Zwei Welten eine Lösung (Teil 4)
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Finden statt Suchen – die Königsdisziplin

Die Kernaufgabe einer Dokumentenmanagement-Lösung liegt im schnellen Zugriff auf die jeweils gewünschten Dokumente. Dabei führen zwei Wege zum Dokument.

Finden statt Suchen – die Königsdisziplin

Die Kernaufgabe einer Dokumentenmanagement-Lösung liegt im schnellen Zugriff auf die jeweils gewünschten Dokumente. Dabei führen zwei Wege zum Dokument. Zum Einen sollten die Dokumente, die im Archiv liegen, über die in SharePoint integrierten Suchseiten gefunden werden. Diese Aufgabe übernimmt ein Webpart (beziehungsweise ein Steuerungselement), das die Suchanfrage im SharePoint SearchCenter oder auf der Suchseite osssearchresults.aspx auswertet und als Live-Suche an das ELO System übergibt. Die Ergebnisse werden in einer Liste angezeigt. Die somit vollzogene Entkopplung von den SharePoint Indizierungs- und Suchmechanismen hat den Grund, eine zusätzliche Indizierung der Dokumente zu vermeiden und auf den bereits vorhandenen Suchindex in ELO zurückzugreifen. Weiterhin ist auf diese Weise die Einhaltung der Dokumentenzugriffssicherheit gewährleistet, denn die Live-Suche im ELO-System findet im Kontext des aktuellen Anwenders statt.

Die Ergebnisliste im SharePoint Search Center
Die Ergebnisliste im SharePoint Search Center

Zum Anderen sollen einzelne Mitarbeiter in den Unternehmen die Flexibilität haben, eigene Suchanfragen zu definieren und standardmäßig auf einer Teamseite einzubinden. Hierfür steht der DMSAccess Suchwebpart zur Verfügung. Zur Definition der Suchanfragen werden die einzelnen Dokumententypen und Indexierungsdaten herangezogen. Beispielhaft ist eine Suchanfrage zu einem bestimmten Projekt oder Nutzer für eine Projektseite. Diese Informationen werden dann, unabhängig ihrer Ablageposition im Archiv, auf der Projektseite angezeigt. Das Suchwebpart bietet, unter Berücksichtigung der Berechtigungen, die gleichen Möglichkeiten zur Bearbeitung der gefunden Dokumente, wie sie auch im Listenwebpart zur Verfügung stehen.

Die mit den Modulen DocumentArchiver und EDoI erzeugten Stubs sind weiterhin für die SharePoint Indexierung erreichbar. Greift der SharePoint Indexer auf einen solchen Stub zu, werden ihm Textinformationen der Datei für die Volltextindizierung bereitgestellt. Die Steuerung der Zugriffssicherheit für eine Anzeige in einer Suchergebnisliste verbleibt im SharePoint.

Usability und Performance

Für die Bedienungskomfort wurden die Webparts AJAX Technologie auf Basis des AJAX Toolkits eingesetzt. Dies ist in der Verwendung des UpdatePanels für asynchrone Postbacks innerhalb der Webparts sichtbar. Auf diese Weise entfällt in der Regel ein vollständiges Neuladen der Seite. Eine weitere Einsatzstelle des Toolkits sind die Eingabefelder der Dialoge, welche mit Validatorerweiterungen und Eingabehilfen versehen wurden, und so die optische Erscheinung der Anwendung zugutekommen.

Zusätzlich zum subjektiven Empfinden des einzelnen Anwenders ist eine objektiv gute Geschwindigkeit des Systems entscheidend. Um unnötige und mehrfache Zugriffe auf das DMS zu vermeiden, kann deshalb für jedes Verbindungsobjekt zu einem Archiv individuell ein Caching definiert werden. Dabei wird zwischen den Objekttypen der Archivobjekte (Ordner und Dokumente), der Anwender und Gruppen sowie der Masken (Metadatendefinitionen) unterschieden. Je nach Verwendungskontext kann eine maßgeschneiderte Cachingstrategie konfiguriert werden. Als Basis wird der Caching Application Block der Microsoft Enterprise Library verwendet.

Customizing on Top

Die bisher beschriebenen Möglichkeiten lassen sich durch den Standard mit geringem zusätzlichen Konfigurationsaufwand abdecken. Je nach Anforderungsprofil des Nutzer ist ELO4SharePoint erweiterbar. Für das Aufgabenwebpart können Filter definiert werden, mit denen die vollständige Aufgabenliste des Anwenders aus ELO weiter differenziert wird. Im einfachsten Fall geschieht dies durch eine Auswertung des Aufgabennamens, der einem bestimmten Muster entsprechen muss. Alternativ kann eine eigene Implementierung eines Filters verwendet werden, welche beliebige andere Kriterien für eine Aufgabe heranzieht. Mit diesen Filtermöglichkeiten lassen sich, je nach Anwendungskontext, die Aufgabenwebparts gezielt einsetzen.

Exemplarisch ist eine Seite für Rechnungsfreigaben: Das Aufgabenwebpart filtert die Aufgaben des Anwenders anhand des Namens und zeigt nur Aufgaben an, deren Name mit Rechnungsfreigabe beginnt. Auf diese Weise bleiben andere Aufgaben des Anwenders verborgen und die Aufgabenliste ist kontextbezogen und übersichtlicher.

Des Weiteren besteht die Option, bei der Weiterleitung einer Workflowaufgabe (für bestimmte Aufgaben) an Stelle der Standardseite frei definierbare Webseiten zu verwenden. Somit kann für Weiterleitungen von Workflowaufgaben, die im Standard nicht ausreichend umgesetzt werden können, eine spezielle Seite implementiert werden. Diese Seite kann beispielsweise auf Drittsysteme zugreifen und die Bearbeitung einer Aufgabe unterstützen.

Auch die Kontextmenüs der Dokumente, die in den Webparts angezeigt werden, lassen sich erweitern. Über eine Erweiterungskonfiguration können zusätzliche Menüpunkte definiert werden, die eine neue Webseite aufrufen. Die URL der Webseite kann dabei von den Metadaten des Dokuments abhängig sein (z. B.: Internetsuche nach Artikelbezeichnung).

Was die Zukunft bringt…

Der Weg für ELO4SharePoint und SharePoint Server 2010 ist bereits geebnet. Weitere funktionale Ziele sind die Einbindung zusätzlicher Workflowfunktionen aus der aktuellen ELO Version, noch mehr Funktionen für Suche und Archivbearbeitung, eine Baumansicht des Archivs sowie die Möglichkeit zur Webpartverknüpfung.

Tobias Schröer ist Consultant bei der busitec GmbH in Münster. Hier betreut er große ECM-Projekte bei Nutzer aus dem gesamten Bundesgebiet. Als Produktmanager für ELO4SharePoint ist er maßgeblich für den Erfolg mitverantwortlich.

Sandra de Arriba Beermann ist als Marketing & Sales Managerin bei der busitec GmbH tätig. Sie ist verantwortlich für alle Marketing- und Vertriebsaktivitäten rund um die ECM-Lösungen. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen Vertrieb und Consulting und gestaltet das Produktmanagement für ELO4SharePoint mit.

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