Teil 4: Umsetzungsdauer und Anforderungen für den Ablauf von Webprojekten

Lastenheft: Anforderungen an den Projektablauf
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Im vierten Teil unserer Artikelserie über die Anforderungskataloge von Softwareprojekten mithilfe eines Lastenhefts bleibt es konkret. Wir beschäftigen uns eingehender mit Webprojekten und folgen damit dem allgemeinen Trend, dass zunehmend Unternehmensapplikationen als Webanwendungen umgesetzt werden. Bedeutung hat das Lastenheft aber auch für den vermeintlich einfachen Fall der Erstellung einer umfassenden Internetpräsenz, wo üblicherweise ein Content-Management-System zum Einsatz gelangt. Der Einsatz von Lastenheften ist hier noch kein etablierter Standard.

Teil 3 der Artikelserie enthielt neben einem konkreten Gliederungsvorschlag für das Erstellen eines Lastenhefts auch Erklärungen dazu, wie Unternehmenscharakteristika berücksichtigt werden können und wie sich Ist- und Sollzustand in Produktfunktionen niederschlagen. Im vierten und letzten Teil widmen wir uns unter anderem der Dauer der Umsetzung sowie den Anforderungen an den Projektablauf.

Lastenheft: Lieferumfang/Dauer der Umsetzung

Bereits im Lastenheft – und dieses stellt die Basis für die spätere Vereinbarung im Rahmen eines Pflichtenhefts dar – sollten vertragliche Eckwerte zum künftigen Auftrag spezifiziert werden. Der Lieferumfang sollte möglichst genau beschrieben werden: Dies kann beispielsweise für ein Content Management System (CMS) in der Art geschehen, dass folgende Punkte vereinbart werden:

  • Auswahl, Installation und Einrichtung des CMS
  • Anpassung an die speziellen Bedürfnisse gemäß diesen und weiteren Festlegungen
  • erstmalige inhaltliche „Befüllung“ gemäß den gelieferten Inhalten des Auftraggebers
  • Übergabe des Quellcodes
  • usw.

Damit potenzielle Auftragnehmer das Gesamtprojekt hinsichtlich Aufwand und Kosten richtig einschätzen können, ist es notwendig, die zeitlichen Vorstellungen (z. B. geplanter Termin für die Onlineschaltung des Webauftritts) zu konkretisieren.

Anforderungen an den Projektablauf

Je nach Umfang des Gesamtprojekts kann es sinnvoll sein, dessen Verlauf näher zu spezifizieren. Dabei sollten u. a. die folgenden Punkte angesprochen werden:

Dokumentation: Projektbegleitende Meetings sollten sorgfältig vorbereitet werden, um die Diskussionsrunden effektiv zu gestalten und die formulierten Ziele zu erreichen. Moderne Methoden wie Mindmapping (Abb. 1) sollten genutzt werden. Ebenfalls sollten die wichtigsten Aspekte der Diskussionen in Gesprächsprotokollen festgehalten werden. Die Protokolle sind zur Vermeidung von Missverständnissen zwischen Auftragnehmer und Aufraggeber abzustimmen. Die Festlegung der konkreten (nächsten) Arbeitsschritte kann zum Beispiel in Form von To-do-Listen erfolgen.

Präsentation: Arbeitsstände (Meilensteine), die den Projektstand präsentieren, sind zu präsentieren. Gegebenfalls kann vorab auch ein Austausch der Dokumente per E-Mail bzw. eine Vorbesprechung am Telefon stattfinden. Üblich sind zwei bis drei Präsentationen des Auftragnehmers am Kundenstandort.

Schulungen/Workshops: Gehört mit der Übernahme des Projekts auch die Verpflichtung zur Durchführung von Schulungen und/oder Workshops für die Mitarbeiter des Auftraggebers dazu? Das ist im Vorfeld zu klären, da es ein besonderes Know-how auf Seiten des Auftragnehmers voraussetzt. Ein Beispiel: Der Webauftritt ist durch den Auftraggeber mithilfe eines CMS zu erstellen. Oft wird dabei auf die bekannten „Vertreter der Szene“ (Typo 3, Joomla,…) oder auf Eigenentwicklungen/Anpassungen des Auftraggebers zurückgegriffen. Die Webseite wird am Ende des Projekts übergeben, d. h. die Einstellung der ersten Inhalte ist ebenfalls Bestandteil des Auftrags. Ein CMS wurde insbesondere deshalb gewählt, um die Inhalte schnell und umkompliziert anpassen zu können. Dennoch sind für die Pflege der Inhalte einige Erfahrungen notwendig, d. h. die betreffenden Mitarbeiter sind einzuarbeiten. Gegenstand des Projektauftrags kann daher auch die Schulung einiger Mitarbeiter (sog. Redakteure) des Auftraggebers sein. Die Schulung ist sorgfältig vorzubereiten (Präsentation, Handouts, didaktische Vorbereitung).

Testbetrieb und Abnahme: Es ist zu formulieren, in welcher Form der Testbetrieb und die Abnahme des fertigen Produkts am Ende der Projektphase ablaufen sollen.

Serverpflege und Updates: Für Webprojekte ist ein eigener oder fremder Server Voraussetzung. Zu klären ist, wer und zu welchem Zeitpunkt für die Pflege des Servers und das Einspielen der Updates verantwortlich ist.

Abb. 1: Die Struktur des Lastenhefts als Mind Map

Abb. 1: Die Struktur des Lastenhefts als Mind Map

Projekt-Besonderheiten

Formulieren Sie an dieser Stelle echte Besonderheiten des Projekts. Bei einer geforderten Mehrsprachigkeit kann zum Beispiel darauf hingewiesen werden, dass neben Deutsch und Englisch auch eine Übersetzung in Chinesisch stattfinden soll. Das stellt eine besondere Herausforderung dar, da die Schriftzeichen und Ansprüche an das Design Veränderungen in den Anforderungen bedeuten, anders als wenn ausschließlich Seiten mit lateinischen Buchstaben erstellt werden. Auch kulturelle Unterschiede können Anpassungen – z. B. bei der Wahl des Bildmaterials – erfordern. Professionelle Beratung ist hier unumgänglich.

Allgemeine Hinweise

Ausführungen, die sich nicht in die zuvor stehenden Punkte einordnen lassen, sollten innerhalb dieses Gliederungspunkts formuliert werden. Dazu gehören u. a.: Ansprechpartner (Kontaktdaten: Telefon, E-Mail,…), Projektverantwortliche, eine mögliche Terminierung der Pflichtenheftabgabe und der Endtermin für die Einreichung eines Angebots. Weiterhin sollten die Termine für die Auftragserteilung und der Zeitpunkt des möglichen Projektstarts festgelegt werden.

Anlagen

Ergänzende Dokumente, wie Übersichten, ein Glossar zu den Fachtermini des Unternehmensgegenstands oder beispielsweise ein Organisationsplan des Unternehmens, können Gegenstand der Anlagen des Lastenhefts sein. Innerhalb des Dokuments sollte explizit auf die Anlagen verwiesen werden.

Usability und Accessability

Mit diesen beiden Schlagworten wird immer wieder bei der Gestaltung von Webseiten operiert. Was versteht man darunter? Usability steht als Überbegriff für Benutzerfreundlichkeit, während Accessability mit Zugänglichkeit – oftmals auch als Barrierefreiheit – übersetzt wird. Mit Barrierefreiheit ist grundsätzlich mehr gemeint, als Webseiten für behinderte Menschen „lesbar“ zu gestalten. Vielmehr geht es um die folgenden Aspekte:

  • Keine Nutzergruppe sollte technisch ausgeschlossen werden. Das Farbkonzept ist so zu wählen, dass auch Personen, die Probleme in der Zuordnung der Farben haben, von der Benutzung der Seite nicht ausgeschlossen werden. Des Weiteren sollten Schriftgrößen problemlos angepasst werden können.
  • Das System muss tolerant gegenüber Eingabe- und Benutzerfehlern sein. Die eingegeben Daten sind nach vorgegebenen Kriterien zu prüfen. Auf jeden Fall ist sicherzustellen, dass fehlerhafte bzw. fehlende Eingaben nicht einem Systemabsturz oder aus der Sicht des Anwenders zu unverständlichen Fehlermeldungen führen. Die bessere Lösung besteht darin, den Nutzer auf mögliche Unplausibilitäten hinzuweisen und entsprechende Hilfestellung für die Benutzereingaben zu generieren.
  • Sicherstellung einer guten Wahrnehmung der Informationen: Die Informationen sind gemäß ihrer Relevanz zu präsentieren. Wichtige Informationen sind in das Zentrum des Betrachters zu legen.
  • Dafür sorgen, dass die Informationen für jedermann verständlich sind: Dieses gilt insbesondere für fachliche Themen. Es ist die Frage zu stellen, ob bei der Zielgruppe die entsprechenden Fachtermini als bekannt vorausgesetzt werden können. Erklärungen können beispielesweise in eine Art Glossar oder in weiteren Webseiten (Verlinkung) ausgelagert werden.
  • Aus technischer Sicht muss die Webanwendung ein Maximum an Robustheit aufweisen: Neben der angesprochenen Toleranz gegenüber Fehleingaben gehört dazu, dass eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet ist (Serververfügbarkeit). Weiterhin sollten Ergebnisse, die mit der Anwendung erstellt wurden, reproduzierbar sein.

Mit der Zugänglichkeit von Webseiten beschäftigt sich u. a. die Web Accessibility Initiative (WAI) des W3C. Die Umsetzung der Barrierefreiheit ist eine Voraussetzung für die Erlangung von Benutzerfreundlichkeit. Weitere Anforderungen:

  • Die Internetpräsentation muss den berechtigten Bedürfnissen der Nutzer entsprechen.
  • Der Webauftritt muss so gestaltet sein, dass keine Schulung bzw. Einarbeitszeit erforderlich ist. Dieses wird u. a. dann erreicht, wenn Standards und etablierte Vorgehensweisen beachtet werden. Bezüglich der Benutzerführung gilt (von Ausnahmen abgesehen): Führen Sie bitte keine Experimente mit dem User durch!

Navigationsstruktur

Es existieren verschiedene Ansätze, den Anwender durch die Struktur der Internetpräsenz zu führen. Wichtig ist es, für einen logischen Aufbau zu sorgen und sicherzustellen, dass die Struktur selbsterklärend ist. Die Zahl der Ebenen ist auf jeden Fall zu begrenzen. Dabei sind die folgenden Überlegungen zu berücksichtigen:

  • Flache Struktur: Sie ermöglicht ein schnelles Erreichen der Inhalte. Mit wenigen Klicks kann man die gewünschte Seite aufrufen. Bei einem hohen Informationsumfang bedeutet es, dass bereits in den ersten Navigationsebenen viele Auswahlmöglichkeiten bestehen. In Abbildung 2 ist der prinzipielle Aufbau dargestellt.
  • Tiefe Struktur: Auf den einzelnen Ebenen werden nicht so viele Elemente zur Auswahl angeboten. Dagegen sind mehrere Navigationsebenen zu überwinden, bis man zu den gewünschten Inhalten gelangt. Abbildung 3 zeigt eine tiefe Strukturierung über fünf Ebenen (Stufe 0 bis Stufe 4).

Eine pauschale Empfehlung zur richtigen Wahl zwischen beiden Möglichkeiten gibt es nicht. Je nach Thema und Zielpersonenkreis sind andere Strukturen sinnvoll. Beispielsweise weisen Nachrichtenportale im Regelfall eine breite und flache Navigationsstruktur auf. Man gelangt mithilfe eines Begriffs (z. B. Sport, Politik, News,…) direkt zu den gewünschten Inhalten. Einen Ausschnitt aus der Webseite eines bekanten Nachrichtenmagazins zeigt Abbildung 4. Technische Seiten oder Informationsseiten sind meist tiefer strukturiert. Der Benutzer klickt sich sozusagen durch die einzelnen Elemente und gelangt sukzessive zu den gewünschten Informationen. Er wird anhand eines Navigationsbaums geleitet. Oft wird zum Zweck der Übersicht die Navigationsfolge eingeblendet. Auch hierfür ein Beispiel: Das Informationsportal der Stadt Erfurt (Abb. 5).

Abb. 2: Das Prinzip der flachen Navigationsstruktur

Abb. 2: Das Prinzip der flachen Navigationsstruktur

Abb. 3: Das Prinzip der tiefen Navigationsstruktur

Abb. 3: Das Prinzip der tiefen Navigationsstruktur

Fazit und Ausblick

In Teil 3 und 4 der Artikelserie wurde auf die Erstellung von Lastenheften, speziell für Webprojekte, eingegangen. Da zunehmend professionelle Anwendungen als Webapplikationen ausgeführt werden, sind auch hier die Arbeitsschritte der Anforderungsanalyse zu professionalisieren. Gleichwohl macht ein Lastenheft bereits bei weniger komplexen Projekten wie die Gestaltung von Webauftritten Sinn. Wie geht es nach der Erstellung des Lastenhefts weiter? Auf dessen Basis wird ein verbindliches Pflichtenheft zwischen Auftragnehmer und Aufraggeber erstellt. Dies sollte dann so konkret sein, dass die vertraglich vereinbarten Leistungen daraus möglichst rechtssicher abgeleitet werden können. Offensichtlich gelingt dieser Schritt umso besser, desto sorgfältiger das Lastenheft erarbeitet wurde.

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