Microsofts Kollaborationstool für Arbeitsgruppen in Office 365

Office 365: Microsoft Teams im Alltag
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Die im März 2017 veröffentlichte neue Funktion „Teams“, die Microsoft als modernes Kollaborationstool speziell für geschlossene Arbeitsgruppen entwickelt hat, kann innerhalb Office 365 übergreifend sämtliche verfügbaren Applikationen und Services miteinander kombinieren. Dazu zählen die nahtlose Integration der wichtigsten Features wie Mail und Kalender, Voice und Video Meetings, Sites und Content sowie Enterprise Social.

Nicht verwechseln sollte man Microsoft Teams mit Office 365 Groups, was allerdings häufig vorkommt. Viele Anwender stellen sich auch die Frage, ob Teams oder Groups besser für ihre Zwecke geeignet sind.

Wenn man eine Office-Team-Seite erstellt, ist es wichtig zu wissen, dass sich darunter Office 365 Groups befindet, das sich wie eine Spange um die oben beschriebenen Applikationen und die Teams-Seite legt. Der wesentliche Unterschied zwischen beiden ist, dass sich Office 365 Groups auf das Freigeben und Berechtigen von Ressourcen wie Postfächer, SharePoint-Seiten, BI-Dashboards etc. fokussiert. Teams ist hingegen eine übergeordnete Plattform, in der auch zusätzliche Funktionen wie Instant Messaging (Chat) oder Videokonferenzen möglich sind.

Technisch gesehen liegen hinter Microsoft Teams als Backend jeweils SharePoint für Dokumente, Content sowie OneNote, aber auch Exchange und Skype for Business, die für die Teams-Funktionen genutzt werden. Office 365 Groups nutzt im Hintergrund den Exchange-Online-Dienst. Die Basisinstanz hinter jeder Microsoft-Teams-Seite ist im Prinzip Office 365 Groups, die sich aber auch jederzeit zu einer voll funktionsfähigen Teams-Seite hochstufen lässt.

Microsoft Teams von verschiedenen Kanälen und Devices aus benutzen

Ein Kollaborationstool wie Teams lässt sich nur sinnvoll und produktiv nutzen, wenn man in der Handhabung und dem Zugriff flexibel und unabhängig von Ort oder Zeit bleibt. Nutzer können Microsoft Teams mit Browsern wie Edge (Version 12+), Internet Explorer (Version 11+), Firefox (Version 47+) oder Chrome (Version 51+) aufrufen und verwenden. Möchte man Microsoft Teams mit Safari öffnen, wird der Benutzer aufgefordert, den dafür bereitgestellten Desktopclient herunterzuladen. Es existiert außerdem eine Mobile-App für Windows Phone, Android und iOS-Devices, die Interessierte in den jeweiligen App-Stores kostenlos herunterladen können (Abb. 1).

Die Integration in Office 365 geht nahtlos vonstatten und ermöglicht das unkomplizierte Erstellen und Anpassen über sämtliche Zugriffsmöglichkeiten.

Technische Rahmenbedingungen und Informationen

Microsoft Teams unterstützt nicht das lokale Bereitstellen von SharePoint-Seiten oder Content. Zum Freigeben und Speichern von Dateien in Teamunterhaltungen wird SharePoint Online benötigt; für das Freigeben und Speichern von Dateien in privaten Chats kommt OneDrive for Business zum Einsatz. Um Teams erstellen zu können, müssen Benutzer für Office 365 freigeschaltet sein. Außerdem müssen ihnen SharePoint- und Exchange-Lizenzen zugewiesen werden, damit sämtliche Funktionen genutzt werden können.

Für ein neues Team wird im Hintergrund eine Office-365-Gruppe einschließlich der damit verbundenen SharePoint-Website, dem Postfach sowie dem OneNote-Notizbuch erstellt. Das kann über das klassische Office 365 UI oder aber auch über Office 365 PowerShell erfolgen. Sobald das Team erstellt ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Bereich zu individualisieren und anzupassen.

Über das Kontextmenü des Teams lassen sich Einstellungen wie „Hinzufügen eines Kanals“, „Hinzufügen eines Mitglieds“ oder die „Beschreibung des Teams“ anpassen (Abb. 2). Weiterhin können auch Konfigurationen rund um Benachrichtigungen sowie Erwähnungen durchgeführt werden (Abb. 3).

Moderne und übergreifende Zusammenarbeit auf einer Oberfläche

Vernetzung und Kommunikation innerhalb eines realen Teams lassen sich mithilfe von Microsoft Teams qualitativ hochwertig und transparent gestalten. So können sämtliche Mitarbeiter innerhalb des Teams unabhängig von Ort oder Zeit Informationen teilen, miteinander kommunizieren oder zusammen an Dokumenten arbeiten (Abb. 4). Vor allem bei verteilten Teams kann dies eine sinnvolle Ergänzung sein. Die wöchentlichen Meetings lassen sich direkt über Microsoft Teams starten, auch ein Instant-Chat hilft in den meisten Fällen, langwierige E-Mail-Konversationen zu minimieren.

BASTA! 2018

Testing in production

mit Nico Orschel (AIT GmbH & Co. KG)

Die Services und Funktionen, die sich neben der Integration von sämtlichen Applikationen wie Skype, SharePoint oder OneDrive miteinander kombinieren lassen, können als wichtiger Baustein für den modernen und digitalen Arbeitsplatz der Zukunft gesehen werden.

Neben den technischen Belangen spielen jedoch noch mehr die fachlichen Themen eine tragende Rolle. Eine moderne Zusammenarbeit und Kommunikation kann nicht nur ausschließlich durch die Einführung oder Implementierung eines Tools oder einer Software erfolgen. Vielmehr sind es kulturelle und auch unternehmensbedingte Gegebenheiten, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Unternehmen müssen Mitarbeiter integrieren und involvieren, sie müssen die „Betroffenen“ unbedingt zu „Beteiligten“ machen. Mitarbeiter sollten wichtige Impulse geben können, denn Anwender und Fachabteilungen kennen ihre Prozesse am besten und können so darüber informieren, was aktuell im Prozess ausbremst oder behindert.

Integration von Registerkarten und Applikationen

Eine logische Microsoft-Teams-Struktur besteht immer aus Kanälen und Registerkarten sowie Inhalten bzw. Content. Ein Team kann also mehrere Kanäle sowie auch mehrere Registerkarten haben. Neben Standardfunktionalitäten wie SharePoint-Seiten für Dokumente, OneNote für Notizbücher oder ein Wiki-Bereich lassen sich den Teams weitere Registerkarten hinzufügen. Neben Excel, PowerPoint, Planner oder SharePoint-Seiten können Nutzer ebenfalls Drittherstellerfunktionen wie YouTube, PDF Viewer oder auch Trello Boards integrieren (Abb. 5).

Die Erstellung einer Registerkarte geschieht mit dem Betätigen des +-Buttons oben unter dem Namen des Teams. Sobald der Nutzer darauf klickt, poppt ein entsprechendes Fenster auf, in dem er die gewünschte Applikation auswählen kann (Abb. 6).

Abb. 5: Integration eines YouTube-Videos in Microsoft Teams

Abb. 5: Integration eines YouTube-Videos in Microsoft Teams

Eine oft gestellte Frage ist, wie sich Teams vom Dienst Yammer unterscheidet. Sie ist durchaus legitim, da auf funktionaler Ebene viele Ähnlichkeiten bestehen. Die größten Unterschiede liegen vor allem darin, dass sich Yammer auf eine unternehmensweite Kommunikation spezialisiert hat, Teams hingegen für eine definierte Auswahl von kleineren bis mittleren Gruppen. Ein Yammer Feed lässt sich auch problemlos in eine Microsoft-Teams-Seite integrieren, sodass man mit den Kollegen kommunizieren kann, ohne den Teams-Bereich zu verlassen.

Große Vorteile in der Handhabung und Integration sowie bei der Compliance

Neben allen technischen und fachlichen Aspekten sind Compliancevorgaben für einen reibungslosen Ablauf unabdingbar. Tatsächlich werden Richtlinien oftmals sehr stiefmütterlich behandelt, was zu Hindernissen und Missverständnissen führen kann. Eine sauber strukturierte und transparente Richtlinienvorgabe sollte gerade für unternehmensweite Prozesse formuliert und auch entsprechend kommuniziert werden. Die Microsoft-Teams-Lösung erfüllt die Compliancenormen wie die EU-Standardvertragsklauseln, die Service Organization Controls SOC 1 und SOC 2 sowie die ISO 27001.

Für Unternehmen, die bisher überwiegend auf Microsoft-Technologien setzen, kann dies vor allem auch in der nahtlosen Office-Integration einen großen Mehrwert haben. Diesen aus sämtlichen Funktionen von Microsoft Teams zu ziehen, gelingt jedoch auch nur, wenn man auch überwiegend die Office 365 Cloud nutzt. Hierzu zählen Dienste wie Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business und Skype for Business. Das Erstellen von Teams sowie ihre Anpassung lässt sich, wie bereits beschrieben, relativ einfach durchführen, sodass die Mitarbeiter schnell in ihren Bereichen produktiv arbeiten können.

Die Datenübertragung innerhalb Teams ist verschlüsselt, auch wenn Kollegen miteinander chatten oder einander Dateien senden oder miteinander teilen. Dies gewährleistet ein sicheres Zusammenarbeiten. Da Mitarbeiter in Unternehmen mittlerweile in mehreren Teams zusammenarbeiten – und dies auch oft parallel – hilft dem Nutzer die Navigationsleiste auf der linken Seite dabei, einen Überblick über sämtliche Teams zu bekommen, in denen er sich befindet. Dort kann er auch schnell zwischen Teams und Themen wechseln.

Lizenzierung, Pläne und Aktivierung/Deaktivierung von Microsoft Teams

Microsoft Teams ist bereits standardmäßig in folgenden Produkten enthalten:

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E1 Plan, E3 Plan und E5 Plan

Das Aktivieren von Microsoft Teams kann über die Admin-Oberfläche im Office 365 Tenant erfolgen. Hierzu meldet man sich als Administrator am Office-365-Portal an (Abb. 7). Unter EINSTELLUNGEN wird der Reiter DIENSTE UND ADD-INS gewählt, woraufhin sich im darauffolgenden Fenster (Abb. 8) der Dienst „Microsoft Teams“ für die ganze Organisation aktivieren oder bei Bedarf deaktivieren lässt.

Abb. 7: Startseite des Office-365-Portals

Abb. 7: Startseite des Office-365-Portals

Abb. 8: Dienstübersicht im Office-365-Portal

Abb. 8: Dienstübersicht im Office-365-Portal

Zusammenfassung

Als Kollaborationsplattform für kleine und mittlere Gruppen kann Microsoft Teams ein sehr produktiver Begleiter sein. Durch die verschiedenen Kanäle und Apps ist der Nutzer unabhängiger von anderen Lösungen und somit ein Stück weit flexibler.

Da Microsoft Teams nahtlos in Office 365 integriert ist und mit sämtlichen bekannten Applikationen wie Skype, Office und Exchange interagiert, können Mitarbeiter ihre gewohnte Arbeitsumgebung ohne Medienbrüche nutzen.

Für Fachabteilungen, IT-Abteilungen und auch auf Managementebene kann Microsoft Teams eine sinnvolle Unterstützung sein, da die Lösung sämtlichen Content konsolidiert und Informationen zentral zur Verfügung stellt.

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