Möglichkeiten von SharePoint Online im Businessprozessmanagement

Workflows in Office 365 (Teil 2)
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Workflows mit Visio 2010 entwerfen
Mit der Premium Edition von Visio 2010 lassen sich Workflows entwerfen, die dann mit dem SharePoint Designer 2010 importiert und weiterverarbeitet werden können. Damit

Workflows mit Visio 2010 entwerfen

Mit der Premium Edition von Visio 2010 lassen sich Workflows entwerfen, die dann mit dem SharePoint Designer 2010 importiert und weiterverarbeitet werden können. Damit lassen sich die technischen Prozesse der Workflowumsetzung von der klassischen Geschäftsprozessgestaltung trennen. Visio 2010 integriert für diesen Zweck eine neue Vorlage und einige SharePoint-spezifische Shapes. Die Shapes lassen sich in drei Gruppen klassifizieren:

  1. SharePoint-Workflowaktionen repräsentieren die einzelnen Aktivitäten (Aufgaben bzw. Schritte) innerhalb eines Workflows, zum Beispiel AUFGABE ERSTELLEN oder E-MAIL SENDEN. Sie können in Visio 2010 sequenziell oder parallel abgebildet werden. Jede Aktivität entspricht einer echten SharePoint-Designer-Aktion und wird beim Import technisch so umgesetzt.
  2. SharePoint-Workflowbedingungen definieren eine Bedingung unter der ein jeweiliger Workflowschritt ausgeführt wird, zum Beispiel „Wert > 400“. Die jeweilige Bedingung wird in Visio abstrakt beschrieben und muss später noch einmal mit den jeweiligen Abfragen technisch deklariert werden.
  3. SharePoint-Workflowterminatoren beschreiben den Start- und Endpunkt eines Workflows.

Zur Beschreibung eines Workflows unter Vision 2010 sind im Grunde keine expliziten SharePoint-Kenntnisse erforderlich. Die Aktivitäten sind im Kern selbstbeschreibend. Die einzelnen Bedingungen und Aktivitäten werden via Drag and Drop miteinander verbunden. Das Visio-Diagramm kann dann abschließend noch einmal validiert und in eine VWI-Datei exportiert werden. Das Resultat wird dann über den SharePoint Designer importiert und weiterverarbeitet. Während des Importvorgangs muss die Zielliste oder im Fall eines wiederverwendbaren Workflows der Inhaltstyp zugeordnet werden (Abb. 3).

Abb. 3: Visio 2010 als Workflowdesigner für SharePoint Online
Abb. 3: Visio 2010 als Workflowdesigner für SharePoint Online

Die Visio-Zeichnung wird mit dem Importvorgang vollständig in einen technischen Workflow überführt, wobei die jeweiligen Aktivitäten noch konfiguriert werden müssen. Zur Hilfestellung dieses Prozesses werden die Beschreibungstexte aus dem Diagramm als Labels oberhalb der jeweiligen Bedingung beziehungsweise Aktivität dargestellt. Der gesamte Vorgang funktioniert im Übrigen auch umgekehrt: Die im SharePoint Designer erzeugten Workflows können spielend leicht exportiert und in Visio wieder importiert werden. Besonders komplexe Workflows lassen sich durch diesen kleinen Trick besser nachvollziehen.

Benutzerdefinierte Workflowaktivitäten programmieren

Auch für den SharePoint-Programmierer liefert Office 365 ein Tätigkeitsfeld. Mit Visual Studio 2010 können benutzerdefinierte Workflowaktivitäten für den SharePoint Designer entwickelt und damit der Funktionsumfang von SharePoint Online erweitert werden. Diese benutzerdefinierten Aktivitäten werden über das Deployment-Modell der Sandboxed Solution in der SharePoint-Onlinewebsite bereitgestellt. Nach dem Deployment kann dann auf Ebene der Website diese benutzerdefinierte Aktivität im SharePoint Designer verwendet werden.

Innerhalb der Aktivität selbst kann der Programmierer auf den kompletten Funktionsumfang der Sandboxed Solutions zurückgreifen. Zwar ist dieser, im Vergleich zum Serverobjektmodell, deutlich eingeschränkt, jedoch lassen sich damit die wesentlichen website-, listen- oder dokumentbasierten Prozesse abbilden. Als Faustregel kann man sagen, dass Sandboxed Solutions auf Ebene einer Websitesammlung alles erlauben, außer dem Hochstufen von Code (Ausführung von Programmcode im Systemkontext).

Was geht mit Office 365 nicht?

Bei all der Euphorie über die zahlreichen Möglichkeiten, die Office 365 in Verbindung mit Visio 2010, dem SharePoint Designer 2010 sowie Visual Studio 2010 bietet, sollte man trotzdem einen Blick darauf werfen, was die Cloud-Lösung nicht abdeckt. Die fehlenden Möglichkeiten, Code-basierte Workflows mit Visual Studio 2010 zu programmieren, wurden ja bereits angesprochen. Außerdem ist ein häufig genannter Kritikpunkt an die Standardworkflowfunktion von SharePoint 2010, dass sich über den deklarativen Weg keine Zustandsautomaten oder Schleifen abbilden lassen. Ebenso fehlen Möglichkeiten, Businessprozesse abzubilden, bei denen Backend-Systeme oder Daten aus anderen Webseiten oder Services angesprochen werden können. Wem ein professioneller Deployment-Prozess nach einem einfachen Testing-Staging-Modell wichtig ist, der muss sich nach Alternativen umschauen. Workflows in SharePoint Online haben die Eigenschaft, dass sie sofort aktiv sind. In der installierbaren Version von SharePoint 2010 kann man diese Grenzen zum Beispiel durch den Einsatz eines Third-Party-Produkts überwinden. Office 365 unterstützt den Einsatz von Drittanbieterlösungen in diesem Umfang nicht. Wer also größeren Wert auf ein integriertes Businessprozessmanagement legt, sollte sich strategisch eher auf die installierbare Version von SharePoint 2010 konzentrieren.

Fazit

Mit Office 365 holt Microsoft beim Cloud Computing mächtig auf. Der Zusammenschluss aus Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online und Office Professional Plus kann für Unternehmen unterschiedlicher Größe eine echte Alternative zur Inhouse-Installation sein. SharePoint Online liefert im Zusammenspiel mit zahlreichen Standardformularen die Möglichkeit, Ad-hoc Genehmigungs- oder Feedbackworkflows innerhalb einer Office-365-Website bereitzustellen. Durch die Zuhilfenahme des kostenlosen SharePoint Designer 2010 lassen sich erweiterte Workflows über einen deklarativen Weg erzeugen. Wem das nicht ausreicht, dem stellt Office 365 die Option bereit, benutzerdefinierte Workflowaktivitäten zu programmieren. Trotz der Grenzen, die Office 365 definitiv hat, bietet der Onlinedienst eine gute Basis für die Umsetzung von benutzerdefinierten Workflows. Man kann gespannt sein, welchen Weg der Onlinedienst einschlagen wird, speziell in der Unterstützung von weiteren Workflowanbietern, beispielsweise Nintex oder K2.

Fabian Moritz ist MVP für SharePoint Server, Projektmanager und Technologieberater bei der ITaCS GmbH in Berlin. Seine Erfahrungen aus zahlreichen Projekten veröffentlicht er in regelmäßigen Abständen auf seinem Weblog. Sie erreichen ihn über fabian.moritz@itacs.de.
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