So werden Meetings produktiver

Meetings – das K.O für die Produktivität?
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Wer wünscht sich nicht manchmal, dass der Tag mehr als 24 Stunden hätte? Den meisten dürften die Aussagen „Ich habe nicht genug Zeit“ oder „ die Zeit vergeht wie im Flug“ durchaus bekannt vorkommen, denn gerade in Hochphasen wächst einem die Arbeit manchmal über den Kopf und man hat das Gefühl, man kommt zu nichts. Oft ist falsches Zeitmanagement Schuld daran, aber es gibt auch noch einen anderen Faktor, der häufig das K.O für die Produktivität bedeutet: Meetings.

Dass Meetings zum Arbeitsalltag dazugehören, steht außer Frage. Gerade in größeren Projektteams sind sie auch ein wichtiger Bestandteil, um sich über den aktuellen Stand der Arbeit auszutauschen und – falls nötig – Problemstellen zu identifizieren und zu beheben. Allerdings läuft dabei in vielen Teams auch einiges schief, und statt für mehr Produktivität zu sorgen, führen Meetings häufig dazu, dass wertvolle Arbeitszeit verloren geht – und damit auch die Kosten für das Projekt in die Höhe treiben. Zeit ist, wie das bekannte Sprichwort sagt, in den meisten Fällen eben tatsächlich Geld.

Wie kann man aber dafür sorgen, dass Meetings die Produktivität möglichst wenig beeinträchtigen und Projektteams keine Arbeitszeit durch unnötige und wenig effiziente Besprechungen verlieren? Mit dieser Frage hat sich Xavier Morera beschäftigt und gibt einige nützliche Tipps, wie Meetings und Produktivität miteinander vereinbar sind.

Produktive Zeit richtig nutzen

Das Problem von „zu wenig Zeit“ ist nicht, dass der Tag zu wenig Stunden hätte. Eher liegt dieses Gefühl darin begründet, dass man seine Zeit „falsch“ einteilt – sprich, es kommt darauf an, wie man seine produktive Zeit nutzt. Natürlich bedarf es einer ausgeglichenen Work-Life-Balance, trotzdem sollte man die Zeit, die man zur produktiven Arbeit zur Verfügung hat, entsprechend nutzen. Leider ist das nur meistens einfacher gesagt, als getan.

Gerade im größeren Projektteams ist man vor Ablenkungen kaum sicher: entweder sind es Kollegen, die bei der Lösung eines Problems Hilfe benötigen oder vielleicht auch nur mal kurz plauschen wollen, oder es ist das ständig klingelnde Telefon und die anderen genutzten Kommunikationswege – vor allem E-Mail und Instant Messaging – die für Ablenkung sorgen. Für die Betroffenen heißt das, dass sie aus ihrer eigenen Arbeit herausgerissen werden und sich auf etwas anderes fokussieren müssen. Dieses Context Switching fällt nicht nur schwer, sondern mindert auch die Produktivität.

Dazu kommen immer wieder spontan einberufene Meetings – und die abzusagen, ist meistens nicht möglich oder wird von den Managern als unhöflich angesehen. Darum ist es umso wichtiger, dass Besprechungen so gelegt werden, dass möglichst wenig produktive Arbeitszeit verloren geht. Ebenso sollten natürlich auch die Meetings selbst möglichst produktiv sein. Auch wenn das erstmal wie eine große Herausforderung klingt, kann man mithilfe einiger einfacher Tipps leicht für mehr Effizienz im Meetingraum sorgen.

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Wieso Meetings zum Problem werden

Meetings werden vor allem dazu einberufen, um über das Projekt, dessen Ziele und den aktuellen Stand zu sprechen. Das Problem dabei ist jedoch meistens, dass die entsprechenden Meetings zu einem Zeitpunkt einberufen werden, an dem es dafür noch zu früh ist, weil es schlicht noch nicht genug zu besprechende Informationen gibt. Dazu sagt Morera:

In these scenarios, attendees are typically confronted with a set of unclear objectives, which are presented to far more people than are actually needed for the proposed initiative.

So dürfte es vielen ein vertrautes Bild sein, wenn einige Meeting-Teilnehmer während der Besprechung angestrengt auf ihren Laptop-Bildschirm starren – entweder, weil sie an dem arbeiten, was sie für das Meeting unterbrechen mussten, weil sie sich aktiv am Meeting beteiligen oder weil sie sich auf Facebook oder anderen Websites zum Zeitvertreib rumtreiben. Gerade letzteres kommt häufiger vor, als wünschenswert ist und ist ein deutliches Zeichen, dass Meetings oft nur wenig zur Produktivität des Teams beitragen.

Dazu kommt, dass wertvolle produktive Arbeitszeit für das ganze Team verloren geht, je mehr Teilnehmer eingeladen werden, die im schlimmsten Fall nichts in dem Meeting verloren haben, weil es sie nicht betrifft. Werden etwa zehn Teilnehmer zu einer einstündigen Besprechung eingeladen, ist das nicht nur eine Stunde produktive Arbeitszeit, die dem Team fehlt, sondern zehn – eine Stunde pro Teilnehmer.

Ziele setzen

Natürlich kann man jetzt argumentieren, dass Meetings wichtig sind und die Produktivität vorantreiben. Das sind sie aber nur, wenn eindeutig definierte Ziele besprochen werden. Dafür bedarf es einer gut durchdachten Agenda, die nur von den Teilnehmern diskutiert wird, die auch tatsächlich erforderlich sind. Oder, wie es Morera ausdrückt:

[…] ensure that it’s crucial that the meeting takes place. If the objective is not immediately important or required, then simply defer it until it is the right time.

Hilfreich ist bei der Entwicklung der Agenda und der Ziele für das Meeting zum Beispiel ein gutes Fortschritts-Tracking, etwa mithilfe eines Kanban-Boards.

Auch bei der Terminsetzung gilt es, einiges zu beachten. So kann es helfen, sogenannte Kernarbeitszeiten einzuführen.

In dieser Zeit arbeitet jeder produktiv an seinen jeweiligen Aufgaben, während Meetings jeweils zu Beginn und Ende des Tages beziehungsweise kurz vor oder nach der Mittagspause angesetzt werden. Mit dieser Methode steht den einzelnen Teammitgliedern jeweils vormittags und nachmittags ein festgelegter Zeitraum zur Verfügung, der für das produktive Arbeiten ohne Störungen reserviert ist.

Redner, Macher und wie man sie im Meeting unter einen Hut bringt

In fast jedem Team gibt es diejenigen, die gerne und viel reden, aber wenig arbeiten und diejenigen, die eher still sind und fast pausenlos an den Aufgaben arbeiten. In Meetings sind es meistens Erstere, die den Ton angeben – auch wenn sie nichts zum eigentlichen Thema des Meetings beizutragen haben. Stattdessen ist es der „Macher“, der still in der Ecke sitzt, obwohl er es ist, der über seine Arbeit reden müsste.

Es ist also wichtig, in einem Meeting jeden zu Wort kommen zu lassen und sich auf das eigentliche Thema zu konzentrieren. Ebenso wichtig ist es jedoch auch, tatsächlich Entscheidungen zu treffen und sich nicht im Strom von Folgemeetings zu verlieren, ohne das eine Lösung gefunden wurde. Dazu meint Morera:

When your meeting is over, your team should have an actionable outcome or have made a decision regarding the points under discussion.

Beherzigt man diese Punkte, sollte einem produktiveren Arbeiten nichts im Wege stehen – und zwar sowohl innerhalb, als auch außerhalb des Meetingraums. Übirigens: einige weitere Tipps, wie man dem Meetingstress entkommt, haben wir euch in diesen elf Tipps und Tricks zusammengestellt

Aufmacherbild: Group of business people having a meeting around a conference table von Shutterstock / Urheberrecht: tinbee

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