Zwei Welten eine Lösung (Teil 2)
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Der Publizierungsmodus definiert, in welcher Form das Dokument in der SharePoint-Dokumentenbibliothek verfügbar bleibt. Im einfachsten Modus, dem Kopieren, wird eine Kopie des Dokuments in das Archiv

Der Publizierungsmodus definiert, in welcher Form das Dokument in der SharePoint-Dokumentenbibliothek verfügbar bleibt. Im einfachsten Modus, dem Kopieren, wird eine Kopie des Dokuments in das Archiv abgelegt. Wenn die Dokumentendatei verändert wurde, entsteht eine neue Version. Die zweite Variante ist das Verschieben des Dokuments aus der Dokumentenbibliothek. Hierbei wird das Dokument nach dem Kopieren aus der SharePoint Bibliothek entfernt. Die letzte Variante ermöglicht die Erzeugung eines Links bzw. Stubs. Das Dokument wird physisch aus dem SharePoint entfernt, allerdings wird an seiner Stelle ein Platzhalterelement eingefügt, das einen logischen Verweis auf das Dokument im Archiv bereitstellt. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass ein Dokument, analog dem Verschieben, physisch aus der SharePoint Datenbank verschwindet, wobei noch ein Verweis für eine Zugriffsmöglichkeit auf das Dokument in der Dokumentenbibliothek verbleibt. Welche Variante im Einzelfall der Nutzer präferiert, ist von seiner individuellen Dokumentenstrategie, beziehungsweise seinen Prozessen, abhängig.

Mit der Erzeugung oder Änderung eines Dokuments in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek prüft das Document-Archiver-Modul den Status des Dokuments. Ist es für eine Archivierung konfiguriert, wird ein Event in einer Datenbanktabelle hinterlegt. Die Verarbeitung des Events erfolgt asynchron mit einem Windowsdienst. Für eine Abbildung komplexerer Archivierungsszenarien wird die Hierarchie der Inhaltstypen des SharePoints bei der Auswertung der Konfiguration mit in Betracht gezogen. Ausgehend vom konkreten Inhaltstypen des Dokuments wird die Inhaltstypenhierarchie bis zum Wurzeltypen durchlaufen, bis dieser entweder erreicht ist oder eine Zuordnungskonfiguration gefunden wurde. Dadurch kann durch eine Konfiguration für den Websiteinhaltstypen Dokument der gesamte Dokumentenbestand einer Site für eine potenzielle Archivierung festgelegt werden. Es ist möglich, einzelne Äste der Inhaltstypenhierarchie durch eine entsprechende Konfiguration über den Modus „Ignorieren“ von der Archivierung auszuschließen.

Zeig‘ es allen – Dokumentenpublizierung aus ELO

Was geschieht mit Dokumenten, die bereits durch Scannen oder Massendatenarchivierung über Drittsysteme im Archiv liegen und auch den SharePoint User zur Verfügung stehen sollen? Für dieses spezielle Anwendungsszenario steht das Enterprise Document Integration Modul, kurz EDoI, zur Verfügung. Die Funktionsweise ist analog zu der des Document-Archivers.

In der Konfiguration wird neben der Zuordnung einer ELO Indizierungsmaske zu einem SharePoint Inhaltstypen zusätzlich ein Archivordner einer SharePoint Dokumentenbibliothek zugewiesen. Über den selben Dienst, wie auch der Document-Archiver, werden alle Dokumente des Ordners darauf geprüft, ob sie den Konfigurationseinstellungen entsprechen und danach entweder nach SharePoint publiziert oder, falls dies bereits zuvor geschehen ist, aktualisiert. Auch die EDoI Konfiguration erlaubt die verschiedenen Publikationsmodi Kopieren, Verschieben oder Verlinken. Dank des EDoI Moduls können Dokumente somit in das SharePoint Portal publiziert und für SharePoint Workflows zur Verfügung gestellt werden. Die Archivierungsmöglichkeiten sind vielfältig, jedoch ist im Einzelfall abzuwägen, welches Einsatzszenario zu den individuellen Anforderungen des Nutzers passt.

Teamwork mit SharePoint & ELO!

Ohne Teamarbeit ist der Büroalltag nicht denkbar. Dass jedoch alle Teammitglieder zur selben Zeit am selben Ort sind, ist heute eher die Ausnahme. Mit der Businessplattform SharePoint ist eine koordinierte Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten aus gleichwohl möglich: Auf Team- oder Projektseiten werden neben Aufgaben und Terminen Informationen wie Projektpläne, Diskussionsforen oder Projektnews zentral zur Verfügung gestellt.

Typischerweise gehören zu einer Projektdurchführung zahlreiche Dokumente wie Meetingprotokolle, Lasten- und Pflichtenhefte, Rechnungen oder der Projektabschlussbericht. Diese Dokumente durchlaufen einen Entwicklungsprozess, der digital unterstützt wird. Die Flexibilisierung des Dokumentenmanagements im Rahmen der Teamarbeit soll durch das Modul DMS-Access ermöglicht werden.

Das DMS-Access Modul besteht aus vier Webparts, die sich für einen schnellen Archivzugriff in eine Projektseite integrieren lassen. Hinzu kommt eine Webanwendung, über welche die Dokumente aus dem Archiv zum Download bereitgestellt werden und ein Webservice, der den Zugriff auf Dokumente über eine WebDAV Freigabe steuert.

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