IT-Projekte müssen wirtschaftlich umgesetzt werden. Neben den Einnahmen sind dabei die entstehenden Kosten zu analysieren. Diese müssen ursachengerecht zugeordnet werden, Querfinanzierungen sind unerwünscht. Aber auch der Nutzer ist nicht immer ganz einfach zu bestimmen. Beides sind klassische Aufgaben des IT-Controllings.

In der Regel verursachen IT-Maßnahmen hohe Kosten bzw. erhebliche Investitionen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, zu prüfen, ob sie auch wirtschaftlich genutzt werden. Wirtschaftlich in diesem Fall heißt, dass der im Betrachtungszeitraum erzielte Nutzen einer IT-Maßnahme größer ist als die eingesetzten Kosten. Das sicherzustellen, ist Aufgabe des IT-Controllings (siehe auch Kasten: „Artikelserie“). Bevor wir uns mit den einzelnen Teilaufgaben beschäftigen, ist die Perspektive der Betrachtungsweise zu klären. Es kommt darauf an, in welcher Position man sich befindet; hier sind drei grundsätzliche Sichtweisen zu differenzieren:

1. Blickwinkel des IT-Entwicklungsunternehmens: Das IT-Projekt (Entwicklungsvorhaben, Bereitstellung einer IT-Lösung für den Endkunden) ist das Kerngeschäft des Unternehmens. Die Einnahmen leiten sich aus den vertraglichen Bestimmungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber ab und können im Regelfall recht genau angegeben werden. Der Aufwand bestimmt sich aus dem Pflichtenheft bzw. wenn eine agile Anpassung während der Umsetzung geplant ist, während der laufenden Projektdurchführung. Der Fokus zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit liegt hier eindeutig auf der Betrachtung der Kosten. Diese sind möglichst exakt den verursachenden Faktoren zuzuordnen. Probleme können insbesondere daraus entstehen, dass ein Großteil der Kosten einen so genannten Charakter von Gemeinkosten aufweist. Dabei ist darauf aufzupassen, dass man geliebte Vorhaben nicht „bevorteilt“ und auf jeden Fall eine korrekte Verrechnung der Kosten vornimmt.

2. Blickwinkel des Kunden bei Auftragsvergabe der IT-Maßnahme: Für den Kunden haben IT-Projekte den Status eines Produktionsmittels. Das IT-Projekt ist nicht das Kerngeschäft des Unternehmens, vielmehr stellt es eine Investition dar, die sich langfristig rechnen muss. IT-Investitionen sind dadurch gekennzeichnet, dass der Aufwand in den ersten Jahren die Kosten übersteigt. Es ist deswegen sinnvoll, für die Wirtschaftlichkeitsanalyse einen längeren Bezugszeitraum zu wählen. Im Gegensatz zu obiger Betrachtungsweise ist jetzt auch die Einnahmen- bzw. Nutzenseite nicht immer vollständig klar. Diese lässt sich oftmals nur schlecht quantifizieren. Manche Nutzenaspekte von IT-Maßnahmen können nur schwer monetär bewertet werden, z. B. eine Reduzierung des Vertriebsaufwands durch die Einführung eines Onlineshops. Die Kunden werden in diesem Beispiel ein Teil der Produktionskette, denn sie geben ihre Auftragsdaten selbst ein. Wie hoch sind die dadurch erzielten Ersparungen gegenüber der bisher gehandhabten Vorgehensweise? In der klassischen Investitionsrechnung werden zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit statische und dynamische Verfahren eingesetzt. Statische Verfahren (Kostenvergleichsrechnung, Gewinnvergleichsrechnung und Amortisationsrechnung) abstrahieren von der zeitlichen Struktur, d. h. sie orientieren sich an einem für das geplante Investitionsprojekt typischen Durchschnittsjahr. Dabei wird nur ein Zahlungsstrom betrachtet. Dynamische Verfahren (Kapitalwertmethode, interne Zinsfußmethode, Annuitätsmethode) berücksichtigen die gesamte Investitionslaufzeit. Sie orientieren sich an den gesamten erwarteten Ein- und Auszahlungen über alle Perioden. Bei den o. g. Methoden können jedoch schwer quantifizierbare oder nicht quantifizierbare Faktoren nur bedingt berücksichtigt werden. Es ist daher sinnvoll, sie mit Verfahren zur Bewertung von nicht monetären Einflussfaktoren zu kombinieren (Tabelle 1). Die Kosten der IT-Maßnahme können dagegen als einzelne, im Regelfall gut kalkulierbare Größe – ebenso aus den vertraglichen Regelungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer – angenommen werden. Die Zusammensetzung der Kostenstruktur ist dabei nicht von Interesse.