Die Betroffenen zu Beteiligten machen

Best Practices: So wird das Intranet zu einer produktiven Plattform im Unternehmen
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Fast jedes Unternehmen nutzt das klassische Intranet, denn wenn es darum geht, den Informationsfluss unternehmensweit zu gewährleisten, ist das Intranet für alle Mitarbeiter eine wichtige Plattform. Richtig eingesetzt kann das Intranet zu einem nachhaltigen und vor allem innovativen Mehrwert für das gesamte Unternehmen werden kann.

Informationen werden überwiegend durch Mitarbeiter konsumiert, auch gibt es kaum Möglichkeiten, nahtlos mit den zur Verfügung gestellten Daten und Fakten zu interagieren. Die Akzeptanz für das klassische Intranet, das als zentrale Plattform für das gesamte Unternehmen gedacht ist, liegt mittlerweile nur noch bei durchschnittlich 10 bis 20 Prozent der Belegschaft.

Gegenwärtige, reale Szenarien

Oft wird das Intranet auch als komplett eigenständiges Projekt im Unternehmen wahrgenommen, bei dem der Fokus viel zu sehr auf dem Veröffentlichen allgemeiner Informationen und Neuigkeiten in Form von Artikeleinträgen und Feeds liegt. Kombiniert man jedoch Informationen und Kollaboration miteinander – und das am besten kontextbezogen – können dadurch enorme Vorteile entstehen. Das liegt vor allem daran, dass Informationen heute viel schneller und komplexer verfügbar sind als noch vor zwanzig Jahren. Die heute genutzten Kanäle sorgen dafür, dass Daten und Informationen innerhalb von Sekunden über die gesamte Welt verteilt werden können und entsprechend verfügbar sind. Egal, ob die Verantwortlichen das Intranet Mitarbeiter- oder Informationsportal nennen, die Praxis zeigt, dass die Einführung eines Intranets häufig scheitert, weil Unternehmen Mitarbeiterbedürfnisse, User Experience, Management Attention oder das Marketing dafür entweder unterschätzen oder gar nicht in Betracht ziehen.

Die Betroffenen zu Beteiligten machen

Das erste und vor allem wichtigste Thema in einem Intraneteinführungsprojekt ist es, die Mitarbeiter zu involvieren. Denn aus den Fachabteilungen kommt der wichtigste Input für das Portal, und das stellt gleichzeitig einen zentralen Erfolgsfaktor dar. Neben den Informationen für den beruflichen Alltag, die die Mitarbeiter ins Projekt einbringen können, werden sie so aktiv in die Gestaltung und Strukturierung des Portals eingebunden. Die Mitarbeiter können ihr Portal auf diese Weise mitgestalten, was nachweislich zu einer viel höheren Akzeptanz führt, als wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern solch ein Portal einfach so zur Verfügung stellen.

Die Anforderungen der Fachabteilungen an eine zentrale Kollaborationsplattform sollten im Vordergrund stehen und miteinander abgestimmt sein. Ein positiver Effekt dabei ist, dass die Fachabteilungen transparent miteinander kommunizieren und eine Interaktion entsteht.

Workshops in interaktiver Form, wie zum Beispiel der Interaction Room (Abb. 1) bei der adesso AG, haben sich bewährt, da sich die Beteiligten interaktiv mit dem Projekt, den Zielen und Zusammenhängen auseinandersetzen. Der Teilnehmerkreis besteht aus einem interdisziplinären Team aus Fach- und IT-Experten, wodurch sich Anforderungen und Lösungen unter Anleitung eines Moderators direkt ermitteln lassen. Der Interaction Room ist ein echter, begehbarer Raum mit vier Wänden, an denen die Teilnehmer Projektdetails und Informationen visualisieren können.

Abb. 1: Aufbau des Interaction Rooms (Quelle: adesso [1])

Qualität vor Quantität

Zu viele Informationen können Nutzer stark überfordern. Das kann so weit gehen, dass Nutzer wieder nach alten Mustern agieren und sämtliche Tools aus verschiedenen Quellen nutzen, die ihnen sinnvoll erscheinen. Effektiver und motivierender für den Anwender ist es, wenn er nur über die Informationen verfügt, die er für seine Arbeit tatsächlich benötigt.

Das Ziel sollte es sein, Informationen und Daten von Beginn an thematisch und nach Priorität zu ordnen und diese auch anwenderzentriert aufzubereiten. Für einen sauberen Content Lifecycle kann es für das Projekt und die spätere Akzeptanz nützlich sein, wenn es im Unternehmen speziell dafür verantwortliche Personen gibt. Einige Unternehmen haben das erkannt und gezielt Positionen dafür geschaffen – meist in Form eines Content Managers oder eines Product Owners Content. Die Anwender und Konsumenten der Informationen werden es sehr zu schätzen wissen und dies mit aktiver Nutzung danken.

Zu Anfang dieses Artikels sind wir auf die Kombination aus Information und Kollaboration eingegangen und haben erläutert, wie aus einem reinen „Konsumportal“ eine interaktive Plattform für die Zusammenarbeit entstehen kann. Das Ziel sollte es sein, Mitarbeiter und Informationen zu verbinden, sodass ein nachhaltiger Mehrwert für Mitarbeiter und Unternehmen entsteht. Insbesondere das Abbilden digitaler Prozesse und das Abschaffen manueller und zeitintensiver Vorgänge sollten der Entwicklung eines Kollaborationsportals zugrunde liegen.

Fokus gezielt auf Lösungen anstatt auf Technik setzen

Sehr oft werden Intranetprojekte als rein technische Projekte aus der IT heraus initiiert und auch koordiniert. Sicherlich ist es notwendig, technische Möglichkeiten und Abhängigkeiten gegeneinander abzuwägen, allem voran auch das Auswählen und Bereitstellen von Technologien. Der Fokus sollte dabei allerdings auf Prozessen und Lösungen liegen. In Intranetprojekten können die Verantwortlichen dann beispielsweise SharePoint und/oder Office 365 miteinander kombinieren, sodass fachliche Anforderungen synchron zu technischen Möglichkeiten in Kontext gebracht werden können.

In der Praxis kann zum Beispiel eine auf SharePoint basierende Intraneteinführung so aussehen, dass Fachabteilungen und IT eng zusammenarbeiten und gezielt konkrete und vor allem priorisierte Anforderungen erarbeiten. Die Zusammenarbeit sollte auf Augenhöhe geschehen und dabei stets das gemeinsame Ziel im Auge behalten: Den Mitarbeitern soll eine Plattform zur Verfügung gestellt werden, bei der Informationsfluss, Kollaboration und Interaktion Hand in Hand gehen. Der Aufwand für ein derartiges Projekt besteht erfahrungsgemäß aus 80 Prozent informeller und fachlicher und zu 20 Prozent aus technischer Arbeit.

Die Konstellation innerhalb des Projektteams sollte dabei stets so gewählt sein, dass aus sämtlichen Bereichen Vertreter und auch Entscheider einbezogen werden. Neben dem Projektleiter spielt vor allem auch das Management eine tragende Rolle. Die aktive Unterstützung durch die Geschäftsführung oder den Vorstand sorgt für unternehmensweite Transparenz und vor allem Nachhaltigkeit. Eine kontinuierliche Kommunikation und ein konsequentes Bewerben des Projekts sorgen für einen sauberen Informationsfluss und bereiten Mitarbeiter und Unternehmen auf die zukünftige Plattform vor.

Bestandteile einer interaktiven und unternehmensweiten Kollaborationsplattform

Wesentliche Erfolgsfaktoren für eine akzeptierte und aktiv genutzte Unternehmensplattform bestehen aus aufeinander abgestimmten und bedarfsgerechten Artefakten. Eine gesunde Mischung aus Information, Interaktion und Kollaboration sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich aktiv mit den Informationen und den Strukturen auseinandersetzen können.

Ebenfalls wichtig ist die Qualität der geteilten Informationen, damit die Mitarbeiter diese sinnvoll für ihren beruflichen Alltag nutzen können. Dazu gehört die aktive Gestaltung des Informationsflusses, damit Mitarbeiter untereinander Wissen austauschen können. Eine moderne Strategie nach dem Prinzip „intelligentes Intranet“ sorgt dafür, dass die Anwender genau die Informationen auf der Startseite angezeigt bekommen, die für sie relevant sind. Hier werden fachliche Anforderungen sinnvoll mit technischen Lösungen verknüpft und sorgen entsprechend für einen produktiven Mehrwert.

Beim Interaktionsteil ist es unabdingbar, eine Verbindung zwischen Mitarbeitern und Informationen herzustellen. Im besten Fall werden Informationen innerhalb der Prozesse verarbeitet. Das sind zum Beispiel Freigabeworkflows, das Erarbeiten von Konzepten oder auch Buchungsabläufe, die alle Anwender durchführen können. Ein interessanter Ansatz ist es, Mitarbeitern innerhalb von Dashboards die Möglichkeit zu geben, mit den Daten direkt aus dem Portal heraus Berichte zu generieren oder Auswertungen direkt mit anderen Personen zu teilen. Die Motivation zur Interaktion kann durch eine unternehmensweite Marketingkampagne, die Funktionen und Möglichkeiten der Plattform in einfachen Use Cases erläutert, für das Projekt strategisch optimiert werden.

Moderne Kollaboration bedeutet heute, unabhängig von Ort und Zeit gemeinsam an Informationen und Daten arbeiten zu können. Das Dokument kann zum Beispiel an einem bestimmten Ort in SharePoint oder OneDrive geteilt und für andere freigegeben werden. Die Nachvollziehbarkeit ist durch die integrierte automatische Versionierung gewährleistet und sorgt dafür, dass sich die Nutzer schnell einen Überblick über Änderungen innerhalb eines Dokuments verschaffen können. Die klassische Arbeitsweise, nach der Teams nur an einem Ort und in einem Büro arbeiten, ist längst überholt. Hier hat die Digitalisierung zu einer enormen Verbesserung beigetragen: Die Arbeitswelt von heute kennt verteilt arbeitende Teams, die auf unterschiedliche Devices wie Notebooks oder Smartphones zugreifen und in Echtzeit miteinander kommunizieren.

Mensch und Technologie miteinander verbinden

Die Einführung eines neuen Portals ist oft auch mit neuer Technologie oder Software verbunden. Bei Microsoft SharePoint oder Office 365 ist es beispielsweise empfehlenswert, Mitarbeitern die elementaren Funktionen wie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, Datenfreigaben, Automatisierungen und moderne Inhaltsorganisation vorzuführen und sie dafür zu sensibilisieren, wie moderne und effektive Zusammenarbeit funktionieren kann.

Mittlerweile arbeiten mehr als 200 000 Unternehmen und 190 Millionen Anwender mit Microsoft SharePoint, vor allem in den Szenarien Intranet, Teamseiten und Contentmanagement. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren von Technologieeinführungen vor allem bei SharePoint ist, Unterstützer beziehungsweise Botschafter zu aktivieren. Eine gewisse Begeisterung und Leidenschaft für das Projekt kann einen unglaublich motivierenden Effekt für sämtliche Mitarbeiter haben und zu einem offenen und transparenten Austausch von Ideen führen, der wiederum tägliche Arbeitsabläufe optimieren kann.

Fazit

Vor allem Themen wie Kommunikation und Transparenz sollten Unternehmen bei einem Intranetprojekt als Erstes angehen. Die konkreten Bedürfnisse und Anforderungen aus den Fachabteilungen und ihren Mitarbeitern sollten im Fokus stehen, damit effiziente Lösungen für das gesamte Unternehmen gefunden und realisiert werden können. Wenn Unternehmen die betroffenen Mitarbeiter zu Beteiligten machen, steigt die Akzeptanz eines solchen Projekts und sie sind erfahrungsgemäß zufriedener – sowohl mit dem Entwicklungsprozess als auch mit dem Ergebnis. Eine saubere Planung, die Themen wie Informationsarchitektur, Organisationsstruktur, Prozessabläufe, Kollaborationsmethoden und Kommunikation in Zusammenhang bringt, ist ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für eine nachhaltige und erfolgreiche Plattform.

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