Pragmatische Ansätze in der Digitalisierung

Globale Kollaboration mit Office 365
Keine Kommentare

Die Digitalisierung erreicht immer mehr Unternehmen, aber auch Menschen im beruflichen wie im privaten Umfeld. Es geht dabei um die Umstellung von analogen Artefakten auf digitale Szenarien und Prozesse. Für den Erfolg der Digitalisierung, der sich vor allem in gesteigerter Produktivität zeigt und die Komplexität damit verbundener Abhängigkeiten reduziert, muss statt der Technologie der Mensch im Vordergrund stehen.

Durch moderne Kollaborations- und Kommunikationsszenarien können Menschen sich intensiver austauschen, zusammenarbeiten und ihr Wissen in Echtzeit schneller von A nach B transportieren. Und dabei ist es egal, ob sich der Wissensträger in Peking oder New York und der Bedarfsträger in Berlin befindet. Wichtig ist vor allem, diese Szenarien unkompliziert und schnell bereitzustellen.

Der Artikel hat den Schwerpunkt Office 365 und zeigt, mit welchem Ansatz Unternehmen ihren Mitarbeitern die Services rund um Exchange, Skype for Business, SharePoint und Co. schnell und einfach zur Verfügung stellen können.

Office 365 – Mit kleinen Schritten beginnen

Betrachtet man das gesamte Portfolio von Office 365, ist man als Laie sehr schnell von den vielen Services und Tools überfordert. Es gibt Verzweigungen zwischen verschiedenen Services, wie zum Beispiel SharePoint zu Sway, Exchange zu Groups, Skype for Business zu Teams usw., die ihren Mehrwert erst entfalten, wenn man sie auch zusammen nutzt (Abb. 1). Es muss aber nicht immer gleich das ganze Office-365-Paket mit allen Services und Funktionen sein, auch wenn es bereits komplett lizenziert in der Schublade liegt. Vor allem kommt es darauf an, schnell kleine Mehrwerte zu generieren und vor allem den Mitarbeitern eine Möglichkeit zu geben, effektiver in ihrem beruflichen Alltag reagieren zu können.

In vielen Kundenprojekten hört man die Frage „Was kann man denn alles mit Office 365 machen?“ Darauf gibt es natürlich keine einheitliche Antwort, vielmehr hängt sie vom Unternehmen und den jeweiligen Anforderungen ab. Auch muss der vollumfängliche Schritt zu Office 365 mit allen Möglichkeiten und Lösungen nicht unbedingt fest datiert und in eine Zeitschiene gedrückt werden. Im Folgenden soll erörtert werden, wie Unternehmen mit einfachen Ansätzen und mit welchen Services von Office 365 schnell Mehrwerte generieren können.

E-Mail-Umstellung auf Exchange Online

Der einfachste und schnellste Weg, Office 365 Services wie Exchange Online zu nutzen, ist es, direkt auf Exchange Online zu migrieren. Tatsächlich ist dieser Ansatz im Gegensatz zur Einführung von SharePoint, Skype for Business oder Teams weniger komplex. Natürlich kommt es immer auf die internen Strukturen und Architekturen in den jeweiligen Unternehmen an. Wenn es jedoch darum geht, die Postfächer, E-Mail-Konten und Benutzer vom aktuell selbst gehosteten Exchange Server auf Exchange Online zu bringen, ist dies mit einer überschaubaren Planungsphase sowie einer nachfolgenden Migrationsphase ein gängiges Szenario, mit dem Unternehmen den ersten Schritt in die Office 365-Cloud gehen.

Als Vorbereitung hierfür müssen sich Unternehmen natürlich einige Fragen stellen. Hinsichtlich der technischen Themen müssen sie die Benutzer- und Identitätsverwaltung, Auto-Discovery-Funktion sowie Postfacharchivierung analysieren. Einer der großen Mehrwerte besteht darin, dass sich kurz- und mittelfristig die eigenen Exchange-Server abschalten lassen.

Für die Migration von Exchange On-Premises zu Exchange Online bietet Microsoft selbst Tools und Möglichkeiten, um Postfächer, Adressbücher etc. zu migrieren. Ebenfalls gibt es die Option einer IMAP-Migration, die es ermöglicht, die Postfächer von anderen Webmailanbietern wie Strato oder 1&1 zu migrieren. Für den Anwender ändert sich nichts, er kann weiterhin Outlook als E-Mail-Client nutzen und damit seine E-Mails und Adressbücher verwalten.

SharePoint Online als Kollaborationsplattform

Auch das Bereitstellen von SharePoint muss nicht unbedingt ein groß angelegtes Projekt sein; die Zeiten, in denen man noch seitenlange Intranet- und Plattformkonzepte geschrieben hat, liegen schon weit zurück. So ganz ohne Strukturierung und prozessrelevante Informationen geht es aber auch nicht. Wichtig für einen schnellen und vor allem unkomplizierten Einsatz von SharePoint ist vor allem das Involvieren der Mitarbeiter, soll heißen, dass die Betroffenen zu Beteiligten gemacht werden sollten. Das Feedback aus den Fachabteilungen ist mit das Wichtigste, denn natürlich wissen die Mitarbeiter am besten, wie ihr Arbeitsalltag aussieht. So kann zum Beispiel die Kollegin aus der Finanzabteilung genau spezifizieren, was sie im Alltag behindert, und häufig sogar sagen, was ihr dabei helfen würde, noch reibungsloser zu arbeiten.

Am Anfang muss es keine große Intranet- oder Portaleinführung sein, um Mitarbeiter zufriedenzustellen; hier kann man schon mit kleineren Ansätzen einen großen Mehrwert schaffen. Wenn man zu Beginn die Standardmöglichkeiten einer Publishing-Seite von SharePoint nutzt, um dort eine Navigation aufzubauen, und für die einzelnen Fachabteilungen jeweils eine Site Collection bereitstellt, können die Mitarbeiter bereits erste Erfahrungen im Umgang mit SharePoint machen (Abb. 2).

Abb. 2: Standard-Site-Collection in SharePoint

Hier kommt es vor allem darauf an, die Vorteile von SharePoint etwa gegenüber den klassischen File-Share-Mustern klar herauszustellen. Mit SharePoint können Fachabteilungen transparent zusammenarbeiten, Änderungen an Dokumenten nachvollziehen und vor allem Metadaten nutzen, um Dokumente sauber und nach Dokumententyp zu pflegen. Der Start kann eine Site Collection mit zwei Bibliotheken, einem einfachen Metadatenkonzept sowie einer Aufgabenliste sein. Alle Mitarbeiter der Fachabteilung können ihre Aufgaben und Termine in SharePoint zentral pflegen, zusammen parallel an Dokumenten arbeiten und somit unabhängig von Ort oder Zeit auf die Plattform zugreifen.

Dieser Ansatz bietet Fachabteilungen einen schnellen Einstieg in SharePoint und die Möglichkeit, sich mit den Funktionen vertraut machen. Das Wissen, das ganz zu eginn der Arbeit mit SharePoint gesammelt wird, kann in den weiteren Ausbaustufen sehr hilfreich sein.

Yammer als internes Unternehmensnetzwerk

Das größte soziale Netzwerk Facebook kennen mittlerweile fast alle Menschen auf der Welt. Facebook-Mitglieder verfassen täglich unzählige Posts, Likes und Kommentare, Menschen vernetzen sich untereinander, bleiben in Kontakt, tauschen sich in themenbezogenen Gruppen aus und kontaktieren Gleichgesinnte.

Das gleiche Prinzip verfolgt Microsoft mit Yammer (Abb. 3). Hier können sich Fachabteilungen über Standortgrenzen hinweg in themenbezogenen Gruppen zusammenschließen und sich zentral miteinander austauschen. Das Einbinden von weiteren Kollegen in die Kommunikation ist mit der Tagfunktion (@Name) sehr einfach, und die entsprechende Person erhält bei Bedarf eine Benachrichtigung.

Beginnen kann man hier vor allem sehr einfach mit dem Anlegen von ersten Gruppen für beispielsweise jede Fachabteilung. In diesen Gruppen können sich die Mitarbeiter dann zu bestimmten Themen austauschen oder auch das gemeinsame Mittagsessen planen, ohne dass ein großer E-Mail-Verteiler nötig wäre.

Auf der Startseite hat man eine geordnete Übersicht, in welchen Gruppen man Mitglied ist. Innerhalb der Gruppen kann man sich direkt mit den anderen Mitgliedern austauschen. Hier liegt der große Vorteil darin, dass sich Yammer auch von unterwegs mit der Microsoft-App bedienen lässt. Somit kann man mit seinen Kollegen auch dann in Kontakt bleiben, wenn man den Ort wechselt.

Es ist auch möglich, sich mit externen Gruppen wie anderen Unternehmen oder Communitys zu verbinden und diese zentral in die Gruppenübersicht einzubinden. Funktionen wie Liken, Kommentieren, Taggen, Hashtagging oder auch das Teilen von Informationen, die Nutzer bereits von Facebook kennen, lassen sich in Yammer ebenfalls unkompliziert anwenden.

Microsoft Skype for Business für Konferenzen und Telefonate

Neben Kollaboration, sozialen Netzwerken und E-Mail ist natürlich auch die Kommunikation über Telefon, in Konferenzen oder per Video sehr wichtig. Der Service, der bei Microsoft diese Funktionen abdeckt, ist Skype for Business (Abb. 4). Er lässt sich innerhalb von Office 365 als Kommunikationsplattform nutzen, dank derer man mit nur einem Klick Kontakt zu seinen Kollegen aufnehmen kann, egal ob per Telefon oder Videoanruf. So lässt sich auch die Kommunikation mit mehreren Personen in einer Konferenz unkompliziert und mit wenigen Klicks durchführen.

Für die Bereitstellung und Einführung von Skype for Business sollten sich Unternehmen vor allem ihr internes Datennetzwerk ansehen. Es sollte sichergestellt werden, dass eine hohe Bandbreite zur Verfügung steht, um Telefonate und Konferenzen in guter Qualität durchführen zu können und Latenzen zu minimieren. Bereits zu Beginn sollten alle Abteilungen innerhalb des Unternehmens involviert und nach ihren konkreten Bedürfnissen befragt werden, damit bei der Einführung von Skype for Business so viele wie möglich abgedeckt werden können. Ein Bedürfnis wäre es beispielsweise, die Flexibilität von Skype for Business auch von unterwegs über das Smartphone oder Tablet nutzen zu können. Als eigenständiger Service und Dienst von Office 365 bietet Skype for Business eine integrative Möglichkeit, auch über mehrere Plattformen hinweg zu kommunizieren. Zudem ist Skype for Business mit vielen Telefonanlagen kompatibel, sodass sich die Lösung auch an das Telefonnetz anschließen lässt.

Lizenzierung und Planung der Office-365-Plattform für das gesamte Unternehmen

Die meisten Unternehmen haben ab einer bestimmten Größe und Mitarbeiteranzahl ein sogenanntes Enterprise Agreement – einen Vertrag mit Microsoft für sämtliche Microsoft-bezogenen Lizenzen im Unternehmen. Hierzu zählen vor allem die Anzahl der Lizenzen für Windows, Office und Applikationsserver wie SharePoint, Exchange oder auch Datenbankserver (SQL).

Diese Verträge werden in der Regel jährlich neu verhandelt. Unternehmen haben hier die Möglichkeit, auch die Lizenzen für die Nutzung von Office 365 vertraglich zu vereinbaren, was natürlich im Sinne von Microsoft ist. Wichtig sind vor allem Fragen, ob Unternehmen neben der Office-365-Plattform weitere On-Premises-Server wie SharePoint oder Exchange betreiben möchten, oder ob Microsoft Office auch lokal auf den PCs der Mitarbeitern installiert sein soll. Die Lizenzen für die Nutzung von Office 365 können Unternehmen abonnieren und monatlich oder auch jährlich bezahlen.

Microsoft bietet zudem mehrere Cloud-Varianten wie die EU-Cloud oder die DE-Cloud an. Vor allem, wenn Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen hohe Anforderungen an den Datenschutz haben, ist es sinnvoll, die Office 365 Services aus der deutschen Cloud zu nutzen.

Fazit

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe technischer Lösungen, die eine Zusammenarbeit in Unternehmen auch über Fachabteilungen und Standorte hinweg ermöglichen. Im Prinzip ist es ausreichend, wenn sich Unternehmen für einzelne Services wie SharePoint, Exchange oder Yammer entscheiden und diese für ihre Kommunikation und Kollaboration nutzen. Die Lösungen sind recht nutzerfreundlich, sodass Fachabteilungen mit Sicherheit schnell noch weitere Anwendungsmöglichkeiten im Unternehmen finden werden.

Unsere Redaktion empfiehlt:

Relevante Beiträge

X
- Gib Deinen Standort ein -
- or -