3 Tipps gegen den Prokrastinationsteufelskreis und den Instant Gratification Monkey

Prokrastination & Perfektionismus: Mit 3 Tipps raus aus dem Stress
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Die elende Aufschieberei ist die Geißel des modernen Menschen – alles wird verschoben, bis es in Stress ausartet. Das muss sich ändern. Gleich morgen! Oder übermorgen? Aber warum prokrastinieren wir überhaupt? Und ganz nebenbei gefragt: Wann wird eigentlich die Recherche über Prokrastination zur Prokrastination?

Sind wir doch mal ehrlich – wir alle tun es: Nur noch diese eine Serienfolge auf Netflix anschauen, anstatt sofort mit der Arbeit anzufangen und dann gleich fünf Episoden am Stück reingezogen. Wenn es gerade nicht Netflix ist, dann sucht man halt nach Konzertkarten oder landet im ewigen Wikipedia-Kreislauf und erwischt sich dabei herauszufinden, dass Midgarth auch Linga Holm genannt wird und eine Insel im Norden des Vereinigten Königreichs ist. Das ist natürlich lebensnotwendiges Grundwissen und viel wichtiger als jedes berufliche Projekt – egal ob dieses schon morgen oder bereits gestern fertig sein sollte!

Spaßbefreite Meta-Prokrastination

Und dann muss man ja noch die Facebook-Pinnwand checken, den Posteingang aufräumen und … schweift dieser Artikel gerade etwa ab? Ja. Genau darum geht es nämlich: Prokrastination. Man widmet sich Dingen, die gerade verlockender wirken und mehr Spaß machen als das, was man eigentlich tun sollte, und zwar so lange, bis die Luft brennt und man vor lauter Stress kaum mehr weiß, wie man die Aufgabe überhaupt noch bewältigen soll. Und dann macht man drei Tage später genau dasselbe bei der nächsten Aufgabe.

Das ist offensichtlich kein besonders kluges Verhalten. Trotzdem tun sich viele Menschen schwer damit, einen Ausweg aus diesem Teufelskreis zu finden. Mag es in akuten Anfällen von Unlust reichen, eine kleine Pause zu machen, um motiviert zurück an die Arbeit zu gehen, sind die Gründe komplexer, wenn die Prokrastination zur Gewohnheit wird. Tipps wie „fang doch einfach an!“ sind hier genauso wenig angebracht, wie jemanden mit einem gebrochenen Bein aufzufordern, einfach mal eine Runde joggen zu gehen, damit er sich besser fühlt. Natürlich ist „einfach anfangen“ schlussendlich die Lösung des Problems; der Weg dahin ist aber komplizierter.

Der Affe im Kopf

Die Suche nach dem schnellen Spaß-Kick spielt eine wichtige Rolle, wenn es um die ewige Aufschieberei geht, ist aber mitnichten alleine dafür verantwortlich. Tim Urban erklärt den spaßzentrierten Teil des Problems mit dem „Instant Gratification Monkey“ und bietet damit ein schönes Bild dafür an, was passiert, wenn nichts passiert. Der Instant Gratification Monkey ist nämlich ein kleiner Affe, der gemeinsam mit der Stimme der Vernunft über unser Handeln bestimmt – wobei „gemeinsam“ relativ zu verstehen ist: Ist der Affe schlecht trainiert, reißt er die Kontrolle an sich und lässt uns ständig prokrastinieren. Und genau das ist das Problem. Wer ständig prokrastiniert, füttert den Affen nämlich und bestärkt ihn dadurch, sodass er sich immer wieder durchsetzen kann. Prokrastination ist insofern durchaus Gewohnheitssache.

Dieser schlecht dressierte kleine Affe bereitet uns Probleme, weil er im Hier und Jetzt lebt; er nimmt nur wahr, was ihm in diesem Augenblick gut gefällt. Facebook? Toll! Komplizierte Aufgaben? Langweilig. Langfristige Konsequenzen bedenkt er gar nicht erst oder ordnet sie dem schnellen Lustgewinn unter; anstrengende Tätigkeiten wirken nicht sehr verlockend auf ihn. Und wenn er erst einmal die Oberhand gewonnen hat, lässt er sich oft nur durch Angst wieder abschütteln. Die muss dann aber auch groß genug sein, um ihn wieder loszuwerden. Sonst füttert sie ihn nur noch mehr an. Der Affe ist nämlich durchaus klug: Er kann uns richtig gut erklären, wie schlimm es wäre, jetzt mit der Arbeit zu beginnen. Und wir glauben ihm erst einmal.

Devs fight your battle! A pledge for cross-functional teams

mit Steffen Behn & Tina Dreimann (die kartenmacherei)

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mit Tobias Ranft (Beratung Judith Andresen)

Prokrastination gleich Masochismus?

Wenn man den Ablauf einer Prokrastinationssituation aber genauer betrachtet, wird offensichtlich, dass die Vergnügungssucht des Äffchens nicht alleine für das Problem verantwortlich sein kann. Die Prokrastination hat nämlich ein schmutziges, kleines Geheimnis: Spaß macht sie nur solange, wie genug Zeit vorhanden ist, um die Aufgabe zu bewältigen, die man da gerade aufschiebt. Danach wird sie zur Qual. Man beschäftigt sich mental mit der anstehenden Deadline und bekommt es mit der Angst zu tun. Trotzdem will es nicht gelingen, mit der Arbeit anzufangen. Also lenkt man sich wieder ab, nur um dem Druck weiter beim Wachsen zuzusehen.

Das liegt daran, dass Angst in Sachen Prokrastination ein zweischneidiges Schwert ist. Einerseits hilft sie dabei, die Lethargie irgendwann zu überwinden, andererseits gehört sie aber auch zu den treibenden Kräften, die uns dazu bringen, dem Instant Gratification Monkey überhaupt zuzuhören. Haben wir bereits zu Beginn keine Angst vor einer Aufgabe und wissen ganz genau was zu tun ist, fällt es uns leichter, es auch wirklich anzugehen. Prokrastinieren wir allerdings erst einmal, wird jede anfänglich noch so kleine Sorge nur noch größer und legt über eine lange Zeit hinweg effektiv jede Motivation lahm. Wir fragen uns plötzlich, ob wir gut genug sind oder glauben, dass wir die Aufgabe eh nicht bewältigen können.

Best Friends Forever: Prokrastination und Perfektion

Darum ist Perfektionismus der beste Freund der Prokrastination. Natürlich können hohe Ideale dazu beitragen, dass man ein besonders gutes Ergebnis erzielt; nicht umsonst spricht das agile Manifest allerdings davon, dass funktionierende Software der Maßstab des Fortschritts ist – und nicht perfekte, bugfreie, völlig ausgefeilte Software. Das ist ein großer Unterschied. Perfektion gibt es nämlich nicht.

Wer sich also vornimmt, etwas im ersten Anlauf (oder insgesamt) absolut perfekt zu machen, wird keine Idee gut genug finden, um sie umzusetzen. Irren ist menschlich und selbst Leonardo da Vinci soll unzufrieden mit seinen eigenen Leistungen gewesen sein! Also ist auch Unzufriedenheit zutiefst menschlich.

Und hier wird es perfide. Das kleine Äffchen in unserem Kopf lässt sich nämlich auch mit Zufriedenheit nach getaner Arbeit sättigen. Es muss nicht immer sofort gefüttert werden. Wer aber mit seiner Leistung nie zufrieden ist, füttert das Äffchen nie. Also wird es beim nächsten Mal erst Recht aufschreien und nach schneller Befriedigung verlangen, wenn eine Aufgabe zu erledigen ist. Wer zu hohe Ideale anstrebt, baut sich also seinen eigenen Teufelskreis aus Perfektion und Prokrastination auf. Stattdessen müssen Erfolge gefeiert werden!

3 Tipps für satte Affen und mehr Zufriedenheit

Woher soll man diese Erfolge aber nehmen, wenn man erst einmal im Teufelskreis festsitzt? Wer ein suboptimales Ergebnis nach Ende der Deadline abliefert, ist normalerweise nicht zufrieden und wird das nicht als Erfolg werten; wer keine Erfolge hat, fängt nicht an. Also muss man sich einfach mal selbst austricksen – mit den folgenden drei Schritten:

1. Das Pareto-Prinzip richtig verstehen

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Aufwands erreichbar sind. Das kann zur Falle werden, wenn das Prokrastinationsverhalten bereits weit fortgeschritten ist; es bedeutet nämlich nicht, dass man erst wenige Stunden vor der Abgabe mit der Arbeit beginnen kann und trotzdem alles gut wird. Wenn man es richtig angeht, darf das Pareto-Prinzip aber durchaus zur Beruhigung herangezogen werden, wenn man einmal in die Falle des Aufschiebens getappt ist: Ein wenig verlorene Zeit bedeutet nicht, dass man eine Aufgabe gar nicht mehr gut lösen kann, sondern nur, dass man nun den richtigen Plan braucht, um in der verbliebenen Zeit noch ein solides Ergebnis zu erreichen. Also muss jetzt herausgefunden werden, wo der richtige Ansatzpunkt liegt.

2. Die Eisenhower-Matrix zum Planen nutzen

Um die relevanten 20 Prozent des Arbeitsaufwands zu identifizieren, müssen wichtige von unwichtigen Aufgaben getrennt werden – und Dringendes von nicht Dringendem. Das ist der Grundsatz der Eisenhower-Matrix, deren Erfindung dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben wird. Ist eine Aufgabe dringend und wichtig, wird sie sofort erledigt. Ist sie wichtig, aber nicht dringend, wird ein konkreter Zeitpunkt dafür festgelegt; ist sie dringend aber nicht wichtig, wird sie delegiert. Und was unwichtig und nicht dringend ist, kann gleich gestrichen werden.

Dringend Nicht dringend
Wichtig Jetzt machen! Einen Termin festlegen
Nicht wichtig Delegieren Vergessen

Oder, um es zu vereinfachen: Alles, was man während der Prokrastinationsphase gerne tun möchte, wird gestrichen – es ist selten wichtig und dringend und fällt einem genau darum so leicht. Was übrig bleibt, kommt ganz oben auf die To-Do-Liste – das sind nämlich die Dinge, die man unbedingt erledigen muss. Wenn die Zeit drängt, ist Mut zur Lücke das oberste Gebot.

3. Aufgaben per Pomodoro-Methode organisieren

Daraus ist nun eine grobe To-Do-Liste entstanden, die bereits auf die wichtigsten 20 Prozent der anstehenden Aufgaben reduziert wurde. Also müssen wir jetzt einfach nur noch anfangen, nicht wahr? Als ob. Noch ist die Liste zu grob, um das wild gewordene Äffchen zu überlisten. Das liebt nämlich zu grobe To-Do-Listen: Was darauf steht, kann man ja irgendwann machen. Also wird die Liste verfeinert, bis eine einzige erste Aufgabe, ein klarer erster Schritt erkennbar wird.

Nun wird die Pomodoro-Methode herangezogen, um diesen Schritt auszuführen. Dabei folgt auf eine Work-Session von 25 Minuten Länge eine Pause von fünf Minuten, bevor die nächste Session beginnt. Die anstehende Arbeit wird in kleine Chunks unterteilt, die in eine Session passen; auch die Planung der Sessions kann in einer ersten Session, quasi einem Sprint Zero, erledigt werden, um den Einstieg zu finden – hier gilt aber natürlich das agile Prinzip, nichts zu sehr durchzuplanen.

Was erst in einer Woche dran ist, ist in diesem Moment weder dringend noch wichtig, kann also nicht ganz oben auf der To-Do-Liste stehen; es zu planen, wäre somit erneut eine Form der Prokrastination. Also wird nur der erste Schritt betrachtet und dann isoliert ausgeführt. Durch die kurzen Intervalle bekommt das Äffchen regelmäßig eine Belohnung hingeworfen und kann sich daran erfreuen, statt uns vorzuhalten, wie viel besser es wäre, sofort Spaß zu haben.

Den Affen besiegen!

So kann der Ausstieg aus der ständigen Prokrastination gelingen. Natürlich muss man auch im dritten Schritt irgendwann einfach anfangen; wer hier einmal die nötige Energie aufbringt, kann dem Instant Gratification Monkey aber ein neues Verhaltensmuster antrainieren und somit den ewigen Kreislauf durchbrechen. Wer die drei Schritte beherzigt, vermeidet sowohl die Perfektion als auch die Aufschieberei effektiv und kann irgendwann ganz entspannt morgens an die Arbeit gehen, ohne sich zu sehr überwinden zu müssen.

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