Chase Seibert, Mitarbeiter des Startups NerdWallet, hat interessehalber seine in Meetings verbrachte Zeit protokolliert. Das Ergebnis: Rund 40 % seiner Arbeitszeit muss er für derartige Treffen aufbringen. Zeit, die seiner Ansicht nach deutlich besser genutzt werden könnte.
Dabei spricht er Meetings den Nutzen nicht generell ab. Das größte Problem ist seiner Ansicht nach jedoch das Kosten-Nutzen-Verhältnis: Eingedenk der Tatsache, dass Programmierer (auch hierzulande) in der Regel weit überdurchschnittlich gut bezahlt werden, können Meetings sich mir nichts dir nichts zu einem gewaltigen Kostenfaktor, ja zu wahren Geldvernichtern entwickeln. Geld, das an anderer Stelle – zum Beispiel in Form zusätzlicher Programmierer – deutlich besser investiert wäre.
Im schlimmsten Fall, so Seibert, sind Meetings nur für einen gut: Den, der sie einberufen hat und sie für eine sinnvolle Betätigung hält – während der Rest der Teilnehmer sich bereits nach 5 Minuten gedanklich ausklinkt, weil der Inhalt sie eigentlich nicht betrifft.
Regelmäßige Treffen, die in erster Linie von Managern einberufen werden, um auf dem Laufenden zu bleiben, bezeichnet Seibert erst gar nicht als Meetings und empfiehlt, deren Modus Operandi von „finden statt, es sei denn, jemand sagt sie explizit ab“ auf „finden normalerweise nicht statt, es sei denn, jemand beruft sie explizit ein“ zu ändern – so überlegt sich der Betreffende nämlich zweimal, ob sie auch wirklich nötig sind.
Alternativen
Seibert ist ein großer Freund der Messaging-App Slack, die seiner Ansicht nach zahlreiche Meetings überflüssig machen kann. So kann man sie beispielsweise dazu nutzen, verschiedene Nutzergruppen zu erstellen, dort Diskussionen zu starten und relevante Dokumente zu teilen. Den Vorteil der App sieht Seibert in der Asynchronität: Jeder kann sich an der Besprechung beteiligen, wenn er auch wirklich Zeit dafür hat. Damit derartige Diskussionen nicht im Sande verlaufen, muss jedoch ein Teilnehmer die Rolle des Organisators übernehmen, der die Diskussion vorantreibt. Nicht so kollaborativ wie ein Chat sind die guten alten E-Mails – obwohl auf der Verhasstheits-Skala nur knapp unterhalb der Meetings angesiedelt – dennoch eine asynchrone Alternative, die Seiberts Ansicht nach insbesondere für die längerfristige Kommunikation taugt.
„Gutartige“ Meetings
Unter „echte Meetings“, die zugleich sinnvoll sind, fallen nach Seiberts Definition Demo-Sitzungen, Brainstorming-Sitzungen (um Ideen für ein neues Produkt zu sammeln), Strategiesitzungen, sowie das Feiern eines abgeschlossenen Projekts. Nicht als echte Meeting betrachtet er die sogenannten One-on-One-Meetings, also Einzelgespräche, die seiner Ansicht nach auf wöchentlicher Basis stattfinden sollten.
Selbst bei einem „gutartigen“ Meeting sollte man Seibert zufolge jedoch peinlich auf die angemessene „Hygiene“ achten: So sollte es etwa pünktlich begonnen und beendet werden. Zudem sollte ein Meetingleiter, der auch dafür sorgt, dass die Diskussion dicht am Thema bleibt, sowie eine klare Agenda feststehen. Nach Beendigung des Meetings sollten die im Rahmen des Treffens gesammelten Notizen per Mail an das gesamte Team übermittelt werden.
Zum Abschluss hat Seibert noch einige Tipps für Manager und andere Führungspersonen, die hinter der überwiegenden Mehrzahl der Meetings stecken, parat: So sollten diese, nicht zuletzt um ein Minimum an Respekt für die Zeit anderer Leute zu demonstrieren, es Mitarbeitern ausdrücklich erlauben, auf Wunsch an bestimmten Meetings nicht teilzunehmen, ohne sie dafür negativ zu bewerten. Des Weiteren empfiehlt er, auf jeden Fall Notizen anzufertigen und zu verbreiten, sowie die selbst in Meetings verbrachte Zeit aufzuzeichnen und gegebenenfalls kritisch zu hinterfragen.
Unsere Frage an die Leser: Wieviel Zeit verbringen Sie in Meetings? Und sind diese Ihrer Meinung nach sinnvoll?
Aufmacherbild: meeting in a conference room with projector and chart von Shutterstock / Urheberrecht: Rommel Canlas
