für die Erstellung komplexer statischer Berichte gedacht, während PowerView für das Ad-hoc-Reporting ausgelegt ist. Es ist das jüngste Zugpferd der Softwareschmiede aus Seattle, beheimatet in der Welt der BI-Tools, das Microsoft weiter nach vorne bringen soll und so konzipiert ist, dass Businessanwender leistungsfähige BI-Lösungen über vertraute Anwendungen wie Microsoft Office und SharePoint 2010 erstellen können.

Letztendlich lässt sich behaupten, dass PowerView dem Benutzer die Kraft und die Fähigkeit gibt, interaktive Datenanalysen out of the Box zu starten. Das bedeutet, dass Benutzer, die in ihrem Unternehmen eigentlich sehr damit beschäftigt sind, Datenbestände in das Data Warehouse oder irgendwo in ihrer Organisation unterzubringen, mehr Möglichkeiten für eine bessere Entscheidungsfindung zur Verfügung gestellt bekommen.

10 Fakten, die man unbedingt über PowerView wissen sollte
  1. Nur mit SQL Server 2012
  2. Mehrere Ansichten in einem einzigen Bericht (pro Benutzer)
  3. Möglichkeit zum Exportieren des Berichts in Microsoft PowerPoint
  4. Vorschaubilder in der PowerPivot-Galerie und volle Integrität mit PowerPivot
  5. Komfortable Sortierungsmöglichkeit mit schier unbegrenzten Möglichkeiten
  6. Filterung pro Datenbereich, Measure-Filter, Filteranpassung und Suche in Filter
  7. Interaktive Datenanalyse mit einzigartiger visueller Präsentation und Full-Screen-Modus für die interaktive Präsentation im Meeting
  8. Bedienung komplett im Browser mit Echtzeitdaten und nach jedem Schritt sofortige Auskunft ohne Warte-/Ladezeiten
  9. Verwendung von Metadaten/Datentyp/Datenkardinalität, um eine tolle visuelle Analyse zuliefern
  10. Office-Profis freuen sich über bekannte und vertraute Bedienfreundlichkeit und Übersicht

Am Ende dieser Ausführungen zwei kleinere Absätze mit den wichtigsten Informationen, damit diese nicht in Vergessenheit geraten.

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