In der letzten Ausgabe dieser Kolumne wurden die Möglichkeiten und Themen erläutert, die bei der Einführung eines Intranets auf Basis von SharePoint Online berücksichtigt werden sollten. Diesmal wird konkret die Umsetzung der beschriebenen Punkte innerhalb eines Office-365-Mandanten gezeigt. Hierbei geht es in erster Linie um die Einstellungen, die ohne Codeerweiterungen umgesetzt werden können.

Die Bereitstellung eines Intranets ist für die meisten Unternehmen wichtig, da es als zentrales Portal für den Austausch von Informationen dient. In der Regel werden über das Intranetportal wichtige firmenrelevante Neuigkeiten kommuniziert und ausgetauscht, Mitarbeiter finden dort zahlreiche wichtige Informationen. Im Vergleich zum klassischen Internetportal einer Firma sollte ein Intranet stärker dynamisch sein und die Mitarbeiter aktiv einbinden. D. h., das Einstellen von Informationen und die Interaktivität mit Inhalten müssen flexibel möglich sein. Ist ein Internetauftritt in der Regel zum Großteil statisch, ändern sich die Inhalte innerhalb eines Intranets in regelmäßigen Abständen. Bei einer Internetseite für eine Firma haben nur wenige Personen schreibberechtigten Zugriff, während bei einem Intranet meist zahlreiche oder sogar alle Mitarbeiter an bestimmten Stellen Informationen aktiv beitragen dürfen und auch sollen. Für die Realisierung eines Intranets existieren unterschiedlichste Lösungen. Auch Office 365 ermöglicht mit SharePoint Online die Realisierung eines interaktiven Intranetportals. Dabei enthält SharePoint Online alle wesentlichen Funktionen für ein erfolgreiches Intranet, zum Beispiel:

• ein flexibles und umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept für Benutzer

• eingebaute Inhaltsgenehmigungen gemäß Editor-/Autor-Prinzip (Content Approval)

• Versionierung von Inhalten inkl. Check-in-/Check-out-Funktion

• Möglichkeiten für Benachrichtigungen über geänderte oder neue Inhalte (Alerts)

• moderne Seiten mit zahlreichen Formatierungsmöglichkeiten

• Bewertungsfunktionen für Inhalte

• Funktion für „Inhalt folgen“ oder „Liste folgen“

• Kommentarfunktionen mit Erwähnungsfunktion

• eingebaute Nachrichtenfunktion (News)

Einen weitereren wichtiger Aspekt stellen die Möglichkeiten der individuellen Anpassung des Portals an das eigene Unternehmen dar. Welche Möglichkeiten es dazu gibt, beschreibt der nachfolgende Abschnitt.

Layout und Branding

Bei der Verwendung einer lokalen SharePoint Farm im Unternehmen stehen zahlreiche Möglichkeiten der Layoutanpassungen zur Verfügung. Angefangen von einfachen Anpassungen mittels SharePoint Themes über eigene CSS-Definitionen bis hin zu umfangreichen Strukturanpassungen mit einer eigenen SharePoint MasterPage. Bei der Verwendung des klassischen Modus können darüber hinaus auch noch eigene Seitenvorlagen für eine konsistente Seitendarstellung bereitgestellt werden. Bei Office 365 und SharePoint Online sieht dies alles etwas anders aus. Da keinerlei serverseitigen Anpassungen über klassische voll vertrauenswürdigen Farm-Lösungen (Full-Trust Farm-Solutions) möglich sind, stehen für das Branding nicht alle Möglichkeiten bereit. Es sollte auch strikt vermieden werden, über JavaScript und CSS direkt auf das SharePoint-(Office-365-)Layout einzuwirken. Die so durchgeführten Änderungen würden wahrscheinlich eine Zeitlang funktionieren, bei einem neuen Microsoft-Update kann sich die HTML-DOM-Struktur aber wieder ändern, sodass diese Änderungen nicht mehr korrekt funktionieren würden. Daher ist es äußerst ratsam...