ELO4SharePoint bringt SharePoint Server und ELO zusammen

Zwei Welten eine Lösung
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Mit ELO4SharePoint lassen sich die umfassenden Collaboration-Funktionalitäten des SharePoints mit den Dokumentenmanagement- und Archivierungsmöglichkeiten des Dokumentenenmanagementsystems ELO kombinieren. Alle wesentlichen Funktionen können dabei über eine einheitliche Oberfläche gesteuert werden.

Eine Arbeitsoberfläche für alles: Unter dieser Leitidee stand die Entwicklung der integrierten Lösung ELO4SharePoint von Beginn an. Als geeignete Plattform für Businessportale kristallisierte sich für den Lösungsansatz schnell der Microsoft SharePoint Server heraus. Neben den Kollaborationsfunktionalitäten des SharePoints sollten den Nutzer der busitec GmbH aber noch weitere Möglichkeiten in den Bereichen Dokumentenmanagement und Archivierung zur Verfügung stehen. Der Grund: Nicht selten existiert in den Unternehmen neben einem Portalsystem parallel ein Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Dies hat zur Folge, dass der Benutzer zwischen beiden Anwendungen wechseln und beide beherrschen muss. Zur Vereinfachung und Beschleunigung dieser Arbeitsweise wurden der Möglichkeiten des SharePoints in den Bereichen Dokumentenmanagement und -archivierung erweitert. Als entsprechende Ergänzung wurde das Dokumentenmanagementsystem ELO in den Microsoft SharePoint Server integriert.

Mit der Lösung sollen also beide Systeme vereint und die Steuerung aller relevanten Funktionen über eine einheitliche Oberfläche ermöglicht werden. Ein weiteres Ziel der Entwicklung war es, eine Lösung zu finden, die sich flexibel in die Arbeitsabläufe des Nutzer integrieren lässt.

ELO4SharePoint – ein Baukastensystem

Für die diversen Anforderungen der Nutzer wurden verschiedene Module entwickelt; derzeit liegt das Modulpaket in der Version 3.5 vor. Es besteht aus drei Modulen: DMS-Access, das die Anzeige und den Zugriff auf Inhalte aus einem angebundenen Archiv erlaubt, das Document Archiver Modul, das Dokumente aus den SharePoint Dokumentenbibliotheken nach ELO archiviert und das Enterprise Document Integration (EDoI) Modul, das Dokumente aus ELO in eine Dokumentenbibliothek des SharePoints publiziert.

Um einen breiten Einsatz zu ermöglichen, wurde bei der Umsetzung darauf geachtet, dass möglichst alle Funktionen sowohl für die Windows SharePoint Services, als auch für den SharePoint Server zur Verfügung stehen.

Für eine konkrete Implementierung einer Dokumentenlösung bei Nutzer können aus den einzelnen Modulen genau diejenigen selektiert werden, die zur Erfüllung der Anforderungen erforderlich sind, und gleichzeitig Mehrwert und Anwendungskomfort bieten.

Lang lebe das Dokument – Langzeitarchivierung mit SharePoint

Was passiert mit einem aufbewahrungswürdigen oder sogar aufbewahrungspflichtigen Dokument, wenn der Bearbeitungsprozess beendet ist? Die revisionssichere Archivierung kann hier auf verschiedene Arten erfolgen. Werden beispielsweise Dokumentenbearbeitungsfunktionen aus den Dokumentenbibliotheken des SharePoints genutzt, bietet sich die Archivierung über ELOs Document Archiver an. Dieser bindet die SharePoint Bibliotheken flexibel an das Archiv an, das als Windowsdienst implementiert ist.

Die Archivierung erfolgt immer für ein einzelnes Dokument. Die Entscheidung, nach welchen Regeln sie durchgeführt wird, ergibt sich auf Basis des zugeordneten Inhaltstypen. Jeder verfügbare Inhaltstyp kann einer Indizierungsmaske zugeordnet werden. Zudem werden die weiteren Merkmale der Archivierungskonfiguration mitgegeben. So können Metadatenfelder einander zugeordnet werden und über eine einfache Syntax eine Regel für einen Dokumentnamen bestimmt werden. Die wichtigsten Merkmale einer Zuordnung sind ist jedoch der Archivierungs- und der Publizierungsmodus.

Der Archivierungsmodus legt fest, auf welche Art eine Archivierung stattfinden kann. Der automatische Modus archiviert Dokumente ab deren Erzeugung. Alle Änderungen an den Dokumenten (Metadaten oder Dokumentdatei) werden dabei registriert und in das Archiv überführt. Bei einer manuellen Archivierung entscheidet jeder Mitarbeiter selbst, wann das Dokument die notwendige Reife für die langfristige Archivierung hat. Über ein entsprechendes Kontextmenu in der Dokumentenliste der Bibliothek wird dann die Archivierung angesteuert. Bei dieser Variante werden alle folgenden Änderungen ab dem Zeitpunkt der Erstarchivierung automatisch ins Archiv übertragen. Eine dritte Variante bestimmt den Zeitpunkt der Erstarchivierung automatisch anhand einer in der Konfiguration hinterlegten Regel, welche die Metadaten des SharePoint-Dokuments auswertet. Erst wenn die Regel erfüllt ist (z. B. Status == abgeschlossen), findet die Archivierung statt.

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