Möglichkeiten von SharePoint Online im Businessprozessmanagement

Workflows in Office 365
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Am 28. Juni war es endlich soweit, Microsoft hat die Verfügbarkeit von Office 365 offiziell bekannt gegeben und sich damit erstmals im Rennen um den Cloud-Markt nennenswert zu Wort gemeldet. Office 365 liefert ein Gespann seiner bekanntesten Office-Suiten zusammen mit bewährten Desktoplösungen. Von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen soll der neue Cloud-Dienst aus dem Hause Microsoft eine Alternative zur lokalen Installation bieten. Besonders im Unternehmensumfeld entsteht schnell die Frage, ob Office 365 in der Lage ist, Businessprozesse abzubilden.

SharePoint Magazin

Der Artikel „Workflows in Office 365 “ von Fabian Moritz ist erstmalig erschienen im SharePoint Magazin 4.2011.

Die Workflowfunktionen von Office 365 werden durch SharePoint Online, dem Cloud-Pendant von Microsoft SharePoint 2010, angeboten. Das Spektrum von SharePoint Online reicht von einfachen Teamsites zur Unterstützung der Zusammenarbeit über MySite-Funktionen für einzelne Mitarbeiter bis hin zu vollständigen Internetseiten [1]. Office 365 integriert hierzu Funktionen aus nahezu allen Technologiebereichen seines installierbaren großen Bruders, wie etwa Features für das Dokumenten-, Termin- oder Aufgabenmanagement, die Suche oder Workflows. Dieser Artikel wird Ihnen einen Überblick der Workflowfunktionalitäten in SharePoint Online geben und die Grenzen des Standardangebots von Microsoft aufdecken.

Was ist neu in SharePoint-Online-Workflows?

SharePoint Online unterstützt vollständig die Umsetzung von deklarativen Workflows. Das sind im Kern Workflowlösungen, die auf Basis einer Standardworkflowvorlage webbasiert oder mit dem SharePoint Designer 2010 über den deklarativen Weg erzeugt werden. Die deklarativen Workflows werden entweder direkt auf einer Website veröffentlicht oder als Sandboxed Solution bereitgestellt. Der Hinweis auf die Sandboxed Solution ist wichtig, weil SharePoint Online aus Architektur- und Sicherheitsgründen ausschließlich diesen Lösungstyp unterstützt. Für die Umsetzung von Workflowlösungen ist das ein erster Wermutstropfen, weil es bedeutet, dass codebasierte Workflows in Office 365 nicht erlaubt sind. Programmierer bekommen aber dennoch ein Tätigkeitsfeld, weil benutzerdefinierte Workflowaktivitäten mit Visual Studio 2010 programmiert werden können (dazu später mehr).

Der Funktionsumfang der SharePoint-Designer-Workflows in Office 365 entspricht dem von SharePoint Foundation 2010. Der Cloud-Service unterstützt demnach die Umsetzung von Workflows auf Ebene von Listen- beziehungsweise Dokumentbibliotheken, wiederverwendbaren Workflows und Websiteworkflows. Die beiden letztgenannten Workflowtypen wurden mit SharePoint 2010 neu eingeführt und komplett in Office 365 integriert.

Neu ist auch die Möglichkeit, Workflows mit Visio 2010 zu entwerfen und sie dann über den SharePoint Designer 2010 zu importieren und hier weiterzuentwickeln. Die Idee hinter diesem neuen Feature ist, den eigentlichen Entwurfsprozess von der technischen Umsetzung zu trennen. Damit erhalten der klassische Prozessdesigner und der technisch Realisierende ein eigenes Tätigkeitsfeld.

Neben dem Clientprogramm spielt noch eine weitere Visio-Komponente eine wichtige Rolle in Office 365: die Visio-Services. Der aus SharePoint Server 2010 stammende Dienst ermöglicht die webbasierte Visualisierung von Workflowaktivitäten und -abläufen direkt innerhalb einer SharePoint-Website. Diese Visualisierung ist standardmäßig in den Workflowverlauf von SharePoint Online integriert und erfordert keine weiteren Konfigurationsschritte.

Standardworkflowvorlagen

Office 365 stellt eine Reihe von Standardworkflowvorlagen bereit, über die sich einfache Feedback- oder Genehmigungsprozesse abbilden lassen. Die Vorlagen stammen aus SharePoint 2010 und können über die Websitesammlungsfeatures direkt innerhalb einer SharePoint-Online-Website aktiviert werden. Mit nur wenigen Handgriffen lassen sich damit auf der Ebene einer Liste oder Dokumentenbibliothek Workflows quasi „zusammenklicken“. Office 365 stellt folgende Standardworkflowvorlagen bereit:

  • Genehmigung: führt einen vollständigen Genehmigungsprozess durch
  • Feedback sammeln: leitet ein Dokument zur weiteren Bearbeitung weiter
  • Signaturerfassung: sammelt Signaturen für ein Office-Dokument

Neben diesen Workflowvorlagen können in SharePoint-Online-Arbeitsbereichen auch Vorlagen aus SharePoint 2007 aktiviert werden. Die Assoziations- und Aufgabenformulare der Standardvorlagen basieren vollständig auf InfoPath 2010-Webformularen und können über das Office-Werkzeug InfoPath 2010 gegebenenfalls angepasst oder erweitert werden. Damit stehen den Nutzern zahlreiche Möglichkeiten bereit, ein Workflowformular in seiner Funktion oder in seiner Struktur anzupassen oder zu erweitern.

SharePoint Designer 2010 als Universalwerkzeug

Wer sich mit der Umsetzung von Workflows unter Office 365 befasst, muss sich früher oder später mit dem SharePoint Designer 2010 vertraut machen. Das kostenlose Werkzeug ist quasi das Schweizer Taschenmesser des SharePoint-Poweruser. Der SharePoint Designer unterstützt die Verwaltung von Inhalten (Listen, Bibliotheken, Inhaltstypen, Spalten etc.), die Anpassung von Ansichten und Formularen sowie das Customizing des Designs einer SharePoint-Online-Website. Dem Office-T

ol wurden im Vergleich zu seinem Vorgänger ein komplett neues Gewand und ein überarbeiteter Funktionsumfang verliehen. Dem erfahrenen SharePoint-Designer-Nutzer wird auffallen, dass die Benutzeroberfläche deutlich strukturierter ist und sich Funktionen wesentlich schneller auffinden lassen. Neueinsteiger werden feststellen, dass der SharePoint Designer 2010 zahlreiche Office-Standardfeatures wie den Ribbon oder auch die kontextuelle Navigation enthält. Letzteres bedeutet, dass dem Anwender nur die Funktionen bereitgestellt werden, die er im jeweiligen Bearbeitungsmodus benötigt.

Auch der Workflowdesigner wurde mit der neuen Version des SharePoint Designers komplett überarbeitet. Neu ist nicht nur der integrierte Ribbon, sondern auch die Art und Weise, Workflowschritte zu deklarieren. Über den Einstiegs-Ribbon werden dem Nutzer bestimmte Funktionen angeboten, zum Beispiel die Erstellung eines neuen Listen-, Site- oder wiederverwendbaren Workflows (Abb. 1). Neben der Erzeugung eines komplett neuen Prozesses ermöglicht der SharePoint Designer 2010 auch die Erstellung eines Workflows auf Basis einer Standardvorlage von Office 365.

Abb. 1: Workflows lassen sich direkt über den Ribbon erzeugen
Abb. 1: Workflows lassen sich direkt über den Ribbon erzeugen

Der eigentliche Entwurfsprozess und die Konfiguration der Rahmenparameter erfolgt über den Workflowdesigner. Ein deklarativer Workflow besteht im Kern aus einer sequenziellen Ansammlung von Schritten, Bedingungen und Aktionen. Diese Objekte können über den Ribbon auf die Arbeitsfläche des Workflowdesigners eingefügt und anschließend weiterverarbeitet werden. SharePoint Online stellt für die wichtigsten Aufgaben insgesamt 33 Aktivitäten bereit. Zu den bekanntesten gehören E-MAIL SENDEN, KOMMENTAR HINZUFÜGEN oder GENEHMIGUNGSVORGANG FÜR EINE DOKUMENTENMAPPE starten. Mit den Schritten kann der Workflow in logische Blöcke aufgeteilt werden, die im Kontext des aktuellen Nutzers oder im Systemmodus ausgeführt werden können. Mittels der Bedingungen lassen sich bestimmte Vorgänge fallbezogen abbilden. SharePoint unterstützt den Vergleich von Metadaten des aktuellen Elements oder einer weiteren Liste auf Ebene der aktuellen SharePoint-Website (Abb. 2).

Abb. 2: Der neue Workflowdesigner des SharePoint Designer 2010
Abb. 2: Der neue Workflowdesigner des SharePoint Designer 2010

Mit diesem Satz an Standardaktivitäten lassen sich bereits zahlreiche Anforderungen an listen- oder dokumentengesteuerten Workflows abdecken. Wem das nicht ausreicht, dem steht die Option offen, aus der Community weitere Aktivitäten zu beschaffen oder eine benutzerdefinierte Aktion zu programmieren. Nach Komplettierung des Workflows kann er wahlweise erst einmal gespeichert oder direkt auf der SharePoint-Online-Website veröffentlicht werden. Je nach Typ wird mit dem Veröffentlichungsprozess auch eine Sandboxed Solution erzeugt, die dann als WSP-Datei auf eine weitere SharePoint-Website portiert werden kann.

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