Zwei Welten eine Lösung (Teil 3)
Kommentare

Exkurs: Zugriffssteuerung auf das Archiv
Die Zuordnung eines Webparts zu einem Archiv ist zweischichtig organisiert. Dem Webpart wird ein Provider zugeordnet. Dieser Provider legt die URL zur Downloadseite

Exkurs: Zugriffssteuerung auf das Archiv Die Zuordnung eines Webparts zu einem Archiv ist zweischichtig organisiert. Dem Webpart wird ein Provider zugeordnet. Dieser Provider legt die URL zur Downloadseite und zum WebDAV Webservice fest. Zusätzlich stellt der Provider einen Mechanismus bereit, mit dem ein Managerobjekt bestimmt wird, welches den eigentlichen Zugriff auf das Archiv realisiert. Dieser Providermechanismus kann eine 1:1-Zuordnung sein, sich allerdings auch externer Quellen (z. B. einer SharePoint Userprofileinstellung oder eines Datenbankwertes) bedienen oder einfach an der IP des Clients festgemacht werden. Ein Managerobjekt definiert dann den Zugriffspfad auf den ELO Server, den Authentifizierungsmechanismus und das individuelle Cachingverhalten des Managers.
Das Listenwebpart
Das Listenwebpart

Das Listenwebpart kann dazu verwendet werden, projektspezifische Dokumente aus dem Archiv in einer Projektseite zur Verfügung zu stellen. Dabei kann es sich um eine Rechnung aus dem ERP-System, welche automatisiert im Archiv abgelegt wurde, einen gescannten Brief oder das Pflichtenheft in Word handeln. Neben der Darstellung und Navigation durch das gesamte Archiv besteht auch die Möglichkeit, durch die umfassenden Konfigurationen nur Teilarchive oder bestimmte Dokumente anzeigen zu lassen. Demnach werden nur die Inhalte angezeigt, die einen relevanten Themenbezug besitzen. Das Listenwebpart stellt den Projektmitarbeitern die gewohnten Dokumentenbearbeitungsfunktionalitäten aus ELO zur Verfügung. Über ein Kontextmenu, welches sich an das Look & Feel von SharePoint anlehnt, kann das Office-Dokument direkt zur weiteren Bearbeitung aus- und eingecheckt werden. Mittels der Versionshistorie besteht Transparenz im Hinblick auf den Bearbeitungsprozess, den das Dokument durchlaufen hat. Um eine Bemerkung an ein Dokument anzuheften, sind ebenfalls die Haftnotizfunktionen von ELO integriert worden.

Dokumente für alle – die sie sehen dürfen: Rechteverwaltung in ELO4SharePoint

Ein wichtiges Thema bei der Anzeige von Dokumenten aus dem Archivsystem ist das Berechtigungskonzept. Es muss sichergestellt sein, dass der Anwender, welcher eine Seite mit einem ELO4SharePoint Webpart aufruft, nur die für ihn bestimmten Elemente sieht. Ferner dürfen ihm nur die ihm erlaubten Funktionen zur Verfügung stehen. Über einen flexiblen Login-Mechanismus ist es möglich, verschiedenste Szenarien darzustellen. Der Standardfall für eine Authentifizierung am DMS ist ein „Durchreichen“ der Windows Anmeldeinformationen. Dieser SSO-Ansatz ermöglicht eine Anmeldung an ELO mit dem Windowsanmeldenamen des Anwenders. Als zweite Variante ist es möglich, ungeachtet des tatsächlichen Windowsusers, eine Anmeldung immer mit dem gleichen DMS-Anwender durchzuführen. Dies eignet sich bspw. in Publikationsszenarien, in denen nur lesender Zugriff erlaubt ist, und die potenziellen Anwender gar kein Anwenderkonto im Archivsystem besitzen (z.B. im Extranet).

Die Rechte an den einzelnen Objekten ergeben sich aus den Rechten, die dem entsprechenden ELO-Anwender zugewiesen sind. Die in der Oberfläche verfügbaren Funktionen sind diesen Rechten angepasst.

Über eine flexible Konfigurationsschnittstelle lassen sich die Anmeldelogik und damit die Rechtezuweisung variieren. Mit Bordmitteln können bestimmte Windowsanwender explizit bestimmten ELO-Anwendern zugewiesen oder ganze Anwendergruppen vom Zugriff ausgeschlossen werden.

Workflowmanagement – viele Aufgaben, ein Webpart

Ob ein Pflichtenheft, eine Rechnung oder ein Urlaubsantrag freigegeben oder genehmigt werden muss – solche oder ähnliche Aufgaben in der Kommunikation mit Kollegen oder Vorgesetzten sind fester Bestandteil der Arbeitswelt. ELO liefert bereits im Standard eine Workflow-Engine zur Abbildung komplexer, dokumentenbasierter Unternehmensprozesse. Aufgaben dieser Workflows können entweder einzelnen Personen oder Gruppen zugeordnet werden. Das ELO4SharePoint DMSAccess Aufgabenwebpart basiert auf der ELO Workflow-Engine. Neben den Workflowaufgaben, die sich aus dem definierten Workflowablauf ergeben, werden auch Wiedervorlagen dargestellt und zur Bearbeitung bereitgestellt. Wiedervorlagen in ELO sind einfache, unstrukturierte Aufgabenerinnerungen, die einem Anwender oder einer Gruppe zugewiesen sind, z. B. mit dem Ziel, an die Nachbearbeitung eines Dokuments zu erinnern oder einen Kollegen über ein neues oder geändertes Dokument zu informieren.

Im Rahmen einer Projektseite können die Aufgaben, die diesem Projektteam zugewiesen sind, über eine DMS Gruppe gesteuert und auf der Projektseite angezeigt werden. Ein Projektmitarbeiter hat jetzt die Möglichkeit, diese Aufgabe anzunehmen, freizugeben und anschließend an die nächste Instanz weiterzuleiten. Wie bereits in dem Listenwebpart kann der User das Dokument über das Kontextmenu bearbeiten, bevor er es weiterleitet. Das Aufgabenwebpart gliedert sich in die Seite ein und zeigt Aufgaben dort an, wo sie thematisch zuzuordnen sind.

Das Aufgabenwebpart
Das Aufgabenwebpart
Unsere Redaktion empfiehlt:

Relevante Beiträge

Meinungen zu diesem Beitrag

X
- Gib Deinen Standort ein -
- or -