Warum Zeiterfassung und -Management für Entwickler so wichtig sind

5 Gründe, warum man durch Time-Tracking zum besseren Entwickler wird
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Zeit ist in unserer sozialen Marktwirtschaft nicht nur Mangelware, sondern schlicht und ergreifend ein sehr begrenztes Gut. Programmierer bringt das vor allem eines: Stress. Stress, der einen großen Teil des Jobs einnimmt. Nicht nur deshalb ist es wichtig, sein eigenes Zeitmanagement genauestens im Auge zu behalten.

Es gibt Menschen, die die Zeit immer im Blick haben. Kommt ihr Gegenüber zu spät, dann tippt ihr Zeigefinger ungeduldig auf den Minutenzeiger ihrer Armbanduhr. Im Alltag würde diese Eigenschaft als kleinkariert und unflexibel bezeichnet werden. Im Arbeitsleben ist das anders. Zeit ist Geld. Wer zu lange für eine Aufgabe braucht, den will kein Arbeitgeber einstellen, geschweige denn bezahlen. Doch besonders in der Softwareentwicklung, wo Deadlines den Arbeitsalltag bestimmen, ist es nicht einfach, seine Zeit immer im Auge zu behalten. Die folgenden fünf Gründe zeigen, warum sich Time-Tracking auf lange Sicht trotzdem auszahlt. Ted Bendixson, freier iOS Entwickler, hat sich Gedanken gemacht, warum und wie Entwickler ihre Zeit genau tracken sollten. Wir haben uns seine Ideen einmal genauer angesehen und mit verschiedenen Ansätzen zum Thema Time-Tracking verglichen.

1. Mit Software-Projekt-Management zum Timesheet-Wunder

Zeiterfassung setzt Fähigkeiten im Projekt-Management voraus, schreibt Bendixson. Eine To-Do-Liste, mit strukturiert verfassten Aufgaben und Beschreibungen bestückt, ist der erste Schritt, um fokussiert zu arbeiten. Diese Liste wird – zusätzlich mit den jeweilig benötigten Zeitspannen versehen — zum sogenannten Timesheet. Stellt sich während des Programmierens heraus, dass die im Timesheet zusammengefassten Aufgaben zu viele Eigenschaften oder gar Bugs enthalten, dann ist das Sheet falsch aufgesetzt und sollte überarbeitet werden.

Ist das Sheet schließlich vollständig, dann macht es besonders bei Arbeitgebern einen guten Eindruck. Programmierer die konkrete Angaben zu ihrem Zeitmanagement machen können, wirken nicht nur fokussierter sondern auch zuverlässiger, als andere.

2. Gutes Einschätzungsvermögen verringert Austauschbarkeit

Häufig vergeht die Zeit während des Programmierens wie im Flug. Was daraus resultiert ist absolute Ahnungslosigkeit darüber, wie viel Zeit für einen Arbeitsschritt gebraucht wurde. Auch in diesem Fall bringt Time-Tracking nicht nur für den Entwickler selbst, sondern auch für seinen Arbeitgeber eine langfristige Errungenschaft mit sich: Sobald Routine im Time-Tracking entsteht, verbessert sich das eigene Einschätzungsvermögen. Rückblickend auf frühere Aufzeichnungen, kann eingeschätzt werden, wie viel Zeit für die aktuelle Aufgabe benötigt wird.

Wer mit Time-Tracking beginnt, sollte sich dafür vor jedem Projekt überlegen, wie viel Zeit er voraussichtlich brauchen wird. Somit kann nach Fertigstellung eingesehen werden, welche Diskrepanz zwischen Einschätzung und tatsächlich benötigter Zeit herrscht. Einige Projekte später kann diese Technik wichtige Fragen beantworten: Schätzt man sich kontinuierlich zu schnell ein? Oder doch zu langsam? Ist man immer im Zeitplan? Oder hält man sich zulange an etwas auf? So kann die Einschätzung vor jedem neuen Projekt an die Erkenntnisse der letzten Projekte angepasst werden. Egal wie schlecht das Einschätzungsvermögen auch sein mag: Die Statistik, die durch das Protokoll entstanden ist, gibt die Chance, Arbeitgebern schon im Voraus genaue Angaben über zukünftige Arbeitszeiten anbieten zu können. Und das verringert die Austauschbarkeit im Unternehmen.

3. Timesheets als Beruhigungsmittel

Gutes Einschätzungsvermögen hat noch eine andere Wirkung auf Arbeitgeber und Entwickler: Beruhigung. Oft genug verstehen Vorgesetzte, die Entwicklern Aufgaben erteilen, wenig vom Programmieren. Ein kompliziertes Briefing über technische Einzelheiten kann deshalb zu Verunsicherungen über den Ablauf des Projekts führen. Das Timesheet allerdings, sagt Bendixson, zeigt dem Arbeitgeber auch ohne technisches Know-How, wie detailgenau der Programmierer arbeitet. Das wirkt professionell, beruhigend auf beide Seiten und kann vor Unstimmigkeiten schützen.

Timesheets sind ohnehin wichtige Werkzeuge, wenn es zu schwierigen Arbeitssituationen kommt. Wenn das Release-Datum eines Produkts immer näher rückt und zu allem Überfluss unerwartete Bugs auftreten, die bis zur Deadline behoben werden müssen, sind Überstunden häufig vorprogrammiert. Dabei merken Arbeitgeber oft nicht, wie viel produktive Arbeitszeit beispielsweise durch Meetings verloren geht. In einem Timesheet können nicht nur Arbeitsschritte aufgezeichnet werden, sondern auch die Dauer von Meetings. Damit fungiert es als handfestes Beweismittel dafür, dass Überstunden nicht unbedingt notwendig sind, würde auf einige Meetings verzichtet werden.

Dasselbe funktioniere auch beim Freischaufeln ungestörter Arbeitszeiten. Xavier Morera ist .NET Developer und hat bereits für Microsoft gearbeitet. Er kenne selbst einige Entwickler, die zwar technisch besser arbeiten würden als er, nicht aber, wenn es um pünktliche Abgaben gehe. Sein Tipp: „Sie müssen ihre produktive Phase schützen“.

Verbesserung der Work-Life-Balance

Ein gutes Beispiel dafür sind E-Mail Verläufe zwischen Kollegen. Während auf lange Gespräche per E-Mail verzichtet werden sollte, sparen persönliche Gespräche Zeit. Morera zufolge, helfe es außerdem, nur einen Zeit-Slot am Tag für das Beantworten von E-Mails zu reservieren. Zwar ist das besonders für Kollegen und Auftraggeber Gewöhnungssache, doch Ted Bendixson weiß, wie diese Umstellung langfristig ankommt. Er versichert: Die Auflistung verschwendeter Arbeitszeit durch beispielsweise zu langen E-Mail-Verkehr kann Arbeitgeber sogar beeindrucken.

Timesheets können zudem nicht nur am Arbeitsplatz Stress vermindern, sondern auch in der Freizeit. Sie sind die Bestätigung dafür, dass ein Projekt in angemessener Zeit und pünktlich abgeliefert wurde. Das sorge für Entspannung im Feierabend und eine bessere Work-Life-Balance.

4. Innovation motiviert

Natürlich befürwortet nicht jeder Entwickler die Verwendung eines Timesheets. Jeff Sutherland, Programmierer und Co-Creator des agilen Modells Scrum, distanziert sich in einem Blogpost beispielsweise vollkommen von Timesheets. Wer agile Methoden anwenden wolle, könne sich nicht an Timesheets aufhalten. Seine Einwände gründen vornehmlich darauf, dass Entwickler ihre Produktivität einschränken würden, Timesheets faken müssten, um sie richtig ausfüllen zu können und, dass sie weder motivieren, noch einen realen Nutzen hätten. Fehlende Untersuchungen diesbezüglich geben ihm recht: Es gibt bisher keine belastbaren Studien darüber, ob Timesheets dem einzelnen Entwickler wirklich so viel nützen, wie es einige Tipps vorhersagen.

Dennoch hat Agile Coach und Softwareentwickler Martti Jeenicke eine Methode gefunden, um gleichzeitig Zeit zu tracken und weiterhin Spaß an der Arbeit zu haben. Wie das funktioniert? Mithilfe von Legosteinen. Ein Legostein steht für einen halben Arbeitstag. Dauerte eine Aufgabe einen Arbeitstag, dann werden ihr zwei Legosteine angeheftet. Das Konstrukt, bestehend aus Legosteinen und auf Post-Its festgehaltenen Aufgaben, hängt dann an der Bürowand und dient als ständiges Feedback. Das Ergebnis: Die Entwickler seien viel motivierter im Bezug auf Time-Tracking.

Weniger Prokrastination führt zu mehr Disziplin

Motivation wird abseits der fehlenden Akzeptanz von Timesheets meist aber durch ganz andere Aspekte geschwächt. Zwar hat ein normaler Arbeitstag ungefähr acht Stunden, doch die wenigsten nutzen ihn vollkommen aus. Prokrastination, zu viele Meetings, oder der Hang, ein Projekt über zeitraubende Wege zu verwirklichen, sind Dinge, die leicht zu vermeiden sind.

Der einfachste Weg zur Einsicht ist es, sich selbst zu beweisen, dass in acht Stunden mehr geschafft werden kann, als angenommen. Bendixson empfiehlt dafür, während des Zeiterfassens darauf zu achten, nur Stunden aufzuschreiben, in denen real gearbeitet wird. Das Ergebnis wirke als Ansporn. Denn wer merkt, dass er produktiver arbeiten könnte und dies auch umsetzt, der hat mehr Zeit für eigene Lieblingsprojekte.

Sobald diese Einsicht erreicht ist, muss aktiv Zeit geschaffen werden. Und das durch oft triviale Änderungen. Gab es in der Vergangenheit häufig Kritik an einer Arbeitstechnik, dann sollte versucht werden, sie zielführend zu ändern. Waren lange Telefonate ein Ablenkungsmanöver, dann sollten sie vermieden werden. Und wurde immer wieder an Lösungswegen festgehalten, die nicht funktionieren, dann sollten diese losgelassen werden. Das fordert Disziplin, fördert aber nicht nur das Projekt sondern auch die eigene Motivation.

5. Zeit bringt Geld

Alle zuvor genannten Gründe, Time-Tracking zu betreiben, laufen auf einen gemeinsamen Nenner hinaus: Schnelligkeit, Organisationssinn und Ausgeglichenheit führen zu Erfolgserlebnissen und können sich indirekt auch auf die Gehaltsabrechnung auswirken.

Darüber hinaus kann das kleine Bisschen Mehr an Disziplin auch für das gesamte Unternehmen rentabel sein: Wie viel Arbeitszeit brauchen die einzelnen Entwickler? Wie viel Geld steht dafür zur Verfügung? Wie groß kann das Projekt am Ende werden, ohne Arbeitskräfte auszubeuten? All diese Fragen können mithilfe eines Timesheets beantwortet werden und somit den Ausgang des Projekts beeinflussen.

Für Rainer Stropek, CEO und Mitgründer von software architects, ist dies besonders einfach, wenn alle Mitwirkenden ausschließlich an einem Projekt arbeiten. Multitasking sei hierbei nicht förderlich. Arbeiten die Entwickler, an vielen Projekten, dann dient Time-Tracking zumindest als Kalkulationsbasis.

Fazit

Ted Bendixsons fünf Gründe, warum man durch Time-Tracking zum besseren Entwickler wird, zeigen, dass Zeiterfassung ein Garant für höhere Produktivität im Job, aber auch im Alltag, sein kann. Und das, ohne Zeit und Energie zu verbrauchen. Denn abgesehen davon, dass Time-Tracking mit ein bisschen Routine zum Kinderspiel wird, gibt es zusätzlich Time-Tracking-Tools, die den Weg zum besseren Entwickler so stressfrei wie möglich gestalten.

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mit Steffen Behn & Tina Dreimann (die kartenmacherei)

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mit Tobias Ranft (Beratung Judith Andresen)

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